Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
1. При добровольном возмещении ущерба удержание не производится. Работник сам вносит сумму возмещения в кассу или на расчетный счет организации.
2. Подтверждением добровольного возмещения ущерба с рассрочкой является письменное обязательство работника. Если вся сумма погашается сразу, то достаточно самого факта внесения денег в кассу или на расчетный счет организации.
3. При добровольном возмещении ущерба его сумма определяется по соглашению между работодателем и работником.
4. Возмещение ущерба работником отражается в бухгалтерском учете по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 73.

Обоснование вывода:

Правовое регулирование

Порядок взыскания причиненного работником ущерба предусмотрен ст. 248 ТК РФ. Ущерб может быть возмещен в принудительном порядке или добровольно.
Если сумма причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка, ее взыскание с виновного работника производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. В остальных случаях принудительное взыскание суммы ущерба осуществляется в судебном порядке.
В рассматриваемой ситуации работник согласен добровольно возместить причиненный ущерб в полной сумме. Этот вариант предусмотрен частью четвертой ст. 248 ТК РФ. Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. Никаких ограничений по сумме, периодичности, сроку добровольного возмещения налоговое законодательство не содержит. Это значит, что стороны сами должны договориться о порядке рассрочки. Отсутствие письменного обязательства работника означает, что соглашение о добровольном погашении ущерба с рассрочкой не достигнуто. В этой ситуации у работодателя есть только одна возможность - принудительное взыскание через суд.
Если же работник согласен добровольно погасить ущерб полностью (без рассрочки), то подтверждением этого, на наш взгляд, будет фактическое внесение им суммы возмещения в кассу или на расчетный счет организации.
Добровольный порядок возмещения ущерба не предполагает никаких удержаний. Поэтому работодатель не имеет права удерживать из заработной платы работника какие-либо суммы в счет погашения ущерба, который возмещается в добровольном порядке. Суммы погашения задолженности вносятся работником самостоятельно в кассу работодателя или перечисляются на его расчетный счет. Если же хоть одно "удержание" произведено, то фактически это означает, что работодатель "задержал" часть причитающихся работнику денежных сумм и должен выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсацией) по ст. 236 ТК РФ. Если же работник, вопреки данному обязательству, не возвращает сумму ущерба, то работодатель, согласно части четвертой ст. 248 ТК РФ, должен обращаться в суд за взысканием непогашенной задолженности.
Следует учитывать, что работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (ст. 240 ТК РФ). Кроме того, ст. 248 ТК РФ предусматривает, что добровольное возмещение ущерба работником может быть частичным по согласию сторон. Это означает, что в рассматриваемой ситуации, в каком бы размере ни была установлена сумма ущерба, сумма добровольного возмещения может быть меньше этой величины по соглашению сторон.

Определение суммы ущерба

Согласно части первой ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб; неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат. Под прямым действительным ущербом понимаются реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества, а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества (часть вторая ст. 238 ТК РФ). Следовательно, с работника может быть взыскана, например, стоимость сырья и материалов, затраченных на изготовление бракованного изделия, но не денежная сумма, которую работодатель рассчитывал выручить от реализации готового изделия.
В соответствии с частью первой ст. 247 ТК РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретным работником работодатель обязан провести проверку в целях установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения.
Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества (часть первая ст. 246 ТК РФ). Это означает, что стоимость испорченных материалов по данным бухгалтерского учета является лишь нижней границей размера ущерба, который работодатель вправе взыскать с виновного работника. Фактически же сумма ущерба должна определяться по рыночным ценам.
Трудовое законодательство не устанавливает, как определять рыночную стоимость утраченного имущества. Поэтому, на наш взгляд, такая стоимость может быть определена по данным средств массовой информации (Интернет, газеты, рекламные каталоги), органов статистики, организаций-изготовителей.
Таким образом, рыночную цену утраченного имущества работодатель должен определить самостоятельно. Именно на работодателя возлагается обязанность по доказыванию размера рыночной стоимости. При этом необходимость такого доказывания может возникнуть только в случае возникновения судебного спора между работником и работодателем.

Налоговый учет

То обстоятельство, что виновный в причинении ущерба организации работник не привлечен к материальной ответственности либо ущерб взыскан с него лишь частично, по нашему мнению, не может являться основанием для доначисления работодателю налогов и привлечения его к налоговой ответственности (смотрите, например, решение Арбитражного суда Рязанской области от 20.11.2006 N А54-4330\2006). Более того, положения ст. 40 НК РФ, позволяющие налоговому органу при определенных обстоятельствах проверять правильность применения цен по сделкам, не предусматривают права налогового органа проверять правильность определения размера ущерба, подлежащего взысканию. Следовательно, в рассматриваемой ситуации у налогового органа нет оснований проверять правильность определения рыночной цены, используемой работодателем при определении суммы ущерба. Поэтому даже при занижении рыночной цены утраченного имущества риска отрицательных налоговых последствий у организации нет.
Согласно ст. 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком, а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, - убытки, понесенные им.
Согласно пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены.
Если же лицо, виновное в причинении ущерба, установлено, то суммы понесенных организацией убытков при налогообложении не учитываются. Но в таком случае не должны учитываться при налогообложении и суммы, возмещенные виновником. Однако суммы, взысканные с виновного лица в счет возмещения ущерба, включаются в состав внереализационных доходов на основании п. 3 ст. 250 НК РФ на дату признания виновным лицом или дату вступления в законную силу решения суда (пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ). Поэтому в своих письмах Минфин России разъясняет, что на основании пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ на дату признания виновным лицом или дату вступления в законную силу решения суда налогоплательщик вправе отразить в составе внереализационных расходы, связанные с приобретением утраченных ценностей (письма Минфина России от 20.07.2009 N 03-03-06/1/480, от 17.04.2007 N 03-03-06/1/245, от 29.03.2007 N 03-03-06/1/185). Однако, несмотря на "разрешение" Минфина России, такой подход к учету расходов в сумме стоимости утраченных ТМЦ может вызвать разногласия с налоговыми органами.

Отражение в бухгалтерском учете

В общем случае для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей предназначен счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
По недостающим или полностью испорченным товарно-материальным ценностям по дебету счета 94 и кредиту счетов учета ценностей отражается их фактическая себестоимость. Соответственно, при утрате материалов списание производится с кредита счета 10 на сумму себестоимости утраченных материалов.
Из пп. "б" п. 3 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" следует, что в дальнейшем суммы, учтенные на счете 94, списываются в зависимости от источников возмещения.
При списании за счет виновных лиц, если они выявлены, делается проводка:
Дебет 73, субсчет "Расчеты по возмещению ущерба" Кредит 94.
В рассматриваемой ситуации работник возмещает причиненный ущерб добровольно, что отражается в учете проводками (по мере погашения задолженности):
Дебет 50 (51) Кредит 73
- работник внес сумму возмещения ущерба в кассу (на расчетный счет).
Если работник по соглашению с работодателем погашает ущерб в сумме меньшей, чем себестоимость утраченных материалов, то на дату достижения соглашения о возмещении недостающая сумма списывается в качестве прочих расходов в дебет счета 91:
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 94
- списаны потери от порчи материальных ценностей, не возмещаемые работником.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Покровская Екатерина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Волкова Юлия

30 ноября 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.