Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В 2017 году можно уничтожить договоры и локальные сметы к договорам, срок действия которых истек в 2011 году, за исключением договоров на крупные поставки и наиболее важные работы и услуги.

Обоснование вывода:
При определении сроков хранения бухгалтерских документов государственным учреждениям следует руководствоваться нормами п. 14 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, согласно которым первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых профильной комиссией учреждения в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Под правилами архивного дела следует понимать Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень N 558), который разработан и утвержден во исполнение положений ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
Перечень N 558 надо применять при определении сроков хранения конкретных видов документов. В частности, информацию о сроках хранения договоров можно найти:
1) в статьях, содержащих конкретное название договора;
2) в статьях, которые содержат обобщенное наименование договора (договоры с контрагентами, отдельно не указанные в других статьях Перечня N 558).
Согласно п. 272 Перечня N 558 срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг составляет не менее 5 лет. По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен срок хранения "постоянно", однако критерии отнесения договоров к "крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам" Перечнем N 558 не установлены. Полагаем, что каждое учреждение определяет их самостоятельно по согласованию с учредителем. Срок хранения "постоянно" не может быть менее десяти лет.
Срок хранения договоров подряда с юридическими лицами составляет 5 лет после истечения срока действия договора (п. 440 Перечня N 558). В пунктах Перечня N 558 перечислен также ряд иных видов договоров с установленными сроками хранения. Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня N 558, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня N 558).
Отметим также, что трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, подлежат хранению в течение 75 лет (п. 657 Перечня N 558).
Обратите внимание: исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 1.4 Перечня).
При заключении договора подряда смета может составляться и определять цену работы (п.п. 1, 3 ст. 709 ГК РФ), а при осуществлении строительства и связанных с ним работ (строительного подряда) смета, определяющая цену работ, составляется в обязательном порядке (п. 1 ст. 743 ГК РФ).
Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям хранятся в течение 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения (п. 455 Перечня N 558). Следовательно, локальные сметы хранятся в течение 5 лет после истечения срока действия договора.
Сроки хранения документов, для которых существует оговорка "При условии проведения проверки (ревизии)", представлены в п.п. 222, 260, 317, 361, 362, 376, 394, 402, 412, 418, 427, 435, 459, 757, 762, 765, 767, 842, 955 Перечня N 558. Договоры или локальные сметы в них не указаны.
На основании изложенного, говоря о договорах в целом, можно сделать вывод, что срок их хранения - 5 лет после истечения срока их действия (без учета договоров, для которых установлен иной срок хранения, например: договоры дарения, ренты, договоры по лизингу имущества организации, по залогу недвижимого имущества организации - постоянно, договоры по залогу движимого имущества организации - 10 лет). Локальные сметы к договорам хранятся в течение 5 лет после истечения срока действия договора.
Следовательно, в 2017 году могут быть уничтожены договоры и локальные сметы к договорам, срок действия которых истек в 2011 году.

К сведению:
Сроки хранения бухгалтерских документов устанавливает и налоговое законодательство. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ по общему правилу налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273). Аналогичное правило установлено и для налоговых агентов (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
В соответствии с пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ*(1) плательщики страховых взносов обязаны в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов.
Однако на практике обособить бухгалтерские документы, которые могут храниться лишь четыре года (пять, шесть лет), не всегда получается, поэтому в бухгалтерии учреждения желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам.
Для амортизируемого имущества этот срок будет больше. Он равен сроку начисления амортизации плюс четыре года после окончания года, в котором начисление амортизации завершилось и имущество было реализовано или ликвидировано.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности (для госсектора);
- Энциклопедия решений. Хранение документов налогового учета и отчетности.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

4 мая 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

------------------------------------------------------------------------
*(1) Аналогичная норма предусматривалась п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, в настоящее время утратившим силу.