Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возмещение расходов на оплату регистрационного взноса за участие в конференции может быть осуществлено на основании документов, подтверждающих:
- оказание услуг по участию в конференции;
- факт оплаты стоимости услуг, например банковский документ (выписка, платежное поручение) об операции, проведенной по банковской карте сотрудника или за счет наличных средств сотрудника.
Указанные расходы могут быть осуществлены федеральным бюджетным учреждением за счет:
- средств от приносящей доход деятельности, в случае, если в Плане ФХД предусмотрено соответствующее направление расходов;
- средств субсидии, являющейся финансовым обеспечением выполнения государственного задания, при наличии экономии средств указанной субсидии и соблюдении следующих условий:
- указанные в вопросе иные расходы предусмотрены Планом ФХД;
- госзадание выполняется в полном объеме, в установленные сроки и с соблюдением показателей по качеству;
- отсутствует кредиторская задолженность;
- подобное расходование средств экономии не повлечет возникновения кредиторской задолженности по иным статьям расходов.

Обоснование вывода:
Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
В рассматриваемой ситуации оплата регистрационного взноса за участие в конференции не была согласована с работодателем и была осуществлена до момента направления его в командировку. Но в то же время необходимо учитывать, что направление сотрудника в командировку на конференцию без заключенного договора на уплату регистрационного сбора может свидетельствовать о том, что должностные лица учреждения были проинформированы о факте оплаты регистрационного сбора. По нашему мнению, в документе учреждения (приказе, распоряжении о направлении в командировку) следовало отразить данный факт, а также зафиксировать порядок возмещения осуществленного сотрудником расхода.
При этом обращаем внимание, что осуществление расхода до момента принятия решения о направлении в командировку может послужить причиной претензий со стороны проверяющих органов. В качестве подтверждения обоснованности подобных расходов к авансовому отчету работника могут быть приложены, например, планы направления сотрудников учреждения на конференции или другие научные мероприятия, представительство учреждения на которых напрямую связано с деятельностью учреждения. Отказ учреждения от возмещения сотруднику понесенных расходов, в свою очередь, может стать основанием для судебного спора.
В соответствии с п. 216 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в учете учреждения на основании:
- Авансового отчета, утвержденного в установленном порядке;
- прилагаемых к отчету документов, подтверждающих произведенные расходы.
Порядок оформления первичных документов определяется требованиями действующего законодательства, а также обычаями делового оборота. Соответственно, документы, оформленные с нарушениями правил, действующих на момент их оформления, к учету приниматься не могут.
Документы, прилагаемые подотчетным лицом к Авансовому отчету, должны подтверждать:
1) получение конкретного имущества, оказание (выполнение) определенных услуг (работ);
2) факт оплаты стоимости имущества (услуг, работ).
С учетом изложенного полагаем, что возмещение расходов на оплату регистрационного взноса за участие в конференции может быть осуществлено на основании документов, подтверждающих:
- оказание услуг по участию в конференции, при этом может быть приложен счет на оплату регистрационного взноса;
- факт оплаты стоимости услуг, например банковский документ (выписка, платежное поручение и т.п.) об операции, проведенной по банковской карте сотрудника или за счет наличных средств сотрудника.
В рекомендациях Минфина России от 22.10.2013 отмечено, что положения п. 6 ст. 9.2 Закона N 7-ФЗ содержат перечень расходов, которые должны быть учтены при определении размера субсидии на государственное (муниципальное) задание. Вместе с тем это не препятствует расширению перечня данных расходов, в случае если дополнительные расходы направлены на финансовое обеспечение оказания государственными (муниципальными) учреждениями государственных (муниципальных) услуг.
Документом, определяющим направления использования бюджетным учреждением субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания и собственных средств учреждения, является план финансово-хозяйственной деятельности учреждения (План ФХД), составляемый и утверждаемый в порядке, установленном органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя в отношении бюджетного учреждения, в соответствии с требованиями, установленными приказом Минфина России от 28.07.2010 N 81н.
Доходами, полученными от приносящей доход деятельности (при соблюдении определенных условий), бюджетное учреждение вправе распоряжаться самостоятельно.
Иными словами, бюджетное учреждение за счет средств от приносящей доход деятельности вправе осуществлять любые расходы, в том числе и расходы на возмещение сотруднику расходов на оплату регистрационного сбора, достаточно лишь предусмотреть соответствующее направление расходов в Плане ФХД.
