Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Обязанность по организации хранения и, соответственно, последующей передачи в архив (проведению экспертизы по уничтожению) документов бухгалтерского учета госучреждения лежит на руководителе субъекта учета. На центры бухгалтерского учета, осуществляющие оказание услуг по ведению бухгалтерского учета в интересах субъектов учета, такая обязанность относительно обслуживаемых центрами учреждений законодательно не возложена. Соответственно, отдельные положения по организации хранения необходимой при ведении учета и составлении бухгалтерской отчетности документации могут быть включены в договоры (соглашения) на ведение бухгалтерского учета такими центрами. В частности, соглашением может быть предусмотрена и указанная в вопросе схема обмена документами между центром бухгалтерского учета и руководителями субъектов обслуживаемых центрами учреждений.

Обоснование вывода:
Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ).
Учитывая положения ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ и п. 5 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), руководители госучреждений могут:
1) возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо;
2) заключить договор (соглашение) об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета с другим учреждением, организацией (централизованной бухгалтерией).
При этом создание централизованных бухгалтерий, в том числе создание единых централизованных информационных систем учета и отчетности в организациях госсектора публично-правового образования, является важной составляющей деятельности по оптимизации расходов бюджета (смотрите, в частности, Раздел III Рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 01.12.2014 N 06-03-05/61507).
Пунктом 14 Инструкции N 157н прямо предусмотрено, что ответственность за организацию хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель субъекта учета.
По смыслу указанных выше положений Инструкции N 157н и Закона N 402-ФЗ выходит, что организация ведения бухгалтерского учета и организация хранения документов бухгалтерского учета - это два разных направления ответственности руководителя госучреждения.
Однако ведение бухгалтерского учета и составление отчетности невозможно без наличия в распоряжении субъекта, на которого возложены данные полномочия, первичной учетной документации. Соответственно, руководитель учреждения одновременно с передачей обязанности по ведению бухгалтерского учета центру бухгалтерской отчетности может передать и полномочия по хранению (хотя бы временному) документов бухгалтерского учета такому центру. В противном случае, если договор (соглашение) об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета не будет содержать подобных положений, то всю ответственность за осуществление хранения документов бухгалтерского учета будет нести именно руководитель субъекта учета *(1).
В настоящее время для организации хранения бухгалтерских документов, в том числе первичных учетных документов, регистров бухучета, подготовленных в электронном виде, подписанных электронной подписью, применяются (смотрите Информацию Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015):
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 (в части, не противоречащей актам, изданным позднее);
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах госвласти, местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, далее - Правила N 526.
Документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд (п. 2.1 Правил N 526).
Пунктом 2.3 Правил N 526 установлено, что часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда РФ, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.
Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в п.п. 4.6-4.13 Правил N 526, который предусматривает, в частности, ежегодную экспертизу ценности документов, осуществляемую экспертной комиссией организации.
Законодательство не содержит указаний на обязанность обеспечения хранения и последующей передачи в архив (проведению экспертизы по уничтожению) документов заказчиков услуг центрами бухгалтерского учета. Тем более что такие центры не являются структурными подразделениями обслуживаемых учреждений.
Подытожив изложенное, можно прийти к следующему выводу. Обязанность по организации хранения документов бухгалтерского учета госучреждения лежит на руководителе субъекта учета. На центры бухгалтерского учета, осуществляющие оказание услуг по ведению бухгалтерского учета в интересах субъектов учета, такая обязанность относительно обслуживаемых центрами учреждений законодательно не возложена. Соответственно, отдельные положения по организации хранения необходимой при ведении учета и составлении бухгалтерской отчетности документации могут быть включены в договоры (соглашения) на ведение бухгалтерского учета такими центрами. В частности, соглашением может быть предусмотрена и указанная в вопросе схема обмена документами между центром бухгалтерского учета и руководителями субъектов обслуживаемых центрами учреждений.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Организация бухгалтерского учета в госучреждении;
- Энциклопедия решений. Хранение в госучреждении первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сульдяйкина Валентина

Ответ прошел контроль качества

4 августа 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

------------------------------------------------------------------------
*(1) Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Однако административная ответственность, предусмотренная ст. 15.11 КоАП РФ, не может быть применена к лицам, которым руководитель субъекта учета не передал полномочия по хранению документов (смотрите, к примеру, постановление Уссурийского гарнизонного военного суда Приморского края от 09.09.2014).