Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Учреждение должно самостоятельно разработать порядок документального оформления выдачи подарков, предусмотрев соответствующие положения в локальном стандарте учета (учетной политике).
Подарки, стоимость которых не превышает 4000 руб., полученные налогоплательщиками от учреждения (независимо от того, являются они его работниками или нет), не подлежат обложению НДФЛ.
Страховые взносы со стоимости подарков бывшим работникам не начисляются. Со стоимости подарков, врученных действующим сотрудникам, страховые взносы могут не начисляться только в случае, если имеются основания для признания дарения подарка вне рамок трудовых отношений.

Обоснование вывода:
Согласно п. 345 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), материальные ценности, приобретаемые в целях вручения (награждения), дарения до момента вручения учитываются по стоимости приобретения на забалансовом счете 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры".
Таким образом, вручение подарков в учете бюджетного учреждения отражается как уменьшение забалансового счета 07.
Действующие нормативные правовые акты не устанавливают детальный порядок документального оформления операций с имуществом, учитываемым на забалансовом счете 07. Соответственно, госучреждение должно самостоятельно разработать такой порядок, предусмотрев соответствующие положения в локальном стандарте учета (учетной политике) (письмо Минфина России от 04.10.2013 N 02-05-10/41316).
Формы первичных учетных документов, принимаемых к учету госучреждением (в том числе разрабатываемые самим учреждением или его контрагентами), должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (данное требование также "продублировано" в п. 7 Инструкции N 157н).
Списание объектов, приобретаемых в целях награждения (дарения), может осуществляться на основании документов, при разработке которых за основу берутся следующие унифицированные формы*(1):
- Акт о списании материальных запасов (форма 0504230);
- Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210).
При выборе (разработке) форм документов, с помощью которых будут оформляться операции по списанию материальных ценностей со счета 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры", необходимо учитывать требования гражданского и налогового законодательства.
1. Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ. Доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности, в соответствии с главой 23 НК РФ (ст. 41 НК РФ).
Поэтому по общему правилу стоимость подарка, безвозмездно полученного сотрудником госучреждения или физическим лицом, не состоящим с учреждением в трудовых отношениях, признается его доходом и облагается НДФЛ.
На основании п. 28 ст. 217 НК РФ стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций, не превышающая 4000 рублей за налоговый период (год), не подлежит обложению НДФЛ.
Указанная льгота распространяется на всех физических лиц независимо от того, являются такие лица работниками организации или нет*(2).
Таким образом, бюджетное учреждение обязано исчислить НДФЛ только со стоимости подарков, превышающей 4000 руб. за год (на каждого одаряемого).
Отметим, что если есть уверенность, что стоимость вручаемых материальных ценностей не превысит 4000 рублей за календарный год, то можно не собирать подписи награждаемых (одаряемых) - выдача подарков может быть оформлена документом, разработанным на основе Акта (форма 0504230).
Если же есть вероятность, что стоимость подарков окажется выше, то выдавать ценные подарки (сувениры) необходимо под подпись, оформляя документ, разработанный на основе Ведомости (форма 0504210).
Кроме того, если нет твердой уверенности, что стоимость подарков, переданных одному и тому же физическому лицу, не превысит в налоговом периоде 4000 руб., учреждению следует вести персонифицированный учет доходов, в частности, в виде подарков в регистрах налогового учета (смотрите письмо Федеральной налоговой службы от 02.07.2015 N БС-4-11/11559@).
Из буквального прочтения п. 1 ст. 230 НК РФ следует, что учет доходов, налоговых вычетов, исчисленных и удержанных сумм НДФЛ обязаны вести только налоговые агенты. В то же время, учитывая рекомендации специалистов финансового ведомства, должностные лица госучреждения могут принять решение об учете доходов в виде стоимости подарков по всем физическим лицам независимо от стоимости подарков и наличия (отсутствия) трудовых отношений с одаряемым (смотрите, например, письма Минфина России от 08.05.2013 N 03-04-06/16327, от 02.03.2012 N 03-04-06/9-54, от 07.02.2011 N 03-04-06/6-18).
2. Согласно п. 2 ст. 574 ГК РФ договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме в случае, когда дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000 рублей.
При этом условие об оформлении договора в письменной форме можно считать соблюденным, если подарки вручаются на основании письменного приказа (распоряжения) под подпись в Ведомости (ином документе).