Средства субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания вовсе не обязательно должны расходоваться в строгом соответствии с теми направлениями (видами расходов) и нормами расходов, которые учитывались при расчете общего годового размера такой субсидии (смотрите письмо Минфина России от 29.01.2013 N 02-13-06/293). Главное, чтобы государственное (муниципальное) задание выполнялось в установленные сроки, в полном объеме и с должным качеством.
Специалисты финансового ведомства указывают, что остатки субсидии на выполнение задания (экономия) могут расходоваться учреждением при условии, что направления расходования этих остатков соответствуют целям деятельности учреждения, утвержденным в его уставе (Раздел 6 Рекомендаций Минфина России от 22.10.2013).
Во многих письмах финансового ведомства речь идет об экономии средств субсидии на выполнение задания (смотрите, например, письма Минфина России от 29.01.2013 N 02-13-06/293, от 12.07.2012 N 02-13-06/2703, от 07.08.2012 N 02-03-06/3073, от 09.08.2012 N 02-13-06/3106, от 08.10.2012 N 02-13-06/4132). В этих письмах нет ссылок на положения ч. 17 ст. 30 Закона N 83-ФЗ, напротив, из их содержания можно сделать вывод - бюджетные учреждения могут "зафиксировать" экономию средств субсидии уже в течение года.
Пунктом 3 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 (в редакции постановления Правительства РФ от 22.10.2014 N 1088) предусмотрено, что расходы, превышающие размеры, установленные пунктом 1 настоящего постановления, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или с ведома работодателя) возмещаются федеральными государственными органами, государственными внебюджетными фондами Российской Федерации и федеральными государственными учреждениями за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств федерального бюджета, средств соответствующих бюджетов государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, а также плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения.
Однако вопрос о том, каким образом может быть "зафиксирована" экономия, запланированная и достигнутая бюджетным учреждением в течение года, в настоящее время остается открытым.
Полагаем, что в целях фиксации достигнутой экономии учреждению целесообразно оформить документы, подтверждающие то, что образовавшиеся остатки не являются следствием неправильно (необоснованно) рассчитанных нормативных затрат, а получены в результате проведенной работы по экономии средств. Например, могут оформляться планы экономии, а также отчеты (расчеты) по итогам выполнения данных планов.
Так как порядок обоснования наличия такой экономии на федеральном уровне не установлен, данный вопрос может быть урегулирован на уровне учреждения при участии учредителя. Например, в качестве приложения к Плану ФХД может быть утверждена Годовая смета командировочных расходов (с расшифровкой по соответствующим кодам бюджетной классификации). Показатели в этой смете могут утверждаться на основании данных из расчетов (обоснований), которые принимались за основу в процессе составления проекта Плана ФХД. В свою очередь, расчеты должны быть составлены исходя из годового количества командировок согласно Плану командировок и нормы командировочных. Факт непревышения показателей годовой сметы командировочных расходов, несмотря на выплату расходов сверх норм, будет свидетельствовать об осуществлении сверхнормативных расходов за счет экономии. При этом желательно иметь в распоряжении учетные данные, согласно которым можно будет зафиксировать "текущую экономию средств" на отчетные даты (на 1-е число каждого месяца или квартала) - показать, например, что применение повышенной нормы суточных обусловлено сокращением числа фактически имевших место в отчетном периоде командировок по сравнению с числом запланированных.
Таким образом, иные расходы, связанные со служебными командировками, в том числе на возмещение расходов по оплате сотрудником регистрационного сбора, могут быть осуществлены федеральным бюджетным учреждением за счет:
- средств от приносящей доход деятельности, в случае, если в Плане ФХД предусмотрено соответствующее направление расходов;
- средств субсидии, являющейся финансовым обеспечением выполнения государственного задания, при наличии экономии средств указанной субсидии и соблюдении следующих условий:
- указанные в вопросе иные расходы предусмотрены Планом ФХД;
- госзадание выполняется в полном объеме, в установленные сроки и с соблюдением показателей по качеству;
- отсутствует кредиторская задолженность;
- подобное расходование средств экономии не повлечет возникновения кредиторской задолженности по иным статьям расходов.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Документы, прилагаемые сотрудниками госучреждения к авансовым отчетам;
- Энциклопедия решений. Учет расчетов с сотрудниками (подотчетными лицами) госучреждения в тех случаях, когда до осуществления расходов подотчетная сумма не выдавалась.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы 1 класса Левина Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

19 октября 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.