Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Старшему кассиру следует выдавать денежные средства из центральной кассы кассирам для размена. При выдаче указанных средств перед началом работы выписывается РКО (форма 0310002) на сумму размена. Выданную сумму записывают в кассовую книгу (форма 0504514) и в книгу учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005). В журнале кассира (форма КМ-4) фиксировать сумму размена не надо. После окончания рабочего дня кассир сдает старшему кассиру отдельно от выручки наличную сумму, равную сумме полученного размена, по ПКО (форма 0310001). Старший кассир затем отражает возврат размена в книге учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005) и в кассовой книге (форма 0504514).

Обоснование вывода:
Пунктом 3.8 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104 (далее - Типовые правила), определено, что перед началом работы на кассовой машине кассир получает у директора (заведующего) предприятия, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы (ключи от кассовой кабины, ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины под роспись).
При этом денежные средства, выданные кассиру в начале смены из кассы учреждения, остаются наличными денежными средствами, числящимися на счете 201 34 "Касса". Меняется только место хранения таких средств*(1).
Соответственно, в момент передачи кассиру денег разменного фонда в бухгалтерском учете может быть сформирована запись:
Дебет 0 201 34 510 "Касса - адрес 1" Кредит 0 201 34 610 "Центральная касса"
- переданы денежные средства в качестве разменного фонда, одновременно отражается увеличение по забалансовым счетам 17 (код КОСГУ 510) и 18 (код КОСГУ 610).
При этом в случае удаленности кассы по определенному адресу от центральной кассы полагаем, что денежные средства могут быть выданы в подотчет кассиру для передачи в кассу по указанному адресу. В этом случае записи могут быть следующими:
Дебет 0 208 91 560 Кредит 0 201 34 610 "Центральная касса"
- выданы в подотчет денежные средства в качестве разменного фонда, одновременно отражается увеличение по забалансовому счету 18 (код КОСГУ 610);
Дебет 0 201 34 510 "Касса - адрес 1" Кредит 0 208 91 560
- денежные средства в качестве разменного фонда получены в кассу по адресу 1, одновременно отражается увеличение по забалансовому счету 17 (код КОСГУ 510).
Соответственно, в конце смены денежные средства разменного фонда сдаются в центральную кассу.
При этом в первом случае возврат отражается:
Дебет 0 201 34 510 "Центральная касса" Кредит 0 201 34 610 "Касса - адрес 1"
- возвращены денежные средства разменного фонда, одновременно отражается увеличение по забалансовым счетам 17 (код КОСГУ 510) и 18 (код КОСГУ 610).
Во втором случае:
Дебет 0 208 91 560 Кредит 0 201 34 610 "Касса - адрес 1"
- денежные средства разменного фонда выданы из кассы по адресу 1, одновременно отражается увеличение по забалансовому счету 18 (код КОСГУ 610);
Дебет 0 201 34 510 "Центральная касса" Кредит 0 208 91 560
- денежные средства разменного фонда возвращены в центральную кассу, одновременно отражается увеличение по забалансовому счету 17 (код КОСГУ 510).
Напомним, что записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (п.п. 5, 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У)).
То есть операции по выдаче (и возврату) денежных средств (в том числе разменной монеты и купюр) необходимо оформлять с использованием унифицированных форм первичной учетной документации (смотрите также письмо УФНС России по Санкт-Петербургу от 20.12.2005 N 04-07/27365@).
Неотражение организацией выдачи разменного фонда в кассовой книге является нарушением порядка ведения кассовых операций (смотрите постановления ФАС Северо-Западного округа от 26.06.2007 N А56-7698/2007, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.08.2011 N 13АП-11809/11, от 05.07.2011 N 13АП-8422/11, от 16.07.2009 N 13АП-7408/2009).
Так, Первый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 16.03.2010 N 01АП-843/2010 признал правомерным привлечение организации к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ в ситуации, когда получение и выдача названной суммы из кассы организации в качестве разменного фонда приходными и расходными кассовыми ордерами не оформлялись. Смотрите также решение Ленинградского областного суда от 28.08.2012 N 7-497/2012.
Отметим, что на возврат размена и на возврат выручки лучше составлять разные приходные кассовые ордера. Это будет служить доказательством того, что лишняя сумма в кассе не выручка, а именно размен (смотрите также постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.01.2008 N Ф04-61/2008(443-А70-43)).
При этом данные о полученных в начале дня разменных монетах и купюрах в журнал кассира-операциониста (форма КМ-4 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132)) не включаются. Данный журнал предназначен только для учета операций по приходу и расходу наличных денег по каждой контрольно-кассовой машине, то есть в журнал КМ-4 кассиром-операционистом вносятся данные только о выручке. Если же в приходно-кассовых ордерах будет указываться общая сумма, сдаваемая в конце дня (включая средства разменного фонда), то организацию могут обвинить в неоприходовании выручки (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 02.08.2007 N 34-25/073412).
