Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В настоящее время существует единственный механизм выдачи наличных денежных средств через материально ответственное лицо - раздатчика путем оформления ведомости на выдачу, которую МОЛ в установленный срок (не более чем в течение трех дней) возвращает в кассу. В Вашей ситуации оформление такой ведомости в ограниченный срок не представляется возможным, поскольку, в частности, привлеченное для участия в мероприятии лицо живет в другом городе. Соответственно, детальный механизм выдачи денежных средств тренеру, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, для последующего возмещения данным сотрудником расходов, понесенных в интересах иных лиц - участников мероприятия, необходимо согласовать с органом, осуществляющим в отношении Вашего учреждения функции и полномочия учредителя, и закрепить в учетной политике.
Возможность исполнения возложенных на сотрудника обязательств через третье лицо прямо предусмотрена п. 1 ст. 313 ГК РФ при условии, что из закона, условий обязательства или его существа не следует обязанность должника исполнить его лично.
Документами, подтверждающими возложение исполнения обязательства на третье лицо, в рассматриваемом случае могут служить:
- договор поручения;
- доверенность в простой письменной форме (п. 1 ст. 185 ГК РФ), датированная более ранней датой, чем дата совершенного платежа;
- расписка в произвольной форме на передачу денежных средств для оплаты (приобретения) проездных документов;
- документы, подтверждающие внесение доверенным лицом полученных денежных средств на "карточный" счет (например справка, оформленная в кредитной организации).

Обоснование вывода:
В целях обеспечения единства основных требований к организации спортивной подготовки письмом Минспорта России от 12.05.2014 N ВМ-04-10/2554 были доведены Методические рекомендации по организации спортивной подготовки в Российской Федерации (далее - Методические рекомендации).
Подпунктом 3.3.3 п. 3.3 Методических рекомендаций установлен примерный порядок возмещения затрат, связанных с участием в соревновательной деятельности, тренировочных сборах и иных мероприятиях. При этом в целях обоснования целевого использования финансовых средств по затратам организации, осуществляющей спортивную подготовку, связанных с подготовкой и участием в соревновательной деятельности, тренировочных сборах и иных мероприятиях, рекомендовано составлять смету расходов по каждому мероприятию, отдельно отраженному в программе спортивной подготовки и (или) годовых тренировочных планах подготовки.
В указанной смете расходов предлагается отдельно планировать расходуемые средства, в частности, по проезду к месту проведения мероприятия и обратно, питанию участников мероприятия и сопровождающих их лиц, иным обоснованным расходам.
Отметим, что механизм реализации исполнения сметы расходов по спортивным мероприятиям не установлен. Соответственно, полагаем, что возмещение расходов, к примеру, на проезд к месту проведения мероприятия может быть осуществлено путем покупки билетов от имени учреждения либо путем обеспечения денежными средствами на проезд участников мероприятия, которые, в свою очередь, по возвращении отчитываются о произведенных расходах. При этом использование второго способа для оплаты, к примеру, проезда создает риски для учреждения по выходу за установленные сметой расходов пределы.
В Вашей ситуации денежные средства для оплаты проезда и проживания участников мероприятия перечисляются на банковскую карту тренера, с которым заключен договор о полной материальной ответственности. Однако денежные средства выдаются не для осуществления закупки билетов через подотчетное лицо, а, фактически, для возмещения произведенных другими лицами расходов, в частности, по проезду к месту проведения спортивного мероприятия и обратно. При этом на тренера возлагается обязанность представить отчет о расходах, произведенных участниками соревнований.
На наш взгляд, приведенный механизм возмещения произведенных иными лицами, отличными от лица, которому деньги выдаются, расходов является спорным и может вызвать претензии со стороны контролирующих органов*(1).
В настоящее время Инструкцией, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), предусмотрен единственный способ выдачи наличных денежных средств через МОЛ - раздатчика путем оформления ведомости на выдачу, которую МОЛ в установленный срок (не более чем в течение трех дней) возвращает в кассу (п. 167 Инструкции N 157н). В рассматриваемой ситуации оформление такой ведомости в ограниченный срок не представляется возможным, поскольку, в частности, привлекаемые для участия в соревнованиях лица проживают в других городах. Соответственно, детальный механизм выдачи денежных средств тренеру, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, для последующего возмещения данным сотрудником расходов, понесенных в интересах иных лиц - участников мероприятия, необходимо согласовать с органом, осуществляющим в отношении Вашего учреждения функции и полномочия учредителя, и закрепить в учетной политике (п. 6 Инструкции N 157н).
В рассматриваемой ситуации покупка авиабилетов произведена безналичным способом - с карты дочери привлеченного участника мероприятия, живущего в другом городе. Ранее специалисты финансового ведомства указывали, что в подобных ситуациях подотчетное лицо должно представить документы, подтверждающие осуществление оплаты третьим лицом по поручению и за счет подотчетного лица (письмо Минфина России от 19.10.2011 N 03-03-07/44).
Возможность исполнения обязательства по договору, в том числе связанного с оплатой товаров (работ, услуг), не только самим должником, но и третьим лицом прямо предусмотрена п. 1 ст. 313 ГК РФ при условии, что из закона, условий обязательства или его существа не следует обязанность должника исполнить его лично.
Документами, подтверждающими возложение исполнения обязательства на третье лицо, в рассматриваемом случае могут служить:
- договор поручения;
- доверенность в простой письменной форме (п. 1 ст. 185 ГК РФ), датированная более ранней датой, чем дата совершенного платежа;
- расписка в произвольной форме на передачу денежных средств для оплаты (приобретения) проездных документов;
- документы, подтверждающие внесение доверенным лицом полученных денежных средств на "карточный" счет (например справка, оформленная в кредитной организации).
Таким образом, при оплате электронного билета третьим лицом дополнительно потребуется расписка или письмо владельца карты с подтверждением того, что произведенные им по поручению работника расходы ему возмещены.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сульдяйкина Валентина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

16 ноября 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Смотрите, в частности, следующие материалы:
- Вопрос: Одним из подразделений организации является баскетбольная команда. Во время выезда на игры в другие города оформляется одно командировочное удостоверение на имя тренера, а также прилагается список команды из 11 человек. Тренер по возвращении из командировки отчитывается по авансовому отчету за себя и всю команду, прилагает счета на проживание и билеты на проезд, ведомость по выдаче суточных игрокам. Правильно ли то, что организация составляет один авансовый отчет на все расходы команды (недавно в организации была проверка ПФР и на все расходы, связанные с командой (не лично с подотчетным лицом - тренером), были доначислены страховые взносы)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2015 г.);
- Энциклопедия решений. Оформление расчетов при направлении в командировку группы работников госучреждения.