Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В целях минимизации налоговых рисков организации в рассматриваемом случае необходимо иметь следующие документы для признания расходов на связь:
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, использующих сотовую связь в служебных целях;
- должностные инструкции указанных работников, в которых закреплена соответствующая обязанность;
- утвержденный руководителем лимит расходов на сотовую связь для каждого работника;
- соглашение об использовании личных телефонов работников в служебных целях;
- копии договоров на оказание услуг сотовой связи, заключенных работниками с операторами связи;
- детализированные счета операторов связи.

Обоснование вывода:
Согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся, в частности, расходы на оплату услуг связи. По общему правилу, как и все остальные расходы, такие затраты должны соответствовать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть экономически оправданы, документально подтверждены и направлены на получение доходов.
Обобщая рекомендации представителей уполномоченных органов, для признания затрат на оплату услуг сотовой связи в целях налогообложения прибыли налогоплательщику необходимо иметь:
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых обязанностей необходимо использовать сотовую связь.
Отдельным приказом также следует закрепить предельный размер расходов на связь в месяц на каждого работника в соответствии с занимаемой им должностью (письма УФНС России по г. Москве от 05.10.10 N 16-15/104055@, Минфина России от 13.10.2006 N 03-03-04/2/217).
Признание расходов на связь при отсутствии установленных лимитов, учитывая наличие указанного выше мнения официальных органов, по нашему мнению, может привести к налоговому спору. При этом в судебной практике есть положительные для налогоплательщика решения.
Например, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 27.10.2009 N А32-246/2008-12/27 судьи пришли к выводу об обоснованности затрат общества, понесенных в связи с оплатой услуг безлимитной телефонной связи, предоставленных директору общества. При этом было учтено, что в служебные обязанности директора входило ведение переговоров с партнерами, для чего и была предоставлена безлимитная сотовая связь. В качестве доказательства оправданности затрат организация представила распечатки к сводным страницам счетов с указанием даты, времени, продолжительности телефонного разговора, номера телефона и стоимости услуги, которые суд оценил как необходимые и достаточные доказательства экономической обоснованности и производственной направленности затрат общества, понесенных в связи с оплатой услуг безлимитной связи, предоставленных директору.
На наш взгляд, если организация не готова к судебным разбирательствам, то ей следует установить лимиты расходов на связь для сотрудников. Вместе с тем установление лимита на связь не освобождает организацию от необходимости контролировать производственную направленность разговоров, даже если работник и уложился в лимит.
Кроме того, по мнению финансового ведомства (письма Минфина России от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 13.10.2006 N 03-03-04/2/217), подтверждением экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи является необходимость для работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях.
- договор с оператором на оказание услуг связи;
- детализированные счета оператора связи.
По мнению Минфина России, для подтверждения расходов на услуги связи налогоплательщик должен представить детализированный счет оператора связи (письма Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15). Такая же точка зрения отражена и в письмах УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@, от 25.06.2010 N 16-15/066760.
Арбитражная практика по данному вопросу весьма противоречива. Имеются решения, в которых суды считают наличие детализированного счета необходимым условием для подтверждения экономической обоснованности расходов (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 10.06.2008 N А29-2210/2007, ФАС Уральского округа от 26.12.2005 N Ф09-2102/05-С2).
В ряде других решений, признавая отсутствие необходимости подтверждать производственную направленность телефонных переговоров детализированными счетами операторов связи, суды указывают на то, что налоговое законодательство не содержит требования об обязательности расшифровки произведенных переговоров для целей налогообложения (постановления ФАС Северо-Западного округа от 27.06.2007 N А42-5778/2006, ФАС Московского округа от 29.01.2010 N КА-А40/14759-09-2, от 24.02.2009 N КА-А40/12268-08, ФАС Поволжского округа от 23.05.2008 N А55-10554/07, ФАС Северо-Кавказского округа от 08.12.2010 N А25-325/2010, ФАС Центрального округа от 06.03.2009 N А35-4080/07-С8).
В случае, когда сим-карты и телефоны принадлежат сотрудникам организации, необходимо учитывать следующее.
Если организация оформит с работником соглашение об использовании его личного телефона (в т.ч. сим-карты) и будет компенсировать ему расходы на служебные разговоры, то сумму выплаченной компенсации она вправе учесть при расчете налога на прибыль. Данный вывод следует, в частности, из писем УФНС России по г. Москве от 18.06.2009 N 16-15/061735, от 20.09.2006 N 20-12/83834.2, от 09.02.2005 N 20-12/8153.
При этом чиновники требуют, чтобы у организации имелась копия договора об оказании услуг связи, заключенного между работником и оператором связи (письма УФНС России по г. Москве от 18.06.2009 N 16-15/061735, от 20.09.2006 N 20-12/83834.2). В ряде случае аналогичное мнение высказывают и судьи (смотрите, например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.11.2012 N А05-2358/2012). В указанном судебном решении арбитры посчитали необходимым также наличие приказов (распоряжений) руководителя организации в отношении возмещения расходов, связанных с использованием личных мобильных телефонов в служебных целях.
В свою очередь, в постановлении ФАС Московского округа от 21.07.2005 N КА-А41/6715-05 судьи пришли к выводу, что для признания расходов на сотовую связь возможно заключение договоров безвозмездного пользования мобильными телефонами. Однако в этом случае у организации возникает внереализационный доход на основании п. 8 ст. 250 НК РФ. Данный вывод был сделан в письме УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061156.
По мнению судей, налогоплательщик вправе учесть расходы на оплату телефонной связи независимо от наличия на балансе мобильного телефона (постановления ФАС Северо-Западного округа от 24.04.2007 N А56-33529/2006, Дальневосточного от 18.04.07 N Ф03-А59/07-2/380, ФАС Волго-Вятского округа от 02.02.2006 N А38-4091-12/222-2005). Таким образом, для признания расходов на связь, по сути, не имеет значения, используют ли работники личные телефоны или пользуются аппаратами, выданными организацией.
С учетом изложенного выше, в рассматриваемом случае для признания расходов на сотовую связь в целях минимизации налоговых рисков организации необходимо иметь следующие документы:
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым необходимо использовать сотовую связь;
- должностные инструкции указанных работников, в которых закреплена обязанность использовать сотовые телефоны в служебных целях;
- утвержденный руководителем лимит расходов на сотовую связь, установленный для каждого работника;
- соглашение об использовании личных телефонов работников в служебных целях;
- копию договора на оказание услуг сотовой связи между работниками и операторами связи;
- детализированные счета операторов связи.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП Завьялов Кирилл

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

29 февраля 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.