Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работодатель вправе переоформить личную карточку еще не уволившегося работника или внести исправления в неё.

Обоснование вывода:
Действующим законодательством не предусмотрен порядок исправления в личной карточке работника ошибочных записей. Согласно разъяснениям Роструда в таких случаях допустимо руководствоваться правилами внесения изменений и исправлений в первичные документы бухгалтерского учета, установленными Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР от 29.07.1983 N 105 по согласованию с ЦСУ СССР (далее - Положение)*(1). Пунктом 4.2 Положения установлено, что ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. При этом исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "Исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления (п. 4.3 Положения).
Не регламентирована законодательством и ситуация, когда личная карточка работника пришла в негодность. По нашему мнению, для переоформления такой карточки работодатель может издать приказ, на основании которого будет оформлена новая карточка, в которую должны быть перенесены все сведения из ранее составленной. Верность внесенных данных подтверждается подписями работников и сотрудника отдела кадров. Такого же мнения придерживается большинство специалистов в области кадрового учета (смотрите, например, статьи "Личная карточка работника", И.А. Маркелова, "Отдел кадров бюджетного учреждения", N 1, январь 2009 г.; "Заполняем личную карточку работника", Н.И. Бородина, "Отдел кадров коммерческой организации", N 7, июль 2009 г. и другие).
При этом согласно п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
То есть переоформление личной карточки или внесение исправлений в неё с проставлением обязательной подписи работника возможно, только если он еще не уволился. После увольнения работника внесение исправлений или заведение новой личной карточки, правильность внесенных записей в которую не подтверждена самим работником, не соответствует требованиям трудового законодательства*(2).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панова Наталья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

21 декабря 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Смотрите "Вопрос: В личную карточку были внесены данные о графике работы работника. Как исправить данную ошибку? Можно ли зачеркнуть запись, написать исправленному верить? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)".
*(2) Напомним, что личные карточки работников должны храниться в организации в течение 75 лет (п. 658 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558).