Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 129-ФЗ).
В соответствии с п. 216 "Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета...", утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет, к которому прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы. При осуществлении подотчетным лицом оплаты каких-либо услуг такие документы должны подтверждать:
- факт оказания услуг;
- факт их оплаты.
Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими произведенные расходы и их фактическое оказание, являются:
- сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;
- посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
Обоснованность применения подобной правовой позиции, по сути, подтверждается в письмах Минфина России от 01.02.2011 N 03-03-07/1, от 13.12.2010 N 03-03-06/4/123, от 26.10.2010 N 03-03-07/35, от 16.08.2010 N 03-03-07/27, от 27.07.2010 N 03-03-07/25 (смотрите также приказ Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации").
Поскольку маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности, то для подтверждения расходов на приобретение электронного билета чек ККТ не требуется.
Кроме того, из разъяснений, данных специалистами Минфина России в письме от 21.03.2011 N 03-04-06/6-49, можно сделать вывод: в случае утраты посадочного талона электронный пассажирский билет может служить подтверждением целевого назначения расходов, поскольку электронный пассажирский билет в гражданской авиации представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира.
Обратите внимание: ни Закон N 129-ФЗ, ни другие нормативные акты, устанавливающие правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, не уточняют, как должна поступить организация в случае утери тех или иных документов.
В то же время проблема подтверждения фактических расходов в целях налогового учета в случае утери документов, подтверждающих факт произведенной перевозки, неоднократно рассматривалась специалистами Минфина России.
Так, из письма Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18 следует, что в случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его может заменить дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.
В письмах от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 24.03.2010 N 03-03-07/6 специалисты Минфина России разъясняют, что по требованию пассажира авиаперевозчик может оформить архивную справку, в которой содержатся подробные данные (Ф.И.О. пассажира, направление, N рейса, дата вылета, стоимость билета), подтверждающие факт приобретения перевозочного документа и его стоимость (в том числе и в случае утраты посадочного талона).
Таким образом, в целях подтверждения факта оказания транспортных услуг сотрудник может представить взамен утерянного посадочного талона на самолет, например, архивную справку, оформленную авиакомпанией. Желательно, чтобы в такой справке помимо указанной выше информации содержались данные о том, что авиабилет, оформленный на соответствующего пассажира, не был возвращен перевозчику. Кроме того, в распоряжении организации обязательно должны быть документы, подтверждающие факт нахождения сотрудника в месте командирования. Обоснованность применения подобного подхода подтверждается также практикой решения проблем, аналогичных рассматриваемой, в различных публично-правовых образованиях*(1).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Пименов Владимир

16 декабря 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Смотрите, в частности:
- п. 7 Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях Магаданской области, финансируемых из областного бюджета, и членов их семей (утверждены постановлением Администрации Магаданской области от 14.07.2008 N 270-па);
- п. 6.2 Приложения 1 к постановлению администрации муниципального образования города Нижневартовск от 13.04.2011 N 371;
- ч. 3 Приложения к решению Думы г. Сургута от 04.05.2011 N 32-VДГ.