Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Подтверждением понесенных командированным лицом расходов на проезд по единой карте и факта оказания такой услуги могут служить документы, предоставленные транспортным оператором (перевозчиком) и содержащие необходимые реквизиты (чек ККМ, детализация (выписка) из информационной системы и т.п.).

Обоснование вывода:
Гарантии возмещения расходов работнику, связанных со служебной командировкой, предусмотрены ст. 167 ТК РФ.
В частности, направляя работника в служебную командировку, работодатель обязуется возместить ему командировочные расходы по проезду (часть первая ст. 168 ТК РФ).
При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам государственных учреждений субъектов РФ, муниципальных учреждений определяются, соответственно, нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (часть третья ст. 168 ТК РФ).
В соответствии с п. 216 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в учете госучреждения на основании:
- Авансового отчета (форма 0504505), утвержденного в установленном порядке;
- прилагаемых к отчету документов, подтверждающих произведенные расходы.
Документы, прилагаемые подотчетными лицами к Авансовым отчетам (форма 0504505), должны подтверждать:
1) получение конкретного имущества, оказание (выполнение) определенных услуг (работ);
2) факт оплаты стоимости имущества (услуг, работ).
По общему правилу возмещение расходов на проезд городским транспортом возможно, если:
- поездки были обусловлены служебной необходимостью, что подтверждается соответствующими документами;
- возмещение расходов согласовано с работодателем (руководителем учреждения);
- расходы предусмотрены Планом ФХД;
- предоставлены соответствующие оправдательные документы об оплате (чеки ККТ, бланки строгой отчетности).
Сама по себе единая карта, во-первых, не подтверждает факта оплаты расходов на проезд, во-вторых, не доказывает факт поездки в метро (монорельсе, наземном транспорте), так как не содержит информации о маршруте, дате, времени и стоимости поездки, необходимых для подтверждения служебной (производственной) цели произведенных расходов. Такого мнения придерживаются и судебные органы (смотрите, например, апелляционное определение Московского городского суда от 16.04.2014 N 33-9366/14).
Учет поездок ведет в своей информационной системе транспортный оператор, который по запросу может предоставить детализированную информацию о поездке (в том числе о времени прохода на станцию метро, наименовании станции и т.д.).
По нашему мнению, подтверждением понесенных командированным лицом расходов на проезд и факта оказания такой услуги могут служить документы, предоставленные транспортным оператором (перевозчиком) и содержащие необходимые реквизиты (чек ККМ, детализация (выписка) из информационной системы и т.п.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Референт государственной гражданской службы Российской Федерации 1 класса Сапетина Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

4 декабря 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.