Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Передача и возврат разменного фонда из основной кассы учреждения в операционную кассу, которые находятся по одному адресу и время работы которых совпадает, отражаются с применением счета 201 34.
Передача и возврат разменного фонда из основной кассы учреждения в операционную кассу, находящихся по разным адресам или время работы которых не совпадает, может отражаться в учете с применением счета 208 91.

Обоснование вывода:
Документооборот и оформление операций, осуществляемых с применением контрольно-кассовой техники, регламентируются типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104 (далее - Типовые правила).
В свою очередь, документооборот центральной (основной) кассы, под которой подразумевается вся сумма наличных денежных средств учреждения, регулируется Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У).
В соответствии с абзацем вторым п. 4 Указания N 3210-У при наличии у юридического лица нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира (далее - старший кассир).
Пунктом 3.8 Типовых правил предусмотрено, что перед началом работы на кассовой машине кассир получает у директора (заведующего) предприятия, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы, в том числе и разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями.
Согласно п. 4.5 Указания N 3210-У при наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.
Обратите внимание, что согласно п. 4.7 Типовых правил кассир не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы) (смотрите также постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 29.04.2011 N 10АП-2576/11). Данная норма указывает на то, что разменный фонд выдается ежедневно, то есть оставлять в ККМ какой-либо остаток не допускается. Соответственно, остаток денежных средств в ККМ на конец дня должен быть равен нулю (смотрите также письмо УФНС России по Санкт-Петербургу от 20.12.2005 N 04-07/27365@).
Таким образом, передача разменного фонда из основной кассы в операционную и обратно должна осуществляться, соответственно, в начале и в конце смены.
При этом важно отметить, что денежные средства, выданные кассиру в начале смены из кассы учреждения, остаются наличными денежными средствами, числящимися на счете 201 34 "Касса" учреждения. Меняется только место хранения таких средств.
Соответственно, в момент передачи кассиру денег разменного фонда в бухгалтерском учете может быть оформлена запись:
1. Дебет 0 201 34 000 "Операционная касса" Кредит 0 201 34 000 "Основная касса"
- переданы денежные средства в качестве разменного фонда, одновременно отражается увеличение по забалансовым счетам 17 (код КОСГУ 510) и 18 (код КОСГУ 610).
2. Дебет 0 201 34 000 "Основная касса" Кредит 0 201 34 000 "Операционная касса"
- возвращены денежные средства разменного фонда, одновременно отражается увеличение по забалансовым счетам 17 (код КОСГУ 510) и 18 (код КОСГУ 610).
Приведенная схема проводок по передаче и возврату разменного фонда применима в ситуациях, когда основная касса и операционные кассы находятся по одному адресу и время их работы совпадает.
Вместе с тем порядок действий в ситуации, когда в силу удаленности операционной кассы или расхождения во времени ее работы с главной кассой ежедневная выдача размена невозможна, не определен. Полагаем, что в таких случаях денежные средства для разменного фонда могут быть выданы в подотчет кассирам операционных касс.
В этом случае записи могут быть следующими*(1):
1. Дебет 0 208 91 000 Кредит 0 201 34 000 "Основная касса"
- выданы в подотчет денежные средства в качестве разменного фонда, одновременно отражается увеличение по забалансовому счету 18 (код КОСГУ 610);
2. Дебет 0 201 34 000 "Операционная касса" Кредит 0 208 91 000 
- денежные средства в качестве разменного фонда получены в операционную кассу, одновременно отражается увеличение по забалансовому счету 17 (код КОСГУ 510);
3. Дебет 0 208 91 000 Кредит 0 201 34 000 "Операционная касса"
- денежные средства разменного фонда выданы из операционной кассы для возврата в основную кассу, одновременно отражается увеличение по забалансовому счету 18 (код КОСГУ 610);
4. Дебет 0 201 34 000 "Основная касса" Кредит 0 208 91 000 
- денежные средства разменного фонда возвращены в основную кассу, одновременно отражается увеличение по забалансовому счету 17 (код КОСГУ 510).
Напомним, что записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (п.п. 5, 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У)).
То есть операции по выдаче (и возврату) денежных средств (в том числе разменной монеты и купюр) необходимо оформлять с использованием унифицированных форм первичной учетной документации (смотрите также письмо УФНС России по Санкт-Петербургу от 20.12.2005 N 04-07/27365@).
Неотражение организацией выдачи разменного фонда в кассовой книге является нарушением порядка ведения кассовых операций (смотрите постановления ФАС Северо-Западного округа от 26.06.2007 N А56-7698/2007, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.08.2011 N 13АП-11809/11, от 05.07.2011 N 13АП-8422/11, от 16.07.2009 N 13АП-7408/2009).
Так, Первый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 16.03.2010 N 01АП-843/2010 признал правомерным привлечение организации к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ в ситуации, когда получение и выдача названной суммы из кассы организации в качестве разменного фонда приходными и расходными кассовыми ордерами не оформлялись. Смотрите также решение Ленинградского областного суда от 28.08.2012 N 7-497/2012.
