Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов по налогу на прибыль учитываются расходы на командировки, в частности: на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, оплата найма жилого помещения, суточные и прочие расходы.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749).

Согласно п. 7 Положения N 749 на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение (форма N Т-10, утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), подтверждающее срок пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о датах приезда в место командирования и выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, подобные отметки в командировочном удостоверении делаются в каждой такой организации.

В рассматриваемой ситуации в командировочном удостоверении при заполнении реквизита "командируется в" необходимо указать: г. Новороссийск и организацию, в которую командирован работник. В месте прибытия, то есть в г. Новороссийске, организация, в которую командирован работник, в реквизите "Прибыл в" указывает название организации, дату прибытия, заверяет подписью полномочного должностного лица и печатью.

Отметим, что при оформлении командировочного удостоверения не имеет значения, каким образом, через какой населенный пункт, добирается сотрудник до места назначения (командирования). Выбрать оптимальный пути и способ прибытия в пункт назначения вправе сама организация.

В анализируемых ситуациях в связи с тем, что сотрудники направляются не в определенную организацию, в командировочном удостоверении по объективным причинам не могут быть сделаны отметки о прибытии и выбытии. Указанные случаи не рассмотрены в Положении N 749, а также иных нормативно-правовых актах.

В этой связи хотелось бы обратить внимание на письма Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764, от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС от 18.08.2009 N 3-2-06/90, в которых сказано, что в случаях командировок по территории РФ и в определенные государства - участники СНГ заполнение реквизитов "Прибыл/Убыл" предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое лицо.

Из писем можно сделать вывод, что, если у сотрудника по объективным причинам нет возможности отметиться в командировочном удостоверении по месту прибытия (командирования), реквизиты "Прибыл/Убыл" в командировочном удостоверении не заполняются.

Подтверждены эти выводы и недавним письмом Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7, в котором была рассмотрена ситуация, когда работники направлялись в командировки для рассмотрения и урегулирования жалоб клиентов - физических лиц. Финансисты ответили следующее.

В случае, если работник направляется в командировку для проведения переговоров с физическими лицами, в командировочном удостоверении по объективным причинам не могут быть проставлены отметки о прибытии в место проведения командировки и выбытии из него. В данной ситуации следует руководствоваться положениями п. 1 ст. 252 НК РФ, согласно которым затраты могут быть обоснованы документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Таким образом, в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него, факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:
* приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
* служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
* проездными документами, из которых следует дата прибытия и выбытия из места назначения;
* счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Действительно, согласно нормам ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, а также налоговый учет (ст. 313 НК РФ).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и содержат обязательные реквизиты. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

При направлении работника в командировку могут применяться следующие документы:
* приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку по формам N Т-9 и Т-9а;
* командировочное удостоверение - форма N Т-10;
* служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а. Указанные формы документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Кроме того, работник не позднее трех дней по возвращении из командировки обязан составить авансовый отчет (форма N АО-1, утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержден решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 N 40).

При этом, как разъяснено в письме ФНС от 18.08.2009 N 3-2-06/90, действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Постановлением N 749, в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету требует наличия следующих оправдательных документов:
* командировочного удостоверения;
* о найме жилого помещения;
* о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей),
* об иных расходах, связанных с командировкой.

Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка, (приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N Т-9 и N Т-9а) и служебное задание (форма N Т-10а)), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации.

В письмах Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47 и УФНС России по г. Москве от 22.06.2009 N 16-15/062978@, от 19.12.2007 N 28-11/121388 специалисты также разъясняют, какие документы подтверждают расходы на командировки по территории РФ для целей налогообложения прибыли.

Таким образом, к авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы: авиа- и (или) железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд), контрольно-кассовые чеки (подтверждающие затраты на такси), счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание) и другие документы, подтверждающие произведенные расходы.

По нашему мнению, если по объективным причинам не проставлены в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него, факт нахождения сотрудника в месте командировки в установленное время может быть подтвержден вышеуказанными документами. Из приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, служебного задания и отчета по командировке должно быть видно, что сотрудник не направлен для выполнения служебного поручения в определенную организацию.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Федорова Лилия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Мельникова Елена