Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При оплате нефтепродуктов на автозаправочных станциях топливными картами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов, оприходование топлива может осуществляться на основании документов, выдаваемых водителям (ответственным лицам) при заправке транспортных средств.
Наиболее оправданным представляется организация учета топливных карт с использованием забалансового счета 03 "Бланки строгой отчетности".

Обоснование вывода:
1. Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) и п. 7 "Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета...", утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
По общему правилу операции по принятию к учету материальных запасов должны признаваться в учете по мере их поступления в госучреждение на основании документов, оформляемых поставщиками.
Топливная карта - техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на автозаправочных станциях (АЗС), представляющее собой носитель информации, подтверждающий право на получение определенного количества (объема) топлива в торговых точках (АЗС).
При оплате нефтепродуктов на автозаправочных станциях топливными картами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов, оприходование топлива может осуществляться на основании документов, выдаваемых водителям (ответственным лицам) при заправке транспортных средств.
В составе комплекта таких документов обязательно должны присутствовать чеки контрольно-кассовой техники, в которых может не указываться сумма продажи (покупки), но обязательно должны отражаться сведения о количестве отпущенных нефтепродуктов (смотрите, в частности, п.п. 1.7, 2.2, 35 "Технических требований..." (Приложение N 3), утвержденных решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (Протокол N 14 от 10 ноября 1994 г.); п. 2.7 Правил технической эксплуатации АЗС, утвержденных приказом Минэнерго России от 01.08.2001 N 229; письма УМНС России по г. Москве от 30.04.2004 N 29-12/29514, от 13.02.2004 N 29-12/9543).
Как правило, поставщик обобщает данные о нефтепродуктах, отпущенных по топливным картам на автозаправочных станциях, за определенный период времени и оформляет единую накладную (счет-фактуру, лимитно-заборную карту и т.д.). В то же время для водителей (ответственных лиц) в учреждении могут быть установлены более сжатые сроки для представления оправдательных документов, подтверждающих получение ими нефтепродуктов.
Такой порядок документооборота позволит оперативно отражать в учете госучреждения полную и достоверную информацию по поступлению топлива. При этом сводные документы, оформляемые поставщиками, могут использоваться для сверки показателей, ранее отраженных в бухгалтерском учете учреждения. В тех случаях, когда будут выявлены расхождения с данными сводных документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (материальных ценностей) (форма 0504220).
Списание всех видов топлива при эксплуатации автомобильного транспорта должно осуществляться исключительно на основании путевых листов, оформленных в установленном порядке*(1).
С учетом положений п.п. 23, 26, 80 Инструкции N 162н в бюджетном учете казенного учреждения в рассматриваемой ситуации могут быть сделаны следующие бухгалтерские записи:
1) Дебет КРБ 1 206 34 560 Кредит КРБ 1 304 05 340
- перечислен аванс поставщику топлива;
2) Дебет КРБ 1 105 33 340 Кредит КРБ 1 302 34 730
- на основании отчета водителя оприходовано топливо, отпущенное на АЗС;
3) Дебет КРБ 1 401 20 272 Кредит КРБ 1 105 33 440
- на основании путевых листов списано израсходованное топливо;
4) Дебет КРБ 1 302 34 830 Кредит КРБ 1 206 34 660
- произведен зачет ранее перечисленного поставщику аванса за топливо;
5) Дебет КРБ 1 302 34 830 Кредит КРБ 1 304 05 340
- по итогам периода, предусмотренного контрактом, произведен окончательный расчет с поставщиком топлива.
2. Из содержания п. 169 Инструкции N 157н, по сути, следует, что топливная карта может учитываться в составе денежных документов - в качестве стоимости денежного документа в данном случае может рассматриваться денежное выражение объема прав на получение нефтепродуктов, предоставляемого по данной карте. Однако специфика использования таких карт (в том числе и возможность их многоразового применения) делает их учет на счете 201 35 "Денежные документы" громоздким и неэффективным. Поэтому наиболее оправданным представляется организация их учета с использованием забалансового счета 03 "Бланки строгой отчетности". Подобный порядок организации учета топливных карт согласуется с мнением специалистов Минфина России (смотрите, например, письмо Минфина России от 12.10.2012 N 02-06-10/424).
Напомним, что перечень бланков, относимых к бланкам строгой отчетности, устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 337 Инструкции N 157н, письмо Минфина России от 27.11.2014 N 02-07-10/60399).
Учетной политикой госучреждения может быть предусмотрено требование об учете топливных карт по стоимости их приобретения (изготовления) (п. 337 Инструкции N 157н). Учет таких карт может быть организован в разрезе лиц, ответственных за их использование. При этом обособленно должны учитываться карты, хранящиеся в кассе учреждения. Кроме того, в качестве дополнительного аналитического показателя для учета топливных карт может быть предусмотрено денежное выражение объема прав на получение нефтепродуктов, предоставляемого по данной карте.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Учет в госучреждении операций при заправке автомобилей с использованием топливных пластиковых карт;
- Энциклопедия решений. Порядок списания в госучреждении топлива при заправке автомобилей с использованием топливных пластиковых карт;
- Энциклопедия решений. Госучреждение. Счет 03 "Бланки строгой отчетности".

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сапетина Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

1 июня 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Форма Путевого листа приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н не утверждена. Учреждение вправе применять прежние формы путевых листов (формы 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) либо разработать свою форму, которая должна содержать обязательные реквизиты, утвержденные Разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152.