Кроме того, отметим, что согласно п. 4.7 Типовых правил кассир не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы) (смотрите также постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 29.04.2011 N 10АП-2576/11).
Данная норма указывает на то, что разменный фонд выдается ежедневно, то есть оставлять в ККМ какой-либо остаток не допускается. Соответственно, остаток денежных средств в ККМ на конец дня должен быть равен нулю (смотрите также письмо УФНС России по Санкт-Петербургу от 20.12.2005 N 04-07/27365@).
Что касается возможности выдачи разменной денежной наличности кассирам-операционистам на длительный срок (более чем один рабочий день), то действующие в настоящее время нормативно-правовые акты не дают прямого ответа на данный вопрос. Из письма УФНС России по г. Москве от 18.06.2008 N 22-12/057947, представляющего собой ответ на аналогичный вопрос налогоплательщика, можно сделать вывод, что специалисты налоговой службы не видят такой возможности. Однако и в данном письме прямого ответа на вопрос не содержится. При этом отметим, что в соответствии с ранее действовавшим Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Банком России 22.09.1993 N 40 (документ утратил силу с 1 января 2012 года), каждая организация вела только одну кассовую книгу без отдельных разделов для обособленных подразделений, а помещение кассы должно было быть специальным образом оборудовано (что зачастую не могло быть выполнено в условиях торговой точки), вследствие чего формально выдача разменной монеты и купюр кассирам обособленных подразделений и их возврат в кассу головного подразделения должны были производиться ежедневно.
При этом арбитражные суды, как правило, принимают сторону организаций в спорах с налоговыми органами по данному вопросу (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2010 N Ф07-1021/2010 по делу N А56-24004/2009, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.02.2012 N 13АП-23622/11, Восьмого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2011 N 08АП-1571/11). В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.10.2011 N 09АП-25372/11 отмечено, что факт передачи разменных денежных средств кассиру подтверждается приказом, расходным кассовым ордером, вкладным листом кассовой книги.
Кроме того, отметим, что согласно п. 6.3 Указания N 3210-У в общем случае выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, производится по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме денежных средств и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. При этом подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который денежные средства выданы под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Отметим, что в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 27.10.2009 N А56-12330/2009, ФАС Западно-Сибирского округа от 12.02.2008 N Ф04-881/2008(462-А70-43) приняты решения в пользу налогоплательщиков в ситуациях, в которых денежные средства в качестве разменного фонда выданы кассиру в подотчет.
Однако полученные в подотчет денежные средства являются задолженностью физического лица (работника организации) перед организацией (смотрите также постановление ФАС Уральского округа от 20.05.2010 N Ф09-3619/10-С2 по делу N А07-13814/2009).
То есть прямых оснований для нахождения подотчетных средств в операционной кассе (в качестве разменного фонда), на наш взгляд, не имеется. В то же время, как было отмечено выше, считаем, что денежные средства могут выдаваться в подотчет, но только для передачи их в кассу торговой точки. При этом в общем случае получение денежных средств в центральной кассе и передача их в кассу торговой точки оформляются, соответственно, расходным и приходным кассовыми ордерами.
С учетом изложенного мы полагаем, что старшему кассиру следует выдавать денежные средства из центральной кассы кассирам для размена. При выдаче указанных средств перед началом работы выписывается РКО (форма 0310002) на сумму размена. Выданную сумму записывают в кассовую книгу (форма 0504514) и в книгу учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005). В журнале кассира (форма КМ-4) фиксировать сумму размена не надо. После окончания рабочего дня кассир сдает старшему кассиру отдельно от выручки наличную сумму, равную сумме полученного размена, по ПКО (форма 0310001). Старший кассир затем отражает возврат размена в книге учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005) и в кассовой книге (форма 0504514).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы 1 класса Левина Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

11 августа 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Ранее специалистами Минфина России (письмо от 10.09.2013 N 02-06-10/37190) высказывалось мнение о том, что операции по выдаче кассирам наличных денежных средств для осуществления разменных операций в пределах общего остатка денежных средств в кассе учреждения отражаются без оформления приходных и расходных кассовых ордеров и не являются операциями по расходованию наличных денежных средств и отражаются без применения кода классификации сектора государственного управления (КОСГУ). Но в указанном письме рассматривалась выдача денежных средств для размена в пределах одного месторасположения учреждения, то есть выдача из кассы учреждения кассирам входных билетных касс.