Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

 Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Учет транспортных карт в порядке, установленном локальным актом учреждения в рамках сформированной им учетной политики, может осуществляться на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".
Сумма авансовых платежей на пополнение карт может учитываться на счете 2 206 22 000 "Расчеты по авансам по транспортным услугам" до "заправки" карт. При этом кассовые расходы формируются в бухгалтерском учете при оплате пополнения транспортных карт на очередной период, а фактические расходы могут быть отражены в учете только после использования права на проезд.
Операция по восстановлению транспортной карты за счет средств работника может рассматриваться в качестве компенсации затрат учреждения.

Обоснование вывода:
1. Прежде всего отметим, что материальным носителем электронного проездного документа (транспортной карты) является пластиковая карта с уникальным номером, предназначенная для многократного применения и находящаяся в собственности эмитента. В случае отказа от дальнейших поездок транспортная карта подлежит возврату в кассу выдачи абонементных билетов. Транспортная карта служит носителем информации о произведенных авансовых платежах в оплату получаемых услуг, не являясь при этом средством платежа.
В связи с этим у учреждения не возникает оснований для учета транспортных карт (как материальных носителей) в составе нефинансовых активов на балансовых счетах (п. 22 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н).
В то же время ценности, находящиеся у учреждения, но не закрепленные за ним на праве оперативного управления, учитываются на забалансовых счетах (п. 332 Инструкции N 157н).
В целях организации порядка использования транспортных карт, а также внутреннего контроля за осуществлением расходов на проезд в письме Минфина России от 12.10.2012 N 02-06-10/4243 рекомендовано организовать учет транспортных карт (их движение между ответственными лицами) на забалансовом счете в порядке, установленном локальным актом учреждения в рамках сформированной им учетной политики.
Указанным локальным актом учреждения согласно п. 332 Инструкции N 157н учреждение в целях организации управленческого учета транспортных карт вправе ввести дополнительный забалансовый счет либо предусмотреть их учет на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности". При этом учет транспортных карт может осуществляться в размере их залоговой стоимости (п. 337 Инструкции N 157н).
В целях организации движения транспортных карт между ответственными лицами на забалансовом счете могут быть открыты дополнительные аналитические счета:
- "Транспортные карты в кассе";
- "Транспортные карты у сотрудников".
Указанные положения учреждению необходимо закрепить в учетной политике.
Кроме того, в бухгалтерском учете учреждения следует отразить сумму "заправки" транспортной карты. С учетом рекомендаций специалистов Минфина России сумма авансовых платежей за оказание услуги должна отражаться на счете 0 206 22 000 "Расчеты по авансам по транспортным услугам". При этом необходимо учитывать следующее: если кассовые расходы формируются в бухгалтерском учете при оплате пополнения транспортных карт на очередной период, то фактические расходы могут быть отражены в учете только после использования права на проезд по окончании определенного периода.
Таким образом, у учреждения возникает необходимость учитывать сумму пополнения карты с момента оплаты до момента отнесения всей израсходованной суммы на финансовый результат (себестоимость) в течение оплаченного периода.
Учитывая изложенное, операции по приобретению транспортных карт и их использованию могут быть отражены в учете следующими бухгалтерскими записями:
1. Дебет 2 206 26 560 Кредит 2 201 11 610
- оплачена стоимость транспортных карт. Одновременно отражено увеличение по забалансовому счету 18 (КОСГУ 226);
2. Дебет 2 302 26 830 Кредит 2 206 26 660
- на основании акта приема-передачи (накладной) получены транспортные карты*(1). Одновременно отражено увеличение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Транспортные карты в кассе");
3. Дебет 2 109 00 226 (2 401 20 226) Кредит 2 302 26 730
- отражены расходы на приобретение транспортных карт*(1), одновременно отражено увеличение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Транспортные карты в кассе");
4. Дебет 2 206 22 560 Кредит 2 201 11 610
- перечислена по договору на оказание транспортных услуг сумма пополнения транспортных карт;
5. Увеличение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Транспортные карты у сотрудников),
Уменьшение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Транспортные карты в кассе")
- транспортные карты выданы сотрудникам;
6. Увеличение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Транспортные карты в кассе"),
Уменьшение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Транспортные карты у сотрудников")
- транспортные карты сданы сотрудниками в конце месяца для "заправки";
7. Дебет 2 109 00 222 (2 401 20 222) Кредит 2 302 22 730
- учтены затраты учреждения в части транспортных расходов по окончании отчетного периода*(2);
