Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

 Использование автомобиля сотрудника в производственных целях

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсации - это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного транспорта работнику выплачивается компенсация за его использование, износ (амортизацию), а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Из норм ТК РФ следует, что при использовании личного имущества работник может получать два вида выплат:
- компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
- возмещение расходов, связанных с использованием имущества.
Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275).

Возмещение расходов на проезд к месту командировки

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). В командировки могут быть направлены только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем (п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение)).
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения). Законодательство не устанавливает минимального и максимального сроков командировки. Поэтому служебная поездка на один день (когда работник имеет возможность вернуться в место постоянной работы в тот же день) также является командировкой.
В силу ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам коммерческих организаций в общем случае определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту работы транспортом общего пользования возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы (п.п. 12, 26 Положения).
Исходя из этого, полагаем, что расходы сотрудника на бензин, если он едет к месту командировки и обратно к месту постоянной работы на своем личном транспорте, расходами по проезду не являются. Такие расходы относятся к иным связанным с командировкой расходам и могут быть возмещены работнику при их подтверждении, если они были произведены с разрешения или с ведома работодателя или если порядок и размер их возмещения предусмотрен коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя.
При этом, по нашему мнению, в локальном нормативном акте организация может предусмотреть, что сумма компенсации включает в себя расходы на ГСМ, или же поступить иначе и указать, что расходы на ГСМ (в том числе и при поездке в командировку) возмещаются работнику отдельно.
В первом случае подтверждать использование автомобиля в служебных целях будет информация о количестве дней, проведенных в командировке, содержащаяся, например, в табеле рабочего времени, путевом листе. При установлении компенсации в размере месячной суммы при расчете суммы, причитающейся работнику, следует учитывать количество дней, в течение которых автомобиль фактически использовался работником в интересах организации (смотрите также письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275). Например, если "за пределами командировки" автомобиль в интересах фирмы сотрудник не использует, основания для выплаты ему компенсации за эти дни отсутствуют.
Во втором случае, когда расходы на ГСМ при поездке в командировку возмещаются работнику отдельно (по факту), в составе подтверждающих документов должны быть: путевой лист (с указанием информации о пройденном автомобилем расстоянии), кассовые чеки АЗС по приобретенному бензину и т.п. По прибытии из командировки работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением указанных документов (п. 7 Положения).

Учет расходов на бензин при применении УСН

Налогоплательщик, применяющий УСН с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов", вправе уменьшить полученные доходы на расходы, перечисленные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом перечень расходов, на которые разрешено уменьшить доходы "упрощенца", является исчерпывающим.
Согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ расходы, указанные в п. 1 данной статьи, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (расходами признаются любые обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
В частности, к расходам, учитываемым при определении объекта налогообложения, относятся:
- на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ - расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм, установленных Правительством РФ (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление N 92), аналогичная норма содержится в пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ);
- на основании пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ - расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
Однако, как мы уже отмечали выше, расходы сотрудника на приобретение ГСМ в случае поездки в командировку на личном автомобиле не относятся к расходам на проезд к месту командировки, а являются иными расходами, произведенными работником с разрешения или ведома работодателя.
По мнению специалистов налоговых органов, при направлении работника организации в служебную командировку на личном автомобиле расходы на проезд могут быть возмещены выплатой работнику компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (письмо ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199)*(1). Если применить эту логику к налогоплательщику, применяющему УСН, то расходы на выплату компенсации учитываются согласно норме пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Согласно разъяснениям специалистов Минфина России, в сумму компенсации включены все расходы, связанные с эксплуатацией используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (в том числе сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт). Поэтому стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях (смотрите, например, письма Минфина России от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39239, от 26.02.2013 N 03-11-11/82, от 31.01.2013 N 03-11-11/38).
Согласно заданному вопросу организация выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях в размере 1200 руб. за полный месяц (в пределах нормы, установленной п. 1 Постановления N 92).
При таких обстоятельствах, учитывая позицию налогового органа, организация может учесть в расходах только сумму данной компенсации, даже если работнику были отдельно возмещены расходы на ГСМ, израсходованные в процессе поездки в командировку (предусмотренные внутренним документом организации). Сумма компенсации может быть установлена в соглашении между работником и работодателем в сумме и свыше установленной Постановлением N 92, однако сумма превышения над нормой не будет приниматься в расходы при исчислении налога, уплачиваемого в связи с применением УСН.
Очевидно, что в том случае, когда работник использует свой автомобиль, в том числе для поездки в командировку, выплата работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях является невыгодным вариантом с точки зрения признания расходов по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН (далее - Налог).
Вместе с тем обращаем внимание, что при использовании личного автомобиля в служебных целях отношения сотрудника с организацией могут быть оформлены одним из следующих способов:
- выплата компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля;
- аренда автомобиля;
- безвозмездное использование автомобиля.
Например, если с работником оформить договор аренды автомобиля на время командировки, то в расходах при применении УСН можно учесть сумму арендной платы (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), а также стоимость приобретаемых ГСМ (в качестве материальных затрат либо затрат на содержание служебного транспорта (пп.пп. 5 и 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письма Минфина России от 13.02.2007 N 03-03-06/1/81, от 26.05.2009 N 03-03-07/13)).

