Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В соответствии п.п. 9, 10 приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152) путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях, на один день или срок, не превышающий одного месяца. Среди обязательных реквизитов путевого листа, перечисленных в разделе 2 Приказа N 152, отсутствует маршрут движения транспортного средства. Следовательно, организация вправе оформить путевой лист на месяц и указать в нем маршрут следования по своему усмотрению. Во избежание налоговых споров целесообразно указать основные места следования (пункт отправления и назначения), фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра.

Обоснование позиции:
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств, и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.
Если организация не является автотранспортной, то она вправе разработать свою форму путевого листа, содержащую реквизиты первичного учетного документа, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) (письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214).
Кроме того, представители финансового и налогового ведомства считают, что путевой лист, как документ, подтверждающий расходы на приобретение ГСМ, должен содержать также обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ N 152):
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе (письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308).
В соответствии с требованиями п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" самостоятельно разработанную форму путевого листа необходимо утвердить учетной политикой организации.
Как указано в п.п. 9, 10 Приказа N 152, путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях, на один день или срок, не превышающий одного месяца. То есть, если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, путевой лист, составленный с такой периодичностью, с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, подтверждает расходы налогоплательщика (письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77).
Относительно указания в путевом листе конкретного маршрута следования автомобиля отметим, что представители Росстата в письме от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 по вопросу о порядке применения путевых листов легкового автомобиля сообщают, что маршрут следования в путевом листе, связанный с выполнением перевозок или служебного задания, записывается по всем пунктам следования автомобиля.
По мнению контролирующих органов, форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать информацию о маршруте следования автомобиля. При отсутствии этого реквизита расходы на ГСМ не могут быть признаны (письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.11.2006 N 20-12/100253, от 14.11.2006 N 20-12/100253).
Есть примеры судебных решений, в которых указывается, что путевые листы при отсутствии в них информации о маршруте не могут подтверждать расходы на ГСМ (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 N Ф04-1869/12 по делу N А27-10606/2011, ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2010 по делу N А33-10451/2009, ФАС Центрального округа от 05.03.2007 N А14-15515/2005/631/34).
Однако в большинстве случаев суды приходят к выводу, что путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте обязательными реквизитами путевых листов не являются (постановления ФАС Московского округа от 29.02.2012 N Ф05-653/12 по делу N А40-63465/2011, от 12.11.2010 N КА-А40/13642-10 по делу N А40-10103/10-140-109, от 30.12.2010 N КА-А40/16200-10-Б по делу N А40-18485/09-142-85).
Заметим, что среди обязательных реквизитов путевого листа, перечисленных в разделе 2 Приказа N 152, отсутствует маршрут движения транспортного средства. Причем в своих разъяснениях, касающихся применения положений Приказа N 152, работники налоговых органов на указании в путевом листе маршрутов следования автомобиля не настаивают, отмечая, что самостоятельно разработанная организацией форма путевого листа, содержащая обязательные реквизиты, утвержденные Приказом N 152, является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (смотрите, например, письма ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308 и от 03.11.2009 N 16-15/115253).
Следовательно, организация вправе оформить путевой лист на месяц и указать в нем маршрут следования по своему усмотрению. Порядок заполнения путевого листа, в том числе и порядок заполнения сведений о маршруте следования автомобиля, также необходимо утвердить в учетной политике организации.
Если же организация не готова к налоговым спорам, она может принять решение об указании в путевом листе информации о маршруте следования автомобиля. При этом такая информация должна указывать на производственный характер использования служебного автомобиля (поездка в банк, на переговоры к контрагенту и т.п.). Полагаем, что целесообразно указать: место следования (пункт отправления и назначения), фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра.
Таким образом, для включения в состав расходов по налогу на прибыль затрат на содержание и эксплуатацию автомобиля он должен использоваться для извлечения дохода и его применение в таких целях должно подтверждаться первичными документами.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Шишкина Ольга

Ответ прошел контроль качества

17 февраля 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.