Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

По данному вопросу мы придерживаемся следующего позиции:
Учет транспортных карт в порядке, установленном локальным актом учреждения в рамках сформированной им учетной политики, может осуществляться на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".
Сумма авансовых платежей на пополнение карт может учитываться на счете 0 206 22 000 "Расчеты по авансам по транспортным услугам" до "заправки" карт. При этом для учета суммы "заправки" карт на счете 0 206 22 000 "Расчеты по авансам по транспортным услугам" после зачисления пополнения на карты возможно предусмотреть дополнительный аналитический счет, например "Расчеты по авансам по транспортным услугам, зачисленным на транспортные карты".

Обоснование позиции:
Прежде всего отметим, что материальным носителем электронного проездного документа (транспортной карты) является пластиковая карта с уникальным номером, которая находится в собственности эмитента, предназначена для многократного применения. В случае отказа от дальнейших поездок транспортная карта подлежит возврату в кассу выдачи абонементных билетов. Транспортная карта служит носителем информации о произведенных авансовых платежах в оплату получаемых услуг, не являясь при этом средством платежа.
В связи с этим у учреждения не возникает оснований для учета транспортных карт (как материальных носителей) в составе нефинансовых активов на балансовых счетах (п. 22 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н).
В то же время ценности, находящиеся у учреждения, но не закрепленные за ним на праве оперативного управления, учитываются на забалансовых счетах (п. 332 Инструкции N 157н).
В письме Минфина России от 12.10.2012 N 02-06-10/4243 рекомендовано осуществлять учет транспортных карт по условной оценке: одна карта, один рубль - в порядке, установленном локальным актом учреждения в рамках сформированной им учетной политики. Указанным локальным актом учреждения согласно п. 332 Инструкции N 157н учреждение вправе ввести дополнительный забалансовый счет в целях организации управленческого учета транспортных карт либо предусмотреть их учет на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности". При этом сумма авансовых платежей за оказание услуги должна отражаться на счете 0 206 22 000 "Расчеты по авансам по транспортным услугам".
Некоторые эксперты рассматривают возможность бухгалтерского учета различных карт на приобретение товаров (услуг) в качестве денежных документов. Однако, по нашему мнению, учет транспортных карт в качестве денежных документов нецелесообразен, так как основным отличительным признаком денежного документа, как правило, является указание в нем суммы в денежном выражении (номинал денежного документа), на которую можно приобрести товар (услугу), а электронная транспортная карта такого номинала не содержит (кассир без специальных устройств не может убедиться в сумме, находящейся на карте).
Авансовый отчет (форма 0504049), утвержденный в установленном порядке, с прилагаемыми к нему документами подтверждает произведенные подотчетным лицом расходы (п. 216 Инструкции N 157н). При этом надо иметь в виду, что подотчетным лицам выдаются под отчет:
- денежные средства;
- денежные документы.
То есть при выдаче сотрудникам электронного проездного, мы полагаем, нет необходимости составлять авансовый отчет.
В бухгалтерском учете следует отразить сумму "заправки" транспортной карты. При этом необходимо учитывать следующее: если кассовые расходы формируются в бухгалтерском учете при оплате пополнения транспортных карт на очередной период, то фактические расходы могут быть отражены в учете только после использования права на проезд по окончании определенного периода.
Таким образом, у учреждения возникает необходимость учитывать сумму пополнения карты с момента оплаты до момента отнесения всей израсходованной суммы на финансовый результат (себестоимость) в течение оплаченного периода.
Для учета суммы "заправки" карт на счете 0 206 22 000 "Расчеты по авансам по транспортным услугам" после зачисления пополнения на карты, по нашему мнению, можно предусмотреть дополнительный аналитический счет, например "Расчеты по авансам по транспортным услугам, зачисленным на транспортные карты".
Отметим, что ни положениями Инструкции N 157н, ни положениями Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее - Инструкция N 174н), прямо не предусмотрен порядок отражения хозяйственных операций для рассматриваемой ситуации. Следовательно, бюджетное учреждение имеет право по согласованию с финансовым органом, на счете которого ему открыты лицевые счета (органом, осуществляющим в отношении бюджетного учреждения функции и полномочия учредителя), определить необходимую для отражения в бухгалтерском учете корреспонденцию счетов в части, не противоречащей Инструкции N 174н (смотрите п. 4 Инструкции N 174н).
При этом в целях подтверждения расходов на проезд в учреждении целесообразно вести Журнал учета использования электронных транспортных карт (их выдачи и возврата), порядок ведения которого разрабатывается учреждением самостоятельно и закрепляется локальным нормативным документом (учетной политикой). По нашему мнению, Журнал учета использования электронных транспортных карт может содержать следующие графы:
- номер по порядку;
- номер электронной транспортной карты;
- ФИО работника, деятельность которого носит разъездной характер;
- период использования электронной транспортной карты;
- дата получения электронной транспортной карты;
- подпись работника, подтверждающая получение электронной транспортной карты;
- дата возврата электронной транспортной карты;
- подпись кассира, подтверждающая возврат электронной транспортной карты.
Принимая во внимание сказанное, в рассматриваемой ситуации в учете могут быть отражены следующие бухгалтерские записи:
1. Дебет 2 206 26 560 Кредит 2 201 11 610
- оплачена стоимость транспортных карт, одновременно увеличение по забалансовому счету 18 (КОСГУ 226);
2. Дебет 2 302 26 830 Кредит 2 206 26 660
- на основании акта приема-передачи (накладной) получены транспортные карты;
3. Дебет 2 109 00 226 (2 401 20 226) Кредит 2 302 26 730
- отражены расходы на приобретение транспортных карт, одновременно увеличение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Транспортные карты в кассе");
4. Дебет 2 206 22 560 Кредит 2 201 11 610
- перечислена по договору на транспортное обслуживание сумма пополнения транспортных карт, одновременно увеличение по забалансовому счету 18 (КОСГУ 222);
5. Дебет 2 206 22 560 (аналитический счет "Расчеты по авансам по транспортным услугам, зачисленным на транспортные карты") Кредит 2 206 22 660
- учтена "заправка" транспортных карт в счет перечисленной ранее предварительной оплаты, при этом учреждению следует предусмотреть в договоре предоставление информацию об остатке денежных средств на транспортных картах по факту "заправки"*(1);
6. Увеличение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Транспортные карты у сотрудников),
Уменьшение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Транспортные карты в кассе")
- транспортные карты выданы сотрудникам;
7. Увеличение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Транспортные карты в кассе")
Уменьшение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Транспортные карты у сотрудников),
- транспортные карты сданы сотрудниками в конце месяца для "заправки";
8. Дебет 2 302 22 830 Кредит 2 206 22 660
- зачтены обязательства по "заправке" транспортных карт в счет перечисленной ранее предварительной оплаты;
9. Дебет 2 109 00 222 (2 401 20 222) Кредит 2 302 22 730
- на основании Справки (форма 0504833) с приложением информации об остатках денежных средств на транспортных картах по окончании отчетного периода;
10. Увеличение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Транспортные карты в кассе"),
Уменьшение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Транспортные карты у сотрудников)
- сотрудниками возвращены (в том числе для пополнения) транспортные карты.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы 1 класса Левина Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

8 мая 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) По общему правилу информацию об остатке денежных средств на транспортных картах можно получить в информационно-справочных центрах, в терминалах продажи и пополнения транспортных компаний. Также, по нашему мнению, учреждение может обратиться в транспортную компанию по вопросу подготовки подобной информации по картам, приобретенным учреждением.