Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Выдача подотчетному лицу является единственной операцией по выбытию денежных документов из кассы на нужды учреждения. Передача денежных документов внутри учреждения по другим основаниям нормативными правовыми актами не предусмотрена. Учреждением может быть принято решение о выдаче маркированных конвертов под отчет материально ответственному лицу склада на срок, предусмотренный локальным документом.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 169 "Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета...", утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), маркированные конверты относятся к денежным документам и учитываются на балансовом счете 0 201 35 000 "Денежные документы".
Хранение денежных документов осуществляется в кассе учреждения (п. 170 Инструкции N 157н).
Однако отметим, что порядок хранения денежных документов, обеспечения мер по предотвращению их утраты или порчи, а также назначения лиц, ответственных за их хранение (сохранность), не являются предметом регулирования Инструкции N 157н. Не устанавливает такой порядок и Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций_" (далее - Указание N 3210-У).
Разумеется, при наличии возможности следует соблюдать требование п. 170 Инструкции N 157н и обеспечить хранение денежных документов в помещении кассы (сейфе), отвечающем требованиям сохранности этих документов наравне с сохранностью наличных денежных средств.
Количество (объем) денежных документов, приобретаемых учреждением, может быть достаточно большим, что делает затруднительной или невозможной организацию их хранения в помещении кассы. Кроме того, у учреждения может вовсе отсутствовать такое помещение.
Поэтому указанную выше норму следует рассматривать не столько как требование фактического хранения денежных документов именно в кассе, сколько, прежде всего, как необходимость обеспечения сохранности денежных документов, надлежащего учета их поступления и выдачи, отражения этих операций на соответствующих счетах бухгалтерского (бюджетного) учета.
Использование денежных документов осуществляется учреждениями через подотчетных лиц. При этом в учете расчеты с соответствующими сотрудниками отражаются с использованием счета 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" (п. 212 Инструкции N 157н). Согласно п. 50 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н, выдача подотчетному лицу является единственной операцией по выбытию денежных документов из кассы на нужды учреждения.
Однако ни Инструкция N 157н, ни Указание N 3210-У не устанавливают предельный объем выдачи денежных документов под отчет одному работнику. Ограничения не предусмотрены и в отношении продолжительности срока, на который эти документы выдаются.
Подобные вопросы, а также перечень лиц, которые имеют право на получение денежных документов под отчет, могут быть урегулированы локальным документом учреждения, в соответствии с положениями которого и будут приниматься решения о количестве выдаваемых под отчет денежных документов, о сроке, на который они выдаются, и порядке представления отчетных документов в каждом конкретном случае.
Такой локальный документ позволит учреждению разрешить, в том числе, вопрос о месте хранения большого объема конвертов, разграничить сферы материальной ответственности кассира и подотчетных лиц, получающих денежные документы.
С учетом изложенного, в рассматриваемой ситуации учреждением может быть принято решение о выдаче маркированных конвертов под отчет материально ответственному лицу склада на срок, предусмотренный локальным документом учреждения, исходя из потребности учреждения в конвертах (в среднем на день, на неделю).
Подчеркнем, что в таком случае в локальном документе должен быть зафиксирован порядок обеспечения условий безопасности, сохранности, эффективного использования указанных ценностей (оборудование складского помещения охранной (охранно-пожарной) сигнализацией, несгораемым шкафом, исправным огнетушителем и т.д.).

Рекомендуем также ознакомиться со следующим материалом:
- Энциклопедия решений. Учет в госучреждении денежных документов. Счет 201 35.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сапетина Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

12 мая 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.