Отметим, что на возврат размена и на возврат выручки лучше составлять разные приходные кассовые ордера. Это будет служить доказательством того, что лишняя сумма в кассе не выручка, а именно размен (смотрите также постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.01.2008 N Ф04-61/2008(443-А70-43)).
При этом данные о полученных в начале дня разменных монетах и купюрах в журнал кассира-операциониста (форма КМ-4 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132)) не включаются. Данный журнал предназначен только для учета операций по приходу и расходу наличных денег по каждой контрольно-кассовой машине, то есть в журнал КМ-4 кассиром-операционистом вносятся данные только о выручке. Если же в приходно-кассовых ордерах будет указываться общая сумма, сдаваемая в конце дня (включая средства разменного фонда), то организацию могут обвинить в неоприходовании выручки (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 02.08.2007 N 34-25/073412).
По вопросу возможности выдачи разменной денежной наличности кассирам-операционистам на длительный срок (более чем один рабочий день) отметим, что действующие в настоящее время нормативно-правовые акты не дают прямого ответа на данный вопрос. Из письма УФНС России по г. Москве от 18.06.2008 N 22-12/057947, представляющего собой ответ на аналогичный вопрос налогоплательщика, можно сделать вывод, что специалисты налоговой службы не видят такой возможности. Однако и в данном письме прямого ответа на вопрос не содержится. При этом отметим, что в соответствии с ранее действовавшим Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Банком России 22.09.1993 N 40 (документ утратил силу с 1 января 2012 года), каждая организация вела только одну кассовую книгу без отдельных разделов для обособленных подразделений, а помещение кассы должно было быть специальным образом оборудовано (что зачастую не могло быть выполнено в условиях торговой точки), вследствие чего формально выдача разменной монеты и купюр кассирам обособленных подразделений и их возврат в кассу головного подразделения должны были производиться ежедневно.
При этом арбитражные суды, как правило, принимают сторону организаций в спорах с налоговыми органами по данному вопросу (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2010 N Ф07-1021/2010 по делу N А56-24004/2009, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.02.2012 N 13АП-23622/11, Восьмого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2011 N 08АП-1571/11). В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.10.2011 N 09АП-25372/11 отмечено, что факт передачи разменных денежных средств кассиру подтверждается приказом, расходным кассовым ордером, вкладным листом кассовой книги.
Кроме того, отметим, что согласно п. 6.3 Указания N 3210-У в общем случае выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, производится по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме денежных средств и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. При этом подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который денежные средства выданы под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Отметим, что в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 27.10.2009 N А56-12330/2009, ФАС Западно-Сибирского округа от 12.02.2008 N Ф04-881/2008(462-А70-43) приняты решения в пользу налогоплательщиков в ситуациях, в которых денежные средства в качестве разменного фонда выданы кассиру в подотчет.
Однако полученные в подотчет денежные средства являются задолженностью физического лица (работника организации) перед организацией (смотрите также постановление ФАС Уральского округа от 20.05.2010 N Ф09-3619/10-С2 по делу N А07-13814/2009).
То есть прямых оснований для нахождения подотчетных средств в операционной кассе (в качестве разменного фонда), на наш взгляд, не имеется. В то же время, как было отмечено выше, считаем, что денежные средства могут выдаваться в подотчет, но только для передачи их в кассу торговой точки. При этом в общем случае получение денежных средств в центральной кассе и передача их в операционную кассу оформляются, соответственно, расходным и приходным кассовыми ордерами.
С учетом изложенного мы полагаем, что старшему кассиру следует выдавать денежные средства из центральной кассы кассирам для размена. При выдаче указанных средств перед началом работы выписывается РКО (форма 0310002) на сумму размена. Выданную сумму записывают в кассовую книгу (форма 0504514) и в книгу учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005). В журнале кассира (форма КМ-4) фиксировать сумму размена не надо. После окончания рабочего дня кассир сдает старшему кассиру отдельно от выручки наличную сумму, равную сумме полученного размена, по ПКО (форма 0310001). Старший кассир затем отражает возврат размена в книге учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005) и в кассовой книге (форма 0504514).

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Денежные средства в кассе. Счет 201 34 (для госсектора);
- Энциклопедия решений. Порядок учета на забалансовых счетах 17 и 18 в целях формирования бюджетной отчетности.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

18 ноября 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Положения п. 5 Инструкции по применению Плана счетов автономных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н, позволяют определять необходимую для отражения в бухгалтерском учете корреспонденцию счетов в части, не противоречащей Инструкции N 183н, по согласованию с финансовым органом публично-правового образования, на базе имущества которого создано автономное учреждение, и (или) с органом, осуществляющим в отношении автономного учреждения функции и полномочия учредителя.