Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

В рамках данного запроса порядок исчисления НДФЛ не рассматривается.

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и др.).

Нормы главы 25 НК РФ не содержат конкретного перечня расходов на содержание служебного транспорта. В частности, к расходам на содержание служебного автотранспорта относятся и расходы на приобретение ГСМ.

В то же время организация может учитывать расходы на ГСМ и в составе материальных расходов на основании пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ.

При этом расходы на приобретение ГСМ независимо от их квалификации должны соответствовать критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 13.04.2007 № 20-12/035154).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными затратами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

В ряде писем финансового ведомства (смотрите, например, письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129) указывается, что для целей налогообложения путевой лист является одним из документов, который подтверждает расходы на приобретение ГСМ.

Типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, в обязательном порядке применяются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть специализированными автотранспортными предприятиями (письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).

Другие юридические лица, эксплуатирующие в том числе легковые и грузовые автомобили, при разработке формы путевого листа должны руководствоваться приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее - Приказ № 152), которым утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

Так, в силу пп. 3 п. 6 Приказа № 152 путевой лист должен содержать показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства из гаража и его заезде в гараж.

Однако для списания в расходы потребленного топлива первоначально организации требуется его оприходовать. По общему правилу ГСМ, необходимые для работы автомобиля, также приходуются на основании соответствующих первичных документов. При отсутствии таковых полагаем, что ГСМ можно рассматривать, например, как доход в виде излишков, выявленных в результате инвентаризации (п. 20 ст. 250 НК РФ), или как доход в виде безвозмездно полученного имущества (п. 8 ст. 250 НК РФ).

При этом размер дохода в виде безвозмездно полученного имущества в силу прямой нормы определяется исходя из рыночных цен с учетом положений ст. 105.3 НК РФ. В свою очередь, подобной нормы в отношении дохода в виде излишков, выявленных в результате инвентаризации, глава 25 НК РФ не содержит.

Из ряда судебных решений (смотрите, например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 30.11.2006 № Ф04-2872/2006, ФАС Уральского округа от 13.08.2009 № Ф09-5794/09-С3) следует, что размер дохода в виде стоимости излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, также определяется исходя из рыночных цен.

В соответствии со вторым абзацем п. 2 ст. 254 НК РФ стоимость материально-производственных запасов и прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, определяется как сумма дохода, учтенного налогоплательщиком в порядке, предусмотренном п.п. 8, 13 и 20 ст. 250 НК РФ.

Иными словами, оприходовав по рыночной стоимости ГСМ, организация затем вправе учесть указанную стоимость в расходах. Основанием для оприходования в таком случае будет справка бухгалтера (возможность использования справки бухгалтера в качестве документа, подтверждающего данные налогового учета, предусмотрена ст. 313 НК РФ) и (или) документы, составленные по результатам инвентаризации, а для списания - путевой лист автомобиля.

Следует отметить, что в подобных случаях некоторые эксперты*(1) предлагают принимать к учету ГСМ на основании решения комиссии, оформленного актом, а также объяснительной записки водителя.

По нашему мнению, порядок оформления и учета ГСМ в бухгалтерском учете будет аналогичен описанному выше порядку налогового учета.

Так, приобретенные ГСМ в случае утери чека следует принять к учету по текущей рыночной стоимости в соответствии с п. 9 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов", одновременно признав прочий доход (п. 8 ПБУ 9/99 "Доходы организации").

Затем на основании путевого листа стоимость ГСМ списывается в расходы по обычным видам деятельности.

Полагаем, что в учете при этом будут сделаны записи:

Дебет 10 Кредит 91, субсчет "Прочие доходы"

• оприходованы ГСМ;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 10

• стоимость ГСМ списана в расходы.

В то же время в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утверждена приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) стоимость активов, полученных организацией безвозмездно, учитывается на счете 98 "Доходы будущих периодов", субсчет "Безвозмездные поступления". В таком случает стоимость безвозмездно полученных ГСМ, учтенная на счете 98, списывается с этого счета в кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы" по мере списания топлива на счета учета затрат на производство (расходов на продажу). Применяемую методику учета организации следует закрепить в учетной политике (п. 7 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП Завьялов Кирилл

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

2 июня 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

*(1) Смотрите материал: Вопрос: В муниципальном бюджетном учреждении ГСМ для служебного автомобиля приобретается за наличный расчет. Водитель учреждения потерял чеки АЗС. Бухгалтерия приняла от него в качестве оправдательного документа объяснительную записку и путевой лист, где зафиксированы сведения о заправке бензина и о пробеге автомобиля. При проверке выяснилось, что этих документов недостаточно. Может ли в данном случае объяснительная записка, приложенная к путевому листу, служить основанием для подтверждения заправки бензина? ("Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", № 12, декабрь 2014 г.).