Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация вправе перечислять денежные средства под отчет, а также в целях оплаты и (или) компенсации командировочных расходов на "зарплатные" карты своих сотрудников. При этом считаем, что на каждое перечисление необходимо составленное в произвольной форме заявление сотрудника с указанием реквизитов "зарплатной" карты, целей, суммы и срока предоставления денежных средств. Причем такой способ предоставления денежных средств под отчет и на командировочные расходы должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте организации и в ее учетной политике.

Обоснование вывода:
Общие порядок и условия выдачи денежных средств подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, приведены в п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". Так, в соответствии с ним для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных. Иными словами, каждая выдача должна подтверждаться письменным заявлением сотрудника (смотрите также постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.02.2014 N 09АП-47028/13).
При этом какие-либо нормы, регламентирующие порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет, отсутствуют; не урегулирован также и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им, не связанным с командировками денежным средствам.
Поэтому все положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами, как и сам способ предоставления подотчетных сумм (путем перечисления денежных средств на банковские ("зарплатные") карты сотрудников), устанавливаются организацией самостоятельно (смотрите также постановления Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.12.2012 N 11АП-13545/12, ФАС Северо-Кавказского округа от 26.10.2005 N Ф08-5072/05-2000А и от 04.10.2006 N Ф08-4557/06-1954А). Поэтому порядок предоставления денежных средств под отчет в безналичном порядке, а также порядок отчета об использовании таких денежных средств должны быть предусмотрены организацией в локальном нормативном акте и в учетной политике (п. 7 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организаций", ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, письмо Минфина России от 28.01.2014 N 02-03-09/3057).
В соответствии с п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием" клиент - физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:
- получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;
- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;
- оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте - за пределами территории РФ;
- иные операции в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.
Из приведенной нормы следует, что перечень операций, которые физические лица могут осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, является открытым и ограничивается только теми операциями, в отношении которых действуют запреты (ограничения) на их совершение, установленные законодательством РФ. На это обстоятельство указывает и ЦБР, отмечая, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства (письма ЦБР от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N 14-27/513).
В настоящее время каких-либо запретов на оплату или компенсацию командировочных, общехозяйственных и иных документально подтвержденных расходов посредством перечисления организацией денежных средств на банковские карты сотрудников ТК РФ не содержит. Учитывая вышеизложенное, полагаем, что организации вправе перечислять денежные средства на банковские карты своих сотрудников, в том числе на их "зарплатные" карты, в целях осуществления этими сотрудниками с использованием таких карт расходов, связанных с задачами и нуждами организаций.
Минфин России и Федеральное казначейство, принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках "зарплатных" проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов. В этих целях организации следует указывать в платежном поручении, что перечисленные средства являются подотчетными, и получать от сотрудников письменные заявления о перечислении подотчетных сумм на их личные банковские карты с указанием реквизитов этих карт. Сотрудникам к авансовым отчетам необходимо прилагать документы, подтверждающие оплату банковской картой (письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288).
Таким образом, как и при выдаче наличных денежных средств под отчет, так и при перечислении на "зарплатные" карты сотрудников денежных средств под отчет и на командировочные расходы организации следует получать от сотрудников письменные заявления.
Считаем, что заявления, составленные в свободной форме, должны содержать реквизиты "зарплатной" карты сотрудника, цель предоставления денежных средств (под отчет, на командировочные расходы), сумму и срок, на который они предоставляются. Причем способ предоставления денежных средств под отчет и на командировочные расходы путем перечисления на "зарплатные" карты сотрудников должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте организации и в ее учетной политике.

Рекомендуем ознакомиться с материалом:
- Энциклопедия решений. Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Мягкова Светлана

28 июля 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.