Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг
Трудовое право
-
11.12.2015
- В организации имеются большой штат сотрудников и несколько структурных подразделений. Рабочие места сотрудников отдела кадров расположены в разных структурных подразделениях.
Можно ли назначить несколько лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек?
Если да, то каким образом можно организовать работу по ведению книги учета движения трудовых книжек?
Возможно ли оформление нескольких книг? Каким образом в таком случае должен быть оформлен приказ?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек могут быть возложены на нескольких работников. Руководитель организации вправе издать приказ в свободной форме о наделении определенных сотрудников в том или ином структурном подразделении соответствующими полномочиями, соответственно, книг учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в организации тоже будет несколько.
Обоснование позиции:
В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (смотрите также письмо Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0). Если работодатель не издал приказ (распоряжение) о назначении лица, ответственного за указанную работу, исполнение данных обязанностей остается за работодателем. Ведение, хранение, учет и выдача трудовых книжек должна осуществляться исключительно лицом, состоящим в штате организации-работодателя.
Вопрос о том, где именно следует хранить трудовые книжки сотрудников структурных подразделений - в головном офисе или по месту расположения этого структурного подразделения - трудовым законодательством не регулируется. Независимо от того, где они хранятся территориально, трудовые книжки должны выдаваться работникам на руки в день увольнения (часть четвертая ст. 84.1 ТК РФ). Чтобы избежать задержек при пересылке и соблюсти сроки, установленные Трудовым кодексом РФ, законодательство не запрещает организовать ведение и хранение трудовых книжек по месту нахождения структурного подразделения.
Из буквального прочтения п. 45 Правил следует, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек возлагается приказом работодателя на одно специально уполномоченное лицо, которое в соответствии с п. 35 Правил и заверяет своей подписью все записи, внесенные трудовую книжку увольняющегося работника за время работы у соответствующего работодателя, а также представляет в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них (п. 42 Правил). Аналогичным образом в Правилах формулируется требование о ведении одной книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил). Однако, по нашему мнению, обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек могут быть возложены на нескольких работников с разделением сфер ответственности, например, по признаку отношения к соответствующему структурному подразделению сотрудника, о ведении трудовой книжки которого идет речь. Соответственно, книг учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в организации тоже будет несколько.
Поэтому в рассматриваемой ситуации, на наш взгляд, руководителю организации можно издать приказ о наделении определенных сотрудников полномочиями по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек в том или ином структурном подразделении. Законом не установлено каких-либо требований к оформлению приказа работодателя о назначении специально уполномоченного лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и ведении каждым из таких лиц отдельной книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, поэтому он составляется в свободной форме.
К сожалению, нам не удалось обнаружить какой-либо правоприменительной практики или разъяснений по данному вопросу. Поэтому, учитывая, что ситуация, изложенная в вопросе, не урегулирована законодательством, а все вышесказанное является лишь нашим экспертным мнением, рекомендуем Вам обратиться за официальными разъяснениями в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) по почте (109012, Москва, Биржевая площадь, дом 1) или посредством заполнения специальной формы обращения на официальном сайте ведомства (http://www.rostrud.ru/room/obrashcheniya-grazhdan/kremlin/).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим
27 ноября 2015 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Все консультации данной рубрики(495) 231-23-23
Позвоните и узнайтебольше о системе
ГАРАНТ Консалтинг
вам перезвоним