Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

 Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работодатель вправе установить в локальном нормативном акте организации порядок предоставления работниками сведений об изменении их паспортных данных, семейного положения, сведений о детях и адресе места жительства путем заполнения ими анкет, высылаемых работодателем. Незаполнение анкеты, как и неуказание тех или иных сведений в анкете, не может повлечь за собой негативные последствия для работника. Требование о представлении копий паспортов неправомерно. Снятие копий с представленных работниками паспортов и их передача между подразделениями организации возможны с согласия работников, если это предусмотрено утвержденным работодателем порядком обработки персональных данных. Уведомление Роскомнадзора не требуется.

Обоснование вывода:
Согласно статье 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются фамилия, имя, отчество работника и сведения о документах, удостоверяющих его личность. Обязанность указывать в нем сведения об адресах сторон договора, их семейном положении и наличии детей в законе отсутствует. Однако по усмотрению сторон трудовых отношений данные сведения могут быть внесены в трудовой договор. Сведения о паспортных данных, семейном положении и наличии детей, адресе работника (по паспорту и фактическом) указываются в личной карточке работника. Форма личной карточки работника утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (смотрите пункты 9-12)*(1).
Действующее трудовое законодательство не предусматривает обязанности работника предоставлять работодателю сведения об изменении указанных данных. В то же время такая обязанность установлена, например, пенсионным законодательством: работники обязаны предоставлять сведения работодателю и заполнять необходимые документы в случае изменения сведений, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете (ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"). Работник (застрахованное лицо) обязан предъявить работодателю (страхователю) документы, подтверждающие сведения о новом адресе, и заполнить соответствующие формы (абзацы второй и четвертый п. 2 ст. 9, п. 2 ст. 6 указанного Закона).
Поэтому в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов (например, в области пенсионного, налогового законодательства, законодательства о воинском учете, законодательства о социальном обеспечении и т.п.) работодатель может установить в локальном нормативном акте порядок обработки персональных данных, включающий в себя также способы сообщения работником об изменении тех сведений, которые необходимы работодателю для соблюдения законодательства, в том числе путем ежегодного заполнения анкет, переданных работодателем работнику, а также при обращении за выдачей документов, связанных с работой, в которых указываются соответствующие персональные данные. Порядок должен быть разработан с учетом общих требований при обработке персональных данных работника и гарантий их защиты, установленных ст. 86 ТК РФ; работник должен быть ознакомлен с ним под роспись (п. 8 части первой ст. 86 ТК РФ). Работодателю следует иметь в виду, что невыполнение этой обязанности не может повлечь для работника негативные последствия (например, его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности), поскольку такая обязанность не вытекает из требований трудового законодательства. Законодатель установил для работника только право требования об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных (часть первая ст. 89 ТК РФ), а обязанность по предоставлению актуальных данных на работника законом не возложена.
Поэтому мы полагаем, что установление описанного в вопросе порядка в локальном нормативном акте само по себе не решит проблему своевременного изменения работодателем сведений о персональных данных, содержащихся в документах, используемых в деятельности организации, поскольку для работников установление обязанности по заполнению анкет, по сути, будет являться установлением способа реализации ими своего права требования к работодателю об изменении неактуальных данных. Но такой документ, по нашему мнению, может помочь работодателю избежать претензии к нему со стороны работников или контролирующих органов при возникновении тех или иных негативных последствий использования неактуальных сведений при заполнении документов в целях предоставления их в различные государственные органы.
Относительно обязанности работника представлять скан-копию документов, содержащих его персональные данные, отметим следующее.
Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) персональные данные - это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), а обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Законодателем не установлено, в каких конкретно формах работодателю надлежит обрабатывать персональные данные работника. Полагаем, что работодатель при обработке персональных данных работника вправе снимать копии (в том числе электронные копии, скан-копии) с соответствующих документов, предоставляемых работником, только с согласия работника. Хранить и передавать такие копии необходимо с соблюдением требований законодательства об обработке первоначальных данных и установленного им самим порядка обработки персональных данных внутри организации. Соответственно, если установленный работодателем порядок предусматривает передачу скан-копий паспортов работников между подразделениями организации, а работники, передающие и принимающие данные копии, надлежащим образом уполномочены на обработку персональных данных, такая ситуация не противоречит трудовому законодательству. Однако обязать самого работника предоставлять вместе с оригиналами документов их скан-копии работодатель не вправе.
По общему правилу оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять обработку (ч. 1 ст. 22 Закона N 152-ФЗ). При этом оператор вправе не уведомлять Роскомнадзор о начале обработки персональных данных, если такая обработка осуществляется в соответствии с трудовым законодательством (п. 1 ч. 2 ст. 22 Закона N 152-ФЗ).
Учитывая, что в предыдущей редакции, действовавшей до 01.07.2011, Закон N 152-ФЗ позволял не направлять уведомление в Роскомнадзор при обработке персональных данных, относящихся к субъектам персональных данных, которых связывают с оператором трудовые отношения, однако Федеральным законом от 25.07.2011 N 261-ФЗ такая формулировка была изменена на текущую, а также исходя из того, что норма п. 1 ч. 2 ст. 22 Закона N 152-ФЗ является исключением из общего правила ч. 1 ст. 22 Закона N 152-ФЗ, мы полагаем, что ныне действующая норма п. 1 ч. 2 ст. 22 Закона N 152-ФЗ должна толковаться буквально и позволяет обрабатывать персональные данные без уведомления Роскомнадзора не в связи с наличием трудовых отношений как таковых, а только в случаях, предусмотренных трудовым законодательством.
Отметим при этом, что согласно ч. 1 ст. 5 ТК РФ трудовое законодательство состоит из ТК РФ, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права. Случаи обработки персональных данных, предусмотренные трудовым законодательством, поименованы в п. 1 ст. 86 ТК РФ, к ним относится в том числе обработка персональных данных работника в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов. Поэтому мы полагаем, что уведомление Роскомнадзора в рассматриваемой ситуации не требуется.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

10 февраля 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) С 1 января 2013 года на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" унифицированные формы не являются обязательными для использования в коммерческих организациях (письма Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, письмо Минтруда России от 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617). Эти организации вправе как пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно, так и продолжать использовать унифицированные формы.