Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Перед составлением номенклатуры дел бюджетному учреждению необходимо проверить наличие соответствующего нормативного правового документа на уровне публично-правового образования (Сахалинской области). При его отсутствии бюджетное учреждение может руководствоваться Положением N 105 (в части, не противоречащей актам, изданным позднее), Правилами N 526. При этом следует учитывать положения Перечня N 558, положения Инструкции N 157н, Закона N 402-ФЗ и НК РФ относительно сроков хранения документов.

Обоснование вывода:
В соответствии с определениями, данными в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013, номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения (п. 3.4.3 Основных правил работы архивов организаций).
Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем учреждения (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ; п. 14 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н). При этом обязанности по обеспечению сохранности первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформлению и передаче их в архив, как правило, возлагаются руководителем на главного бухгалтера.
В настоящее время для организации хранения бухгалтерских документов применяются (смотрите Информацию Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015):
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105, далее - Положение N 105 (в части, не противоречащей актам, изданным позднее);
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах госвласти, местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, далее - Правила N 526.
Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемых в соответствии с п. 3 ст. 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (п. 2.2 Правил N 526).
Согласно п. 4.17 Правил N 526 номенклатура дел организации разрабатывается на основании:
- типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения;
- иных нормативных правовых актов;
- типовых и примерных номенклатур дел.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются органами и организациями, имеющими в подчинении сеть однотипных организаций. Типовая номенклатура устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях, и является нормативным документом. Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, заводимых в организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.
Номенклатура дел организации составляется по установленной форме (приложение N 25) на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение N 26) (п. 4.18 Правил N 526).
Организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет*(1) согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива согласно предоставленным ему полномочиям. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно (п. 4.18 Правил N 526).
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации (п.п. 3.4.6, 3.4.7 Основных правил работы архивов организаций).
Обратите внимание: помимо общих требований по организации хранения бухгалтерских документов, на уровне публично-правовых образований или отдельных ведомств могут устанавливаться дополнительные правила организации такой работы.
Например, относительно Сахалинской области существуют следующие документы: приказ Аппарата Администрации Сахалинской области от 03.03.2008 N 2 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области", приказ Министерства финансов Сахалинской области от 31.08.2016 N 28 "Об утверждении Порядка хранения документов по исполнению областного бюджета и кассовому обслуживанию бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, в министерстве финансов Сахалинской области в электронном виде", распоряжение Администрации города Южно-Сахалинска от 25.03.2015 N 55р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска".
Следовательно, в рассматриваемой ситуации перед составлением номенклатуры дел учреждению необходимо проверить наличие соответствующего нормативного правового документа для учреждений социального обслуживания на уровне публично-правового образования. Если подобный документ отсутствует, то формировать номенклатуру дел необходимо на основании общих требований и документов, регламентирующих сроки хранения бухгалтерских документов.
При определении сроков хранения бухгалтерских документов государственным учреждениям следует руководствоваться п. 14 Инструкции N 157н, ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, согласно которым первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых профильной комиссией учреждения в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Под правилами архивного дела следует понимать Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень N 558). Этим документом следует руководствоваться при определении сроков хранения конкретных видов документов.
Кроме этого, сроки хранения бухгалтерских документов устанавливает и налоговое законодательство. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ по общему правилу налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273). При этом срок хранения первичных документов, подтверждающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (дополнительно смотрите письма Минфина России от 12.02.2016 N 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270).
В соответствии с пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ плательщики страховых взносов обязаны в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов.
Однако на практике обособить бухгалтерские документы, которые могут храниться лишь четыре года (пять, шесть лет), не всегда получается, поэтому в бухгалтерии учреждения желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам.
Таким образом, в целях составления номенклатуры дел бюджетному учреждению следует руководствоваться Положением N 105 (в части, не противоречащей актам, изданным позднее), Правилами N 526 с учетом положений Перечня N 558, Инструкции N 157н, Закона N 402-ФЗ и НК РФ относительно сроков хранения документов и требований соответствующего нормативного правового документа на уровне Сахалинской области (при наличии).

Рекомендуем также ознакомиться со следующим материалом:
- Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности (для госсектора).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

21 февраля 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.