Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Налоговый орган в связи с проведением комплексной выездной налоговой проверки имеет право истребовать у налогоплательщика документы, содержащие персональные данные его сотрудников (в том числе трудовые договоры и книги расчетов по оплате труда). Для представления по требованию налогового органа документов, содержащих персональные данные физических лиц, получать согласие субъектов этих персональных данных оператору не требуется.

Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). По сути, это любые сведения, с помощью которых можно определить (идентифицировать) субъекта персональных данных, что в полной мере согласуется с положениями ст. 2 Конвенции о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, заключенной государствами - членами Совета Европы 28.01.1981.
В соответствии с частью первой ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре обязательно указываются фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих его личность, его ИНН. Типовых бланков для книги учета расчетов по оплате труда не предусмотрено, такие книги ведутся в произвольной форме. Как правило, в них отражаются сведения о фамилиях, именах, отчествах работников и о получаемых ими от работодателей суммах доходов.
Таким образом, трудовые договоры и книги учета расчетов по оплате труда содержат персональные данные сотрудников.
Любые действия или операции с персональными данными считаются обработкой персональных данных (п. 3 ч. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). К таким действиям относятся: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных. Все эти действия могут совершаться с помощью средств автоматизации или без использования таковых.
Таким образом, представление по требованию налогового органа документов, содержащих персональные данные, является обработкой персональных данных.
Согласно ст. 6, ст. 9 Закона N 152-ФЗ по общему правилу обработка персональных данных допускается только с согласия субъектов персональных данных, за исключением случаев, перечисленных в п.п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ.
В частности, обработка персональных данных без согласия субъектов персональных данных допускается, если она необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором РФ или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ на оператора функций, полномочий и обязанностей (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ).
Таким образом, предоставление в налоговый орган (оператору - смотрите п. 2 ст. 3 Закона N 152-ФЗ) документов, содержащих персональные данные, не требует получения согласия субъекта персональных данных (сотрудников) в том случае, если такие данные предоставляются в соответствии с требованиями законодательства РФ.
Законодательство РФ о налогах и сборах состоит из НК РФ и принятых в соответствии с ним федеральных законов о налогах и сборах (п. 1 ст. 1 НК РФ).
Подпунктом 1 п. 1 ст. 31 и п. 1 ст. 93 НК РФ налоговому органу предоставлено право в ходе проведения выездной проверки требовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы*(1):
- служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов;
- подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов.
Этому праву корреспондирует установленная пп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ и п. 12 ст. 89 НК РФ обязанность налогоплательщиков в случаях и в порядке, которые предусмотрены НК РФ, представлять в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов.
При этом нормы НК РФ не содержат запрета на истребование в рамках проведения контрольных мероприятий (в том числе выездной проверки) документов, содержащих персональные данные физических лиц.
Соответственно, в рамках проведения выездной проверки документы, содержащие персональные данные физических лиц, могут предоставляться в налоговый орган без согласия этих физических лиц.
Обращаем Ваше внимание, что НК РФ не определяет конкретного перечня документов, которые могут быть истребованы в рамках выездной налоговой проверки у налогоплательщиков (налоговых агентов) с целью проверки правильности исчисления и уплаты ими тех или иных налогов.
Установлен только запрет на истребование у проверяемого лица документов, ранее представленных им в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок (п. 5 ст. 93 НК РФ).
Кроме того, косвенное ограничение на круг подлежащих истребованию документов содержится в п. 5 ст. 94 НК РФ, согласно которому не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.
Иными словами, критериев, позволяющих определить, какие именно документы (и в каких случаях) могут считаться необходимыми для проверки налогоплательщика, НК РФ не установлено, что предоставляет на практике налоговым органам возможность запрашивать документы, руководствуясь собственным усмотрением. Как поясняют специалисты Минфина России (письмо от 22.02.2012 N 03-02-08/16), перечень документов, которые налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы для целей налогового контроля, не является исчерпывающим. Вместе с тем, учитывая норму п. 12 ст. 89 НК РФ, налогоплательщик обязан представлять только документы, которые связаны с исчислением и уплатой определенного налога, правильность исчисления которого проверяется в ходе проверки. На это указывает и судебная практика (постановления ФАС Московского округа от 19.04.2010 N КА-А40/3488-10 по делу N А40-91995/09-107-571, Поволжского округа от 14.11.2006 N А57-26422/05-25).
В рассматриваемом случае налоговый орган требует представить трудовые договоры и книги учета расчетов по оплате труда. Данные документы, на наш взгляд, вполне можно считать документами, связанными с проверкой правильности исчисления и уплаты таких налогов, как налог на прибыль и НДФЛ.
Так, например, в целях исчисления налога на прибыль расходами на оплату труда признаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (ст. 255 НК РФ). Подпунктом 25 ст. 255 НК РФ определено, что к расходам на оплату труда относятся любые виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором.
Как видим, трудовой договор прямо назван в НК РФ в качестве документа, которым должны быть подтверждены расходы на оплату труда. Напомним, что в целях расчета налога на прибыль могут быть учтены только обоснованные и документально подтвержденные затраты. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными, в частности, в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Соответственно, отсутствие трудовых договоров (или отсутствие в этих договорах тех или иных условий, соблюдение которых необходимо для учета того или иного вида расходов на оплату труда) влечет невозможность принятия к налоговому учету расходов на оплату труда (заработная плата, премии и т.д.).
Таким образом, трудовые договоры являются документами, подтверждающими возможность учета расходов на оплату труда.
Что касается книг учета расчетов по уплате труда, то данные книги будут выступать документами, подтверждающими величину расходов на оплату труда, учтенных при расчете налога на прибыль.
В целях исчисления НДФЛ налоговая база определяется исходя из всех доходов налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды (п. 1 ст. 210 НК РФ). То есть данные, содержащиеся в книгах учета расчетов по уплате труда, служат прямым основанием для расчета НДФЛ при исполнении работодателем обязанностей налогового агента (ст. 226 НК РФ).
Таким образом, с учетом всего вышесказанного считаем, что в данном случае действия налогового органа по истребованию копий книг учета расчетов по оплате труда и трудовых договоров правомерны.
Отказ от представления таких документов или непредставление их в установленные сроки может быть признан налоговым правонарушением, влекущим ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ (п. 4 ст. 93 НК РФ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

26 мая 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ. В случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. В случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов (п. 2 ст. 93 НК РФ).