Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
По строке "Выдать" расходного кассового ордера можно указывать "работники" или же оставлять эту строку незаполненной.

Обоснование позиции:
В силу п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У) выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по следующим документам:
- расходным кассовым ордерам (унифицированная форма N КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, далее - РКО);
- расчетно-платежным ведомостям (унифицированная форма N Т-49 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1);
- платежным ведомостям (унифицированная форма N Т-53 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Специальный порядок, предусмотренный для выдачи заработной платы, прописан в пп. 6.5 п. 6 Указаний N 3210-У и заключается в следующем.
Согласно пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У предназначенная для выплаты заработной платы сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).
Кассир подготавливает подлежащую выдаче работнику сумму наличных денег и передает ему расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) для подписания. Затем кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы работник мог наблюдать за действиями кассира, и выдает ему наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). В свою очередь, работник пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.
На основании абзаца 4 пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У на фактически выданные по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) суммы наличных денег оформляется РКО 0310002.
Указаниями по заполнению по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) предусмотрено, что в конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.
В свою очередь, Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций (утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, далее - Указания N 88) определено, что в РКО по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Итак, указанными нормативными актами предусмотрено, что РКО составляется уже по окончании (по факту) выдачи заработной платы, а в платежной ведомости указываются его номер, дата, а также фактически выданная работникам сумма, которая соответствует сумме, указанной в РКО. Причем порядок заполнения строк РКО "Основание" и "Приложение" (прилагаемым документом в нашем случае как раз и будет платежная ведомость) можно считать определенным. Чего нельзя сказать в отношении заполнения строки "Выдать" РКО (кстати, также как и строки "Получил") в случае выдачи заработной платы по платежной ведомости.
С одной стороны, строка "Выдать" предполагает указание в ней фамилии, имени, отчества. С другой стороны, из пп.пп. 6.1, 6.2 п. 6 Указания N 3210-У следует, что указание в строке "Выдать" ФИО получателя происходит в ситуации выдачи кассиром наличных денег после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, в ситуации общего порядка выдачи наличных денег из кассы (а не в случае выдачи заработной платы по платежной ведомости, порядок которой прописан в пп. 6.5 п. 6 Указаний N 3210-У). Такой "обычный" РКО заполняется до выдачи денег указанному в нем лицу, в то время как РКО, "закрывающий" расчетно-платежную ведомость, составляется после их выдачи.
Получается, что порядок заполнения строки "Выдать" РКО в анализируемом случае ни Указания N 3210-У, ни Указания N 88 не регламентируют.
К моменту выдачи заработной платы по платежной ведомости денежные средства уже получены работниками, о чем свидетельствуют их подписи в форме N Т-53 (или N Т-49). Причем, поскольку заработная плата выдается в срок не более пяти рабочих дней, деньги могли быть ими получены и в предыдущие дни (а не на момент "закрытия" ведомости). В этой связи указание в строке "Выдать" ФИО кассира не соответствует сути происходящего - полной суммы, выданной по ведомости, в этот момент кассир не получает. Поэтому указание его данных в строке "Выдать" мы полагаем некорректным (так же, как и подписи в строке "Получил" и паспортных данных в строке "По ..."). На наш взгляд, универсальный порядок заполнения РКО в таком случае может не применяться.
На практике встречаются разные варианты заполнения строки "Выдать" (например, "выдача заработной платы через ... (указываются ФИО кассира)", или же просто указываются ФИО кассира). На наш взгляд, такой способ оформления РКО в какой-то степени похож на выдачу заработной платы через раздатчика (или через подотчетное лицо), что Указаниями N 3210-У не предусмотрено. К тому же деньги будут оформлены как полученные конкретным лицом, в то время как они уже были выданы работникам (возможно, что и в течение дней выдачи заработной платы, предшествовавших закрытию ведомости).
Встречается также вариант указания в строке "Выдать" слова "работники". Некоторые эксперты не считают необходимым вообще заполнять строку "Выдать" РКО в ситуациях, аналогичных Вашей (смотрите материал: Кассовые документы: оформляем правильно (В.Б. Гуккаев, "Консультант бухгалтера", N 3, март 2010 г.)). Учитывая, что ни один из применяемых на практике вариантов нормативными актами не регламентирован, возможно, этот способ, а также способ с указанием слова "работники" будет предпочтителен, поскольку заполнение в строке "Выдать" ФИО конкретного получателя предполагает получение им всей суммы выданных денег в день составления РКО, а этого в данном случае не происходит.
Поскольку РКО составляется по окончании выдачи заработной платы на всю сумму выданных денежных средств, мы придерживаемся позиции, что по строке "Выдать" можно указывать "работники" или же оставлять эту строку не заполненной. Соответственно, по строке "Основание" будет указано "Заработная плата за период с... по ...", а в строке "Приложение" - реквизиты платежной ведомости (номер документа, дата его составления), по которой производилась выдача заработной платы.
По вопросам разъяснения порядка ведения расчетных и кассовых операций в Российской Федерации следует обращаться в Банк России. Поскольку разъяснениями Банка России применительно к рассматриваемой ситуации мы не располагаем, полагаем такое обращение целесообразным. Примером ответа на подобный запрос служит письмо Банка России от 16.10.2015 N 29-1-1-ОЭ/4065 "Об оформлении расходного кассового ордера 0310002 на сумму инкассируемых наличных денег".

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП Завьялов Кирилл

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП Мельникова Елена

29 июля 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.