Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Приобретение кондитерских изделий для формирования подарков для детей можно первоначально отразить в бухгалтерском учете на счетах активов и при выдаче подарков учесть в составе прочих расходов стоимость сформированных подарков либо сразу учесть стоимость кондитерских изделий в составе прочих активов, минуя счета учета активов.
Выбранный порядок учета следует утвердить в учетной политике организации в целях бухгалтерского учета.
Порядок документального оформления приведен в ответе.

Обоснование вывода:

Бухгалтерский учет

Прежде всего отметим, что существуют, как минимум, две точки зрения по вопросу отражения подарков в бухгалтерском учете.
Согласно первой точке зрения приобретенные для вручения в качестве подарков ценности относятся к материально-производственным запасам (на основании п. 2 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов") и учитываются на счете 10 "Материалы" или на счете 41 "Товары". При передаче подарков расходы в виде их стоимости признаются прочими расходами (на основании п. 12 ПБУ 10/99 "Расходы организации").
В данной ситуации кондитерские изделия приобретены подотчетным лицом, подарки сформированы самостоятельно.
Если придерживаться указанного мнения, в учете могут быть проведены следующие записи:
Дебет 10 Кредит 71
- приобретены и оприходованы кондитерские изделия;
Дебет 41 Кредит 10
- сформированы подарочные наборы;
Дебет 91 Кредит 41
- подарки переданы детям.
При этом в случае, если организацией будут приобретены упаковочные материалы, они также включаются в стоимость подарка.
В то же время существует другая точка зрения, согласно которой ценности, приобретенные организацией специально для вручения в качестве подарков, не могут рассматриваться в качестве актива организации и учитываться в составе материально-производственных запасов (материалов, товаров), так как они не предназначены для использования в производстве продукции или для продажи и не будут приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем (п. 2 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов").
В этом случае затраты на приобретение кондитерских изделий для формирования новогодних подарков следует признать в бухгалтерском учете в качестве прочих расходов на основании п. 12 ПБУ 10/99 "Расходы организации" и отразить по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы" на дату приобретения.
В этом случае в данной ситуации в учете будут следующие записи:
Дебет 91 Кредит 71
- учтены затраты на приобретение кондитерских изделий для формирования новогодних подарков.
При этом организации следует обеспечить надлежащий контроль за движением этих ценностей.
Для этого до момента выдачи их можно учесть на специальном открытом для этих целей забалансовом счете (например 012):
Дебет 012
- учтены на забалансовом счете кондитерские изделия для новогодних подарков;
Кредит 012
- списаны с забалансового счета сформированные и врученные подарки.
Выбранный порядок учета новогодних подарков следует утвердить в учетной политике организации в целях бухгалтерского учета.

Документальное оформление

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных форм организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.
Приобретение кондитерских изделий для формирования детских подарков, формирование подарков, а также их выдачу подарков детям сотрудников также необходимо оформить первичными документами.
Например, может быть издан приказ руководителя, в котором могут быть указаны лица, ответственные за приобретение кондитерских изделий, за формирование и выдачу подарков.
В приказе можно также указать примерную стоимость подарков, возрастные категории детей, которым выдаются подарки. При этом списки детей сотрудников, которым предполагается вручить подарки, могут быть оформлены в виде приложения к этому приказу.
Кроме того, выдача подарков детям может быть оформлена в виде договора дарения. Причем, учитывая принцип свободы договора (ст. 421 ГК РФ), по нашему мнению, может быть оформлен один договор дарения, в котором в качестве дарителя будет выступать организация, а в качестве одаряемых - дети сотрудников, указанные в приложении к договору в виде списка.
Отметим, что заключение договора дарения поможет избежать претензий в части обложения стоимости подарков страховыми взносами.
Приобретение кондитерских изделий в рассматриваемом случае подтверждается кассовыми, товарными чеками, которые прикладываются к авансовому отчету.
Принять к учету кондитерские изделия можно на основании приходного ордера (можно взять за основу унифицированную форму N М-4). Списание кондитерских изделий на формирование подарков можно оформить актом произвольной формы. В этом же акте можно указать количество сформированных подарков и на его основании оприходовать подарки.
Передача подарков детям сотрудников может быть оформлена в виде ведомости на выдачу подарков. При этом, на наш взгляд, в ведомости указываются в том числе данные сотрудников и их детей. В ведомости на получение подарков расписываются сотрудники.
Если организация выберет второй вариант учета, то с забалансового счета кондитерские изделия, сформированные в подарки, можно списать на основании требования-накладной (форма N М-11) (или документ может быть разработан самостоятельно на основании формы NМ-11) с приложенной к нему ведомостью на выдачу подарков.
Напомним, что все первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, и определены руководителем организации.

Рекомендуем ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Форма договора дарения;
- Энциклопедия решений. Учет подарков работникам;
- Энциклопедия решений. Учет безвозмездной передачи материалов;
- Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет безвозмездной передачи материалов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Башкирова Ираида

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

1 февраля 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.