Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Применяемый в рассматриваемой ситуации порядок возмещения расходов на мобильную связь сотрудникам (служащим) может привести к возникновению претензий со стороны контролирующих органов.

Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
То есть при использовании личного имущества работник может получать два вида выплат:
- компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
- возмещение расходов, связанных с использованием имущества в интересах работодателя.
В случае компенсации за услуги мобильной связи можно говорить о компенсации расходов, связанных с использованием имущества в служебных целях, даже если по договоренности сторон износ (амортизацию) самого имущества (личного мобильного телефона) работодатель не компенсирует.
При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Порядок расчета размера соответствующего возмещения на законодательном уровне не установлен.
В рассматриваемой ситуации возмещение расходов на мобильную связь осуществляется на основании авансовых отчетов с прилагаемыми к ним документами, подтверждающими факт оплаты услуг связи.
Вместе с тем документы, подтверждающие оплату услуг мобильной связи, не подтверждают фактического использования определенного объема услуг связи. Кроме того, данные документы не подтверждают факта использования услуг мобильной связи исключительно в служебных целях*(1).
По нашему мнению, при принятии решения о порядке и размерах компенсации служащим рассматриваемых расходов следует также руководствоваться принципом эффективного использования бюджетных средств, установленного ст. 34 БК РФ. Данный принцип означает, что при составлении и исполнении бюджетов участники бюджетного процесса в рамках установленных им бюджетных полномочий должны исходить из необходимости достижения заданных результатов с использованием наименьшего объема средств (экономности) и (или) достижения наилучшего результата с использованием определенного бюджетом объема средств (результативности).
Это означает, что средства на оплату услуг связи должны расходоваться рационально и экономно в пределах установленного лимита, при этом недопустимо, чтобы без веских на то причин лимит выбирался полностью ежемесячно даже в те месяцы, когда сотрудники частично или полностью отсутствовали на работе (в связи с очередным отпускам, днями нахождения на больничном и т.д.).
Специалисты Минфина России и Минздравсоцразвития России ранее указывали, что для освобождения компенсации за использование услуг мобильной связи в служебных целях от НДФЛ и страховых взносов необходимы документы, подтверждающие фактическое использование имущества в служебных целях, основанные на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19). Аналогичные нормы, на которых они основывались при обосновании, действуют и сейчас.
Анализ нормативных документов на уровне различных публично-правовых образований показал, что в положения о порядке возмещения расходов на мобильную связь включаются условия о предоставлении сотрудниками (служащими) документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров (в том числе по средствам детализации счета за отчетный период)*(2).
Учитывая изложенное, применяемый в рассматриваемой ситуации порядок возмещения расходов на мобильную связь сотрудникам (служащим) может привести к возникновению претензий со стороны контролирующих органов, как минимум, в части неэффективности использования бюджетных средств.
К сведению: как правило, учет расходов на сотовую связь органами власти, органами местного самоуправления, казенными учреждениями организуется путем представления сотрудникам служебных sim-карт, учет расходов по которым может быть организован непосредственно получателем бюджетных средств, на сотрудников при этом возлагается обязанность по возмещению расходов сверх установленных для них лимитов и в периоды нахождения в очередных отпусках, на больничных*(3).

Рекомендуем также ознакомиться со следующим материалом:
- Энциклопедия решений. Документы, прилагаемые сотрудниками к авансовым отчетам (для госсектора).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сульдяйкина Валентина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

17 мая 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Лимит на использование мобильной связи, как правило, устанавливается на месяц и, соответственно, не подлежит переносу на следующие месяцы, иначе теряется экономический смысл соответствующей нормы расходов.
В случае, когда сотрудник не предоставляет документов, подтверждающих фактическое использование услуг связи, проверить факт использованиях услуг связи на нужды учреждения затруднительно. Кроме того, в таких ситуациях сотрудник каждый месяц может отчитываться в рамках верхней границы предоставленного ему лимита. При этом средства могут накапливаться на счете телефона и (или) использоваться сотрудником не в служебных целях.
*(2) Смотрите, к примеру, пп. 4 п. 2.4 Положения о порядке возмещения расходов, связанных с осуществлением полномочий, депутатам Муниципального Совета Рыбинского муниципального района, утвержденного решением Муниципального Совета Рыбинского муниципального района Ярославской области от 26.11.2015 N 32.
*(3) Смотрите, например, Распоряжение администрации муниципального образования г. Нижневартовска от 1 апреля 2016 г. N 434-р "О Порядке пользования услугами сотовой связи в администрации города".