Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
В соответствии с п. 2 Порядка санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета, утвержденного приказом Минфина России от 01.09.2008 N 87н, для оплаты денежных обязательств получатели средств федерального бюджета, администраторы источников финансирования дефицита федерального бюджета представляют в Федеральное казначейство или орган Федерального казначейства по месту их обслуживания Заявку на кассовый расход (код по КФД 0531801) или Заявку на получение наличных денег (код по КФД 0531802) в порядке, установленном в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
При наличии электронного документооборота между получателем средств федерального бюджета, администратором источников финансирования дефицита федерального бюджета и Федеральным казначейством или органом Федерального казначейства Заявки представляются в электронном виде с применением электронной цифровой подписи.
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (часть 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", далее - Закон N 63-ФЗ).
Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до даты признания утратившим силу Федерального закона от 10 января 2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (до 1 июля 2012 года), признается электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью (часть 2 ст. 19 Закона N 63-ФЗ).
Согласно Государственному стандарту РФ "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (ГОСТ Р 51141-98), утвержденному постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28 (далее - ГОСТ Р 51141-98), подлинником (официального) документа является первый или единичный экземпляр официального документа, а копией официального документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Таким образом, подлинник документа (в том числе Заявки на кассовый расход и Заявки на получение наличных денег) должен формироваться в единственном экземпляре либо на бумажном носителе, либо в электронном виде.
В рассматриваемой ситуации Заявки на кассовый расход и Заявки на получение наличных денег, направляемые в орган Федерального казначейства, формируются в электронном виде и подписываются электронной подписью уполномоченных лиц учреждения. При соблюдении условий, установленных действующим законодательством, такие документы могут быть признаны равнозначными документам, сформированным на бумажном носителе и подписанным собственноручной подписью.
В соответствии с положениями Закона N 129-ФЗ их хранение возможно в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом хранение на машинных носителях информации следует осуществлять с применением электронной подписи.
При необходимости в соответствии с порядком, установленным руководителем учреждения, могут формироваться копии Заявок на кассовый расход и Заявок на получение наличных денег на бумажных носителях. При этом порядок оформления копий, а также возможность их хранения вместе с выписками из лицевого счета следует закрепить в учетной политике.
При разработке такого порядка учреждению следует учесть положения п.п. 2.1.29, 2.1.30 ГОСТа Р 51141-98, согласно которому:
- копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
- заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
По мнению специалистов финансового ведомства, изготовление копии электронного документа на бумажном носителе может осуществляться посредством распечатки и заверения не менее чем одной подписью ответственного сотрудника и печатью организации, изготовившей копию электронного документа на бумажном носителе, с проставлением отметки "Копия электронного документа" (смотрите письмо Минфина России от 25.09.2009 N 02-06-00/4581).
В то же время, если копии электронных Заявок на кассовый расход и Заявок на получение наличных денег, равнозначных документам на бумажных носителях, будут использоваться исключительно в целях оптимизации учетных и организационных процедур внутри организации, то они могут заверяться в порядке, отличном от рекомендуемого специалистами Минфина России (или не заверяться вовсе). Главное, чтобы конкретный порядок создания и хранения подобных копий был установлен локальным правовым актом организации.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Пименов Владимир

5 декабря 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.