Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В ситуации, когда назначенная командировка руководителя фактически не состоялась, а приобретенный им за счет подотчетных сумм авиабилет оказался невостребован в связи с тем, что отказ от перелета был осуществлен на основании распоряжения вышестоящей организации о командировании другого лица, стоимость "невозвратного" билета может быть отнесена на расходы учреждения.

Обоснование вывода:
Документы, являющиеся эквивалентом стоимости нефинансовых активов (работ, услуг), которые могут быть отгружены (выполнены, оказаны) в соответствии с определенным договором, как правило, учитываются как денежные документы на счете бухгалтерского учета 201 35 "Денежные документы" (п. 169 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н). Использование таких документов осуществляется учреждениями через подотчетных лиц. При этом в учете расчеты с соответствующими сотрудниками отражаются с использованием счета 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" (п. 212 Инструкции N 157н).
Есть у денежных документов и еще один отличительный признак - их хранение в кассе учреждения и специальный порядок выдачи, возврата, отчетности об использовании обусловлен "уникальностью" каждого отдельного бланка.
Если учреждением приобретается билет (в том числе и через подотчетных лиц), оформленный на "обычном" бланке строгой отчетности, то его обязательно следует учитывать как денежный документ на счете 201 35 и выдавать под отчет в общеустановленном порядке.
В учете казенного учреждения такие операции могут быть отражены с применением корреспонденций:
1) Дебет КРБ 1 208 22 560 Кредит КИФ 1 201 34 610
- выдана сотруднику подотчетная сумма на приобретение авиабилетов;
2) Дебет КРБ 1 201 35 510 (Авиабилеты) Кредит КРБ 1 208 22 660
- сотрудник представил авансовый отчет и сдал в кассу денежный документ - авиабилет;
3) Дебет КРБ 1 208 22 560 Кредит КРБ 1 201 35 610 (Авиабилеты)
- перед отъездом в командировку сотруднику под отчет выдан денежный документ (авиабилет);
4) Дебет КРБ 1 401 20 222 (КРБ 1 109 00 222) Кредит КРБ 1 208 22 660
- после возвращения из командировки сотрудником представлен отчет с приложением документов, подтверждающих факт оказания услуги перевозки.
Однако в рассматриваемой ситуации назначенная командировка руководителя фактически не состоялась, а приобретенный "невозвратный" авиабилет остался невостребованным.
В этой ситуации подотчетное лицо должно представить авансовый отчет с приложением к нему "невозвратного" авиабилета и приказов (распоряжений) вышестоящего органа о направлении руководителя в командировку и о замене командированного лица. На основании этих документов в учете будет отражена корреспонденция:
Дебет КРБ 1 401 20 222 (КРБ 1 109 00 222) Кредит КРБ 1 208 22 660
- списана задолженность подотчетного лица в части выданного ему авиабилета.
Отметим, что согласно пп. 1 п. 1 ст. 108 ВК РФ и п. 93.1 "Правил формирования и применения тарифов на регулярные воздушные перевозки_", утвержденных Приказом Минтранса РФ от 25.09.2008 N 155, если пассажиром заключен договор воздушной перевозки, предусматривающий условие о невозврате провозной платы при расторжении договора, стоимость авиабилета не возвращается, за исключением неиспользованных сумм, взимаемых перевозчиком в пользу иных организаций в соответствии с законодательством иностранных государств.
В случае если авиаперевозчиком будет возвращена часть стоимости билета в виде неиспользованных сумм, взимаемых перевозчиком в пользу иных организаций в соответствии с законодательством иностранных государств (при наличии таковой в стоимости билета), к авансовому отчету следует приложить также документы о возврате части стоимости неиспользованного билета (счета, квитанции, кассовые чеки, акты).
В учете при этом дополнительно следует оформить бухгалтерскую запись:
Дебет КИФ 1 201 34 510 Кредит КРБ 1 208 22 660
- принята внесенная подотчетным лицом в кассу учреждения сумма части стоимости авиабилета, возмещенная авиаперевозчиком.
В качестве альтернативного варианта авиабилет подотчетным лицом может быть возвращен в кассу учреждения. И уже из кассы на основании распоряжения руководителя учреждения с приложением соответствующих документов денежный документ - авиабилет может быть списан с балансового учета.

Рекомендуем дополнительно ознакомиться с материалом:
- Энциклопедия решений. Учет авиабилетов в госучреждении.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сапетина Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

21 мая 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.