Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Установленный нормативными актами порядок отражения в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения путем изменения материально ответственного лица определяет и способ создания автоматизированной формы Ведомости (форма 0504210).
Если в силу структурных особенностей в учреждении только один сотрудник является материально ответственным лицом, выдача им материальных ценностей может осуществляться непосредственно работникам учреждения (минуя этап смены материально ответственного лица).
В таком случае на лицевой стороне Ведомости (форма 0504210) ставится подпись материально ответственного лица, выдавшего материальные ценности, в графе 1 указываются фамилии сотрудников, получивших эти ценности, а в графе 13 - их подписи.

Обоснование вывода:
Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), п. 7 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н)).
Каждая бухгалтерская запись (проводка) в регистрах бухгалтерского учета может быть отражена только на основании какого-либо первичного документа или свода первичных документов.
Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ учреждения оформляют первичные документы по формам, установленным в соответствии с бюджетным законодательством.
C 19 июня 2015 года вступил в силу приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее - Приказ N 52н), который заменил собой приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н, которым ранее были установлены формы первичных документов и учетных регистров для организаций госсектора. Применяется новый документ при формировании учетной политики начиная с 2015 года (п. 6 Приказа N 52н).
В соответствии с "Методическими рекомендациями по применению форм первичных учетных документов...", утвержденными Приказом N 52н, Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210) (далее - Ведомость (форма 0504210)) применяется для оформления выдачи материальных ценностей в использование для хозяйственных, научных и учебных целей, а также передачи в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 3000 рублей включительно за единицу.
Записи в Ведомость (форма 0504210) производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3-12).
То есть такой порядок предполагает следующую схему: материально ответственное лицо склада выдает материальные ценности материально ответственным лицам других структурных подразделений, которые, в свою очередь, обеспечивают ими сотрудников своих подразделений для обеспечения их деятельности в определенный промежуток времени.
Если выдача материальных ценностей осуществляется на основании утвержденных в учреждении норм, то на основании Ведомости (форма 0504210) одновременно:
1) подтверждается факт перемещения материальных ценностей внутри организации;
2) осуществляется списание данных потребляемых материальных запасов.
И именно такой порядок отражения - путем изменения материально ответственного лица - определяет создание автоматизированной формы способом, указанным в вопросе.
Однако в рассматриваемой ситуации в силу структурных особенностей учреждения такая схема просто неприменима, поэтому материальные ценности (в частности канцелярские товары) выдаются единственным материально ответственным лицом непосредственно сотрудникам в пользование.
Такая схема не противоречит законодательству, а оформление Ведомости (форма 0504210) обязательно даже в случае, если при выдаче указанных объектов не происходит смены материально ответственного лица. В таком случае на лицевой стороне Ведомости (форма 0504210) подписывается материально ответственное лицо, выдавшее материальные ценности, в графе 1 указываются фамилии сотрудников, получивших эти ценности, а в графе 13 - их подписи. При этом не исключено, что в числе этих сотрудников будет и само материально ответственное лицо; соответственно, его фамилия и подпись также будут указаны в графах 1 и 13 Ведомости (форма 0504210).
В таком случае учреждению следует внутренним локальным актом четко определить сферу применения Ведомости (форма 0504210), которая, как уже было отмечено, может использоваться как для перемещения ценностей внутри учреждения, так и для списания материальных запасов, а также разграничить сферу ее применения при списании с Актом о списании материальных запасов (форма 0504230), так как эти документы являются равнозначными и каждый из них может выступать основанием для списания материальных запасов*(1).

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Оформление в госучреждении списания непотребляемых материальных запасов;
- Энциклопедия решений. Оформление в госучреждении списания потребляемых материальных запасов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сапетина Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

24 сентября 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Вопрос: Проверяющие утверждают, что к ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения в обязательном порядке необходимо составлять акт о списании материальных запасов. Правы ли они? Действительно ли указанная ведомость не является самостоятельным документом, на основании которого могут быть списаны материальные запасы? ("Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2014 г.).