8. Дебет 2 302 22 830 Кредит 2 206 22 660
- зачтены обязательства по "заправке" транспортных карт в счет перечисленной ранее предварительной оплаты.
2. Если исходя из условий заключенного между учреждением и транспортной компанией договора восстановление транспортной карты при ее утере осуществляется за плату, расходы, связанные с восстановлением (получением дубликата) транспортной карты, являются обязательством учреждения.
При этом оплата обязательств бюджетного учреждения, возникающих на основании заключенных им договоров, может производиться:
- путем безналичного перечисления;
- через подотчетных лиц, действующих на основании доверенности.
Соответственно, в рассматриваемой ситуации после восстановления транспортной карты сотрудником учреждения за счет собственных средств в учете следует отразить обязательство учреждения по возмещению понесенных сотрудником расходов.
В то же время положениями ст. 238 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) закреплена обязанность работника возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимаются реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.
Отметим, что согласно ч. 4 ст. 248 ТК РФ работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. При этом возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю (ч. 6 ст. 248 ТК РФ).
Если работник признал вину и согласен добровольно возместить работодателю ущерб в размере расходов на восстановление транспортной карты, поступившие в таком случае от работника суммы могут рассматриваться в качестве компенсации затрат учреждения. В учете при этом следует отразить начисление соответствующего дохода.
Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает, в частности, отражение на счете 209 00 операций по признанию доходов в виде компенсации затрат, понесенных государством (муниципальным образованием) в результате нанесения ущерба, причиненного действиями работника (п.п. 220, 221 Инструкции N 157н).
Отметим, что согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее - Указания N 65н), доходы в виде компенсации затрат государственных (муниципальных) учреждений в составе доходов отражаются по статье 130 "Доходы от оказания платных услуг (работ)" КОСГУ.
С учетом изложенного отражение в учете факта утери карты, операций по ее восстановлению, а также обязательств по компенсации работником понесенных расходов могут быть отражены следующим образом:
1. Уменьшение по забалансовому счету 03 "Бланки строгой отчетности"
- на основании письменного объяснения работника по факту утери транспортной карты и акта о списании отражено выбытие транспортной карты с забалансового учета;
2. Дебет 2 109 00 226 (2 401 20 226) Кредит 2 208 26 660
- на основании авансового отчета с приложением оправдательных документов отражены расходы на восстановление транспортной карты (дубликата);
3. Увеличение по забалансовому счету 03 "Бланки строгой отчетности"
- по факту восстановления транспортной карты принят к учету дубликат;
4. Дебет 2 209 30 560 Кредит 2 401 10 130
- отражен ущерб, причиненный учреждению утерей транспортной карты;
5. Дебет 2 208 26 560 Кредит 2 209 30 660
- отражен зачет взаимных требований между работником и учреждением*(3).
В заключение отметим, что ни положениями Инструкции N 157н, ни положениями Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее - Инструкция N 174н), прямо не предусмотрен порядок отражения хозяйственных операций для рассматриваемой ситуации. Следовательно, бюджетное учреждение имеет право по согласованию с финансовым органом, на счете которого ему открыты лицевые счета (органом, осуществляющим в отношении бюджетного учреждения функции и полномочия учредителя), определить необходимую для отражения в бухгалтерском учете корреспонденцию счетов в части, не противоречащей Инструкции N 174н (п. 4 Инструкции N 174н).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Васильева Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

25 февраля 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) В случае, если учреждением оплачена именно залоговая стоимость транспортных карт, подлежащая возврату эмитентом в случае расторжения договора, бухгалтерские записи под N 2 и N 3 (за исключением операции, отражаемой по забалансовому счету) не производятся. Уплаченные суммы залоговой стоимости карт возвращаются на лицевой счет учреждения, при этом в учете отражаются следующие бухгалтерские записи:
1. Уменьшение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Транспортные карты в кассе")
- на основании акта приема-передачи (накладной) отражен возврат транспортных карт эмитенту;
2. Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 206 26 660
- отражен возврат транспортной организацией залоговой стоимости карт.
*(2) По общему правилу информацию об остатке денежных средств на транспортных картах можно получить в информационно-справочных центрах, в терминалах продажи и пополнения транспортных компаний. Также, по нашему мнению, учреждение может обратиться в транспортную компанию по вопросу подготовки подобной информации по картам, приобретенным учреждением.
*(3) Взаимные обязательства между сотрудником и учреждением могут быть погашены зачетом на основании ст. 410 ГК РФ.