Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы сотрудника, связанные с отправкой корреспонденции, могут быть приняты к бюджетному учету на основании Авансового отчета (форма 0504505) с приложенными к нему документами.
Для учета расчетов в рассматриваемой ситуации может применяться счет 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" или счет 302 00 "Расчеты по принятым обязательствам", исходя из положений учетной политики казенного учреждения.

Обоснование вывода:
Прежде всего отметим, что в рамках подготовки ответа на заданный Вами вопрос мы не рассматриваем правомерность принятия казенным учреждением в текущем финансовом году бюджетных обязательств в сумме расходов, понесенных сотрудником от имени и в интересах учреждения в прошлом году.
В соответствии с Инструкцией, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), для целей отражения принятых обязательств перед работником учреждения могут применяться счета:
- 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами";
- 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам".
Отметим, что в ситуациях, подобных рассматриваемой, сотрудник, который несет с согласия или ведома работодателя и в его интересах определенные расходы, рассматривается как подотчетное лицо, даже в случае невыдачи предварительно ему денежных средств под отчет (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 30.09.2011 N 02-06-05/4406).
При этом применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает, что на счете 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" учитываются только суммы денежных средств, выдаваемых под отчет (п. 212 Инструкции N 157н).
В то же время использование конкретного счета (208 00 или 302 00) при возмещении сотруднику понесенных им расходов в случае, когда денежные средства под отчет не выдавались, учреждению необходимо предусмотреть в рамках формирования учетной политики (п. 6 Инструкции N 157н, письмо Минфина РФ от 30.09.2011 N 02-06-05/4406).
Для учета расчетов с подотчетными лицами организациями госсектора применяется Авансовый отчет (форма 0504505), форма и методические указания по заполнению которого утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н.
Сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) Авансового отчета подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 216 Инструкции N