Если подарок передается сотруднику госучреждения по договору дарения, заключенному в письменной форме, то независимо от стоимости подарка объекта обложения страховыми взносами в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ не возникает, так как его вручение происходит вне рамок трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ; п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ). Если же договор дарения не заключен, то вручение подарков сотрудникам чревато претензиями контролирующих органов по начислению страховых взносов (письма Минздравсоцразвития России от 12.08.2010 N 2622-19, от 06.08.2010 N 2538-19).
Судебная практика по вопросу обязанности работодателя начислять страховые взносы при вручении сотрудникам подарков основывается в ряде случаев на выводах о том, что выдача подарков обусловлена праздником (в рассматриваемом случае - день медицинского работника) и не связана с трудовой деятельностью сотрудников; подарки не связаны с выполнением работниками трудовых обязанностей, не являются компенсирующими или стимулирующими, не носят обязательного характера и не зависят от результатов и качества труда работников; условие о выдаче подарков не включено в систему оплаты труда. Факт наличия трудовых отношений между учреждением и его работниками не является основанием для вывода о том, что все выплаты, которые начисляются данным работникам, представляют собой оплату их труда*(3).
Если же награждение работников ценными подарками производилось учреждением в порядке, утвержденном Правилами трудового распорядка, которые являются неотъемлемой частью Коллективного договора, то выплаты в виде ценных подарков подлежат обложению страховыми взносами, поскольку произведены в рамках трудовых договоров и трудовых отношений, являются элементами оплаты труда и не поименованы в перечне выплат, которые не подлежат обложению страховыми взносами (смотрите, например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 20.02.2014 по делу N А44-3042/2013).
С учетом изложенного представляется возможным сделать следующие выводы:
1. В части НДФЛ с учетом стоимости подарка 1500 рублей:
- подарки, полученные налогоплательщиками от учреждения (независимо от того, являются они его работниками или нет), не подлежат обложению НДФЛ;
2. В части страховых взносов:
- так как бывшие сотрудники не состоят в трудовых отношениях с учреждением, сумма врученного подарка не является объектом обложения страховыми взносами;
- для действующих сотрудников по указанному подарку могут не начисляться страховые взносы только в случае, если имеются основания для признания данного дарения вне рамок трудовых отношений.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы 1 класса Левина Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

17 сентября 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее - Приказ N 52н), вступивший в силу с 19 июня 2015 года, заменяет приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н (далее - Приказ N 173н), которым также были установлены формы первичных документов и учетных регистров для организаций госсектора. Применяется новый документ при формировании учетной политики начиная с 2015 года (п. 6 Приказа N 52н). Бюджетное учреждение самостоятельно принимает решение о дате начала применения новых форм (письма Минфина России от 10.06.2015 N 02-07-07/33768, Федерального казначейства от 10.06.2015 N 07-04-05/02-374). Безусловно, эта дата должна быть согласована с органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя, и утверждена локальным документом учреждения.
*(2) НК РФ не предусматривает обязанности лиц, не являющихся налоговыми агентами, представлять в налоговый орган сведения о полученных от них физическими лицами доходах. Данная обязанность установлена ст. 230 НК РФ только для налоговых агентов (письма Минфина России от 08.05.2013 N 03-04-06/16327, от 07.02.2011 N 03-04-06/6-18).
Поэтому, если общая стоимость подарков, переданных организацией бывшим работникам (пенсионерам) в налоговом периоде (в течение года), не превысит 4000 рублей, то по отношению к данному физическому лицу организация не признается налоговым агентом, поскольку в таких случаях на нее не возлагаются обязанности исчисления, удержания и перечисления НДФЛ, а также представления сведений о доходах физических лиц в порядке, установленном ст. 230 НК РФ (письма Минфина России от 07.09.2012 N 03-04-06/6-274, от 02.07.2012 N 03-04-05/9-809, от 02.03.2012 N 03-04-06/9-54, от 18.02.2011 N 03-04-06/6-34, от 20.07.2010 N 03-04-06/6-155, от 29.12.2010 N 03-04-06/6-321, письмо ФНС России от 08.11.2010 N ШС-37-3/14851).
*(3) Подробно Вы можете ознакомиться с судебной практикой по этому вопросу в Энциклопедии судебной практики. Объект обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (Ст. 7 Закона "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования").