Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Считаем, что в данном случае руководителю достаточно будет представить чек с построчным переводом на русский язык и распорядительный документ, подтверждающий его решение приобрести телефон во время загранкомандировки.

Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ).
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
В случае, если работник производил расходы, связанные с его пребыванием в командировке, он не лишается права на возмещение организацией понесенных им затрат.
При этом для того, чтобы организация оплатила указанные расходы, работник должен составить авансовый отчет. По общему правилу, вытекающему из положений Указаний по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (постановление Госкомстата России от 01.08.2001 N 55), авансовый отчет составляется в той валюте, которая была работнику выдана.
Согласно Указаниям авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Другими словами, авансовый отчет, составляемый по окончании командировки, может содержать в том числе и сведения об иных суммах, израсходованных сотрудником на приобретение того или иного имущества (в данном случае - сведения о приобретенном сотовом телефоне).
Расходы на приобретение телефона должны быть обособлены от командировочных расходов, которые учитываются в качестве расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 "Расходы организации").
При оприходовании имущество, приобретенное за границей, следует учитывать в зависимости от его стоимости и назначения, либо в качестве МПЗ (п.п. 5, 6 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов"), либо в качестве объекта основных средств, если это имущество соответствует критериям, указанным в п. 4 ПБУ 6/01 ПБУ "Учет основных средств".
При этом следует учитывать, что, с точки зрения налогового законодательства, под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Полагаем, что в рассматриваемой ситуации руководителю достаточно будет представить в бухгалтерию документы, подтверждающие приобретение сотового телефона (чек) и распорядительный документ о решении его приобрести во время командировки.
Обращаем внимание, что если представленные работником в бухгалтерию документы по загранкомандировке составлены на иностранном языке, то такие документы должны иметь построчный перевод на русский язык.
Согласно ст. 17 Закона РФ от 25.10.1991 N 1807-I "О языках народов Российской Федерации" (далее - Закон N 1807-1) официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации.
В соответствии с п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности), утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Там же установлено, что первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.
Действующим законодательством не регламентируется порядок перевода первичных учетных документов на русский язык. Минфин России в письмах от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 03.11.2009 N 03-03-06/1/725, от 14.09.2009 N 03-03-05/170, от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66 разъясняет, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации. Организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод учетных документов на русский язык.
То есть документы, подтверждающие расходы на приобретение сотового телефона (в данном случае - чек), должны быть переведены на русский язык.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Мельникова Елена

29 декабря 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.