Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возмещение подотчетному лицу документально подтвержденных расходов за приобретенные маркированные конверты в тех случаях, когда до осуществления расходов подотчетная сумма не выдавалась, может быть отражено в учете с применением счета 208 21 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи" или 302 21 "Расчеты по услугам связи". Маркированные конверты учитываются на счете 201 35 "Денежные документы".

Обоснование вывода:
Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет (п. 212 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н). Иными словами, положения Инструкции N 157н предполагают, что перед осуществлением сотрудником каких-либо расходов в интересах учреждения на основании его заявления о выдаче аванса будут приняты соответствующие обязательства, а денежные средства на выдачу аванса будут получены в кассу учреждения в установленном порядке или перечислены на банковскую карту сотрудника.
Однако практика показывает, что приобретение сотрудниками какого-либо имущества в интересах организации госсектора за счет личных средств с последующей компенсацией расходов, как правило, не расценивается контролирующими органами в качестве нарушения. Главное, чтобы при осуществлении закупки были соблюдены все нормы действующего законодательства, а сама операция отвечала принципу эффективности использования материальных ресурсов и денежных средств. Во избежание отказа в возмещении произведенных сотрудниками расходов суммы возможных затрат и направления использования личных денежных средств должны быть согласованы с работодателем.
Таким образом, расходы, осуществленные сотрудником за счет собственных денежных средств, а впоследствии подтвержденные оправдательными документами, могут быть возмещены ему работодателем.
В соответствии с Инструкцией N 157н для отражения обязательств перед сотрудниками учреждения могут использоваться счета:
- 302 00 "Расчеты по принятым обязательствам";
- 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами".
Как уже было указано выше, положениями Инструкции N 157н не предусмотрено отражение расчетов с сотрудниками учреждения на счете 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" в случае, когда госучреждение не производило выдачу денежных средств под отчет. Однако и применение счета 302 00 "Расчеты по принятым обязательствам" в подобных обстоятельствах нельзя считать абсолютно корректным - строго говоря, в данном случае сотрудник учреждения не является поставщиком материальных ценностей, а производит расходы с поставщиком от лица учреждения.
Согласно п. 6 Инструкции N 157н субъект учета формирует свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности. Следовательно, автономное учреждение вправе самостоятельно определить в своей учетной политике счет, на котором будут отражаться обязательства перед сотрудниками в случае возмещения произведенных ими расходов без предварительного получения денежных средств под отчет.
На практике в подобных ситуациях, как правило, применяется счет 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами". В то же время отражение на соответствующем счете аналитического учета счета 302 00 "Расчеты по принятым обязательствам" обязательств учреждения перед своими сотрудниками, осуществляющими расходы в интересах учреждения без предварительного получения денежных средств под отчет, по нашему мнению, также не может рассматриваться в качестве нарушения действующего порядка ведения бухгалтерского учета*(1).
Согласно п. 169 Инструкции N 157н маркированные конверты учитываются на счете 201 35 "Денежные документы".
Приобретение маркированных конвертов в соответствии с Указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, отражается по подстатье 221 "Услуги связи" КОСГУ, а оплата услуг почтовой связи отнесена к виду расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд". Поэтому приобретение почтовых маркированных конвертов и отправление корреспонденции следует осуществлять по этому виду расходов.
На основании изложенного и положений Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н, в бухгалтерском учете автономного учреждения могут быть оформлены следующие записи:
1. Дебет 2 201 35 000 Кредит 2 208 21 000 (2 302 21 000)
- отражено поступление маркированных конвертов в фондовую кассу учреждения на основании авансового отчета сотрудника;
2. Дебет 2 208 21 000 Кредит 2 201 35 000
- отражена выдача маркированных конвертов подотчетному лицу;
3. Дебет 2 401 20 221 (2 109 ХХ 221)*(2) Кредит 2 208 21 000
- отражено списание использованных маркированных конвертов согласно представленному работником и утвержденному руководителем учреждения авансовому отчету;
4. Дебет 2 208 21 000 (2 302 21 000) Кредит 2 201 11 000,
Одновременно отражено увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, 221 КОСГУ)
- возмещение расходов, осуществленных сотрудником учреждения по приобретению маркированных конвертов.

К сведению:
Осуществление расчетов с подотчетными лицами с использованием их "зарплатных" карт сопряжено с риском квалификации налоговыми органами данных сумм в качестве доходов соответствующих физических лиц. Смотрите подробнее в Энциклопедии решений. Учет расчетов с сотрудниками при перечислении сумм под отчет на банковские карты (для госсектора).

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Учет расчетов с сотрудниками (подотчетными лицами) в тех случаях, когда до осуществления расходов подотчетная сумма не выдавалась (для госсектора);
- Энциклопедия решений. Применение КОСГУ при приобретении (изготовлении) бланочной продукции;
- Энциклопедия решений. Учет расчетов с сотрудниками при перечислении сумм под отчет на банковские карты (для госсектора);
- Энциклопедия решений. Учет выдачи денежных средств из кассы под отчет (для госсектора);
- Энциклопедия решений. Учет денежных документов. Счет 201 35 (для госсектора).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

25 ноября 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

------------------------------------------------------------------------
*(1) Кроме того, в соответствии с действующим законодательством сотрудники госучреждения могут быть наделены правом на оплату за счет учреждения отдельных расходов (например расходов по оплате стоимости проезда при следовании в очередной отпуск). При определенных обстоятельствах такое право может быть реализовано сотрудником в следующем порядке: расходы могут быть осуществлены им за счет собственных денежных средств, а впоследствии оправдательные документы могут быть представлены работодателю для возмещения понесенных затрат. Выплата компенсации, сумма которой будет рассчитываться на основании таких оправдательных документов, по нашему мнению, обоснованно может быть осуществлена без оформления авансового отчета, а учет расчетов по данной выплате может осуществляться с использованием счета 302 00 "Расчеты по принятым обязательствам".
*(2) Если в разрядах 22, 23 номера счета бухгалтерского учета здесь и далее указано "ХХ", то при формировании бухгалтерских записей должны применяться код группы, код вида синтетического счета объекта учета, соответствующие экономическому содержанию конкретной операции.