Бухгалтерский учет

Расходы, связанные с использованием личного легкового автомобиля работника в производственной деятельности организации, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности и формируют себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг (п.п. 5, 7, 9 ПБУ 10/99 "Расходы организации" (далее - ПБУ 10/99)).
Заметим, что в целях бухгалтерского учета организация, применяющая УСН, учитывает все произведенные расходы, как признаваемые, так и не признаваемые для целей исчисления Налога.
Соответственно, в рассматриваемой ситуации в состав расходов по обычным видам деятельности включается компенсация за использование личного автомобиля, выплаченная работнику за месяц в пределах норм, установленных законодательством (1200 руб.), а также сумма возмещения расходов работника на приобретение бензина.
Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля в общем случае*(2) признаются в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация, независимо от времени фактической выплаты денежных средств работнику, то есть при ее начислении (18 ПБУ 10/99), при выполнении условий, перечисленных в п. 16 ПБУ 10/99.
Поскольку расходы по выплате работнику организации компенсации за использование для служебных поездок его личного автомобиля не являются оплатой труда, они отражаются по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции с кредитом счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).
В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи:
Дебет 20 (26, 44) Кредит 73
- начислена сумма компенсации за использование личного имущества (автомобиля) работника;
Дебет 73 Кредит 50 (51)
- выплачена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.
Если работнику отдельно возмещаются расходы на приобретение ГСМ, связанные с командировкой, то такие расходы признаются на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации.
Операции по приобретению и использованию ГСМ отражаются следующим образом (НДС не рассматриваем):
Дебет 10 Кредит 71
- на основании авансового отчета отражено приобретение ГСМ;
Дебет 20 (26, 44) Кредит 10
- расходы на ГСМ списаны в производство;
Дебет 71 Кредит 50 (51)
- компенсированы сотруднику расходы на приобретение ГСМ.

Документы, подтверждающие расходы на компенсацию за использование личного автомобиля

Для документального подтверждения расходов на компенсацию за использование личного автомобиля организации целесообразно иметь в наличии следующие документы:
1) соглашение между работником и работодателем, выраженное в письменной форме, в котором должны быть зафиксированы:
- вид используемого имущества и его характеристики. Если таким имуществом является автомобиль, то необходимо указать его технические и регистрационные данные;
- документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, доверенность и др.);
- порядок использования имущества;
- размер компенсации за использование;
- порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.;
- срок использования имущества;
2) приказ руководителя организации, в котором указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования имущества.
Кроме того, чиновники рекомендуют иметь в наличии документы, подтверждающие:
- фактическое использование имущества в интересах работодателя;
- суммы произведенных расходов.
К таким документам относятся:
- копия паспорта транспортного средства;
- платежные документы;
- документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях;
- путевые листы и иные документы (письма Минфина России от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47).
А в письме Минтруда России от 25.07.2014 N 17-3/В-347 в отношении начисления страховых взносов на суммы выплачиваемой компенсации сказано, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспорта для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;
- Энциклопедия решений. Учет возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно;
- Как быть, если... сотрудник поехал в командировку на личном автомобиле (В.А. Барковец, "Упрощенка", N 9, сентябрь 2012 г.);
- Автомобиль работника в деятельности предприятия общественного питания (О.А. Фролова, "Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2014 г.);
- Вопрос: Каковы способы оформления отношений организации с сотрудником при использовании им личного автомобиля в служебных целях? Как правильно компенсировать сотруднику затраты на топливо (бухгалтерский и налоговый учет)? Возможно ли учесть расходы на ГСМ, если отношения с сотрудником по использованию личного автомобиля в служебных целях не оформлены или имеется только приказ по организации по использованию автомобиля сотрудника? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2015 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Овчинникова Светлана

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП Мельникова Елена

9 июня 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Данное письмо размещено на официальном сайте налогового ведомства в рубрике "Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами".
*(2) Если организацией, которая вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, принят порядок признания выручки от продажи продукции и товаров не по мере передачи прав владения, пользования и распоряжения на поставленную продукцию, отпущенный товар, выполненную работу, оказанную услугу, а после поступления денежных средств и иной формы оплаты, то и расходы признаются после осуществления погашения задолженности (абзац 2 п. 18 ПБУ 10/99).