Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Для подтверждения производственного характера расходов, связанных с оплатой услуг сотовой связи и переговоров по стационарным телефонным аппаратам, желательно ежемесячно заказывать распечатку (детализацию счета) во избежание спора с представителями налоговых органов.
По нашему мнению, организация на УСН может признать в расходах затраты на детализацию счета.

Обоснование вывода:
Абонент вправе получать дополнительную информацию об оказанных услугах телефонной связи (детализацию счета), в том числе с указанием даты и времени установления соединений, их продолжительности и абонентских номеров (пп. "г" п. 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 09.12.2014 N 1342).
За предоставленную детализацию счета оператор вправе взимать плату в соответствии с тарифным планом.
Таким образом, если в договоре с оператором связи предусмотрено предоставление детализации счетов, то представление такого документа Вашей организации правомерно.
Что касается вопроса, обязана ли Ваша организация иметь саму детализацию для подтверждения расходов по телефонным переговорам, отметим следующее.
В п. 1 ст. 346.16 НК РФ предусмотрен перечень расходов, на которые налогоплательщик, перешедший на упрощенную систему и выбравший в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, имеет право при определении налоговой базы уменьшить полученные доходы. Этот перечень расходов является исчерпывающим и не подлежит расширительному толкованию.
В соответствии с пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщики, применяющие упрощенную систему, уменьшают полученные доходы на расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, а также на расходы на оплату услуг связи (смотрите письмо Минфина России от 09.12.2013 N 03-11-06/2/53606).
При этом согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ расходы принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ. А именно расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Конкретный перечень документов, подтверждающих производственный характер расходов, связанных с оплатой телефонных переговоров, законодательством не определен.
Согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ расходы, указанные в пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций статьями 254, 255, 263, 264, 265 и 269 НК РФ. Следовательно, расходы на услуги связи при УСН принимаются в том же порядке, что и расходы, указанные в пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Представители Минфина высказали свою точку зрения, согласно которой подтверждающими документами для признания в целях налогообложения прибыли расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи в соответствии с пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ являются:
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, имеющих право на использование сотовой связи (с указанием причин необходимости);
- договор с оператором на оказание услуг связи, заключенный организацией-налогоплательщиком;
- детализированные счета оператора связи.
Форма такого счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру.
При этом критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг связи для целей налогообложения прибыли является необходимость для работника использовать телефон в служебных целях, что должно быть отражено в должностной инструкции работника или в трудовом договоре с конкретным работником (письмо Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15).
Кроме того, в письме от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418 Минфин России уточняет, что в случае корпоративного пользования сотовой связью счет оператора должен содержать:
- общую сумму платежа;
- ее детализацию по каждому числящемуся за плательщиком абонентскому номеру.
Налоговые органы разделяют позицию финансового ведомства, и при отсутствии, в частности, детализированного счета телефонной компании переговоры сотрудников по мобильным телефонам рассматриваются как звонки частного характера (письма УФНС России по г. Москве от 18.06.09 N 16-15/061735, от 20.09.06 N 20-12/83834.2 и от 09.02.05 N 20-12/8153).
Таким образом, расходы на услуги мобильной связи надо подтвердить документально, в том числе и по безлимитному тарифу. Документы, необходимые для подтверждения расходов на сотовую связь по безлимитным тарифам, такие же, как и по обычным:
- утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым для выполнения служебных обязанностей необходимо использование сотовой связи;
- договор с оператором связи;
- детализированные счета оператора связи;
- перечень контрагентов (с номерами телефонов), которым будут звонить Ваши сотрудники;
- должностная инструкция с правом пользоваться сотовым телефоном в служебных целях;
- приказ или распоряжение, которые устанавливают на каждого работника лимит расходов на сотовую связь, превышение которого должен возместить сам сотрудник.
Согласно разъяснениям представителей налоговых органов в качестве подтверждения производственного характера междугородных, международных телефонных разговоров могут быть представлены как детализированные счета услуг связи, так и внутренние распорядительные документы организации, указывающие на закрепление за конкретными сотрудниками организации служебных обязанностей по осуществлению телефонных переговоров с организациями - потенциальными заказчиками товаров (работ, услуг), и другие аналогичные документы (приказы, распоряжения, отчеты, должностные инструкции и т.п.) (смотрите письма УМНС России по г. Москве от 05.01.2003 N 26-12/820, от 11.12.2003 N 26-12/69520, от 30.04.2003 N 26-12/23477).
Поэтому для подтверждения производственного характера расходов, связанных с оплатой услуг сотовой связи и переговоров по стационарным телефонным аппаратам, желательно ежемесячно заказывать распечатку (детализацию счета) во избежание спора с представителями налоговых органов.
Также хотим отметить, что в настоящее время существует обширная арбитражная практика, в соответствии с которой наличие детализированного счета оператора не является обязательным для подтверждения обоснованности осуществленных расходов на услуги сотовой связи (смотрите, например, постановления ФАС Московского округа от 19.07.2007 N КА-А40/5441-07, от 11.12.2007 N КА-А40/12690-07, постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.10.2007 N А05-3408/2007, ФАС Поволжского округа от 09.11.2006 N А65-29284/2005-СА2-8 и ФАС Северо-Западного округа от 08.12.2005 N А56-50572/04).
В постановлении ФАС Московского округа от 09.07.2008 N КА-А40/5861-08 судьи также поддержали налогоплательщика в том, что документ о детализации вызовов не является первичным бухгалтерским документом (напомним, что первичные учетные документы, согласно ст. 313 НК РФ, являются подтверждением данных и налогового учета). Кроме того, налоговое законодательство не содержит обязательного подтверждения налогоплательщиком производственного характера каждого телефонного звонка.
В заключение хотим обратить Ваше внимание, что может возникнуть ситуация, когда у сотрудников появится необходимость ведения служебных переговоров не только в рабочее время, но и в выходные, праздничные дни. Минфин России в письме от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418 поясняет, что учет затрат на сотовую связь в этом случае возможен, но только в случае, если переговоры связаны с предпринимательской деятельностью. Такой же позиции придерживаются и суды (например смотрите постановления ФАС Московского округа от 10.12.2002 N КА-А40/7927-02, от 25.02.2003 N КА-А40/408-03). Производственная направленность таких переговоров подтверждается в общем порядке.
Что касается учета расходов на детализацию счета, отметим следующее.
По нашему мнению, несмотря на то, что расходы на детализацию счета относятся к дополнительным платным услугам, организация на УСН может признать в расходах затраты на детализацию счета (косвенным подтверждением, полагаем, является письмо Минфина России от 11.11.2011 N 03-11-06/2/159, согласно которому затраты на приобретение легко запоминающего номера могут быть учтены в расходах на УСН), тем самым подтверждая производственный характер услуги.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

2 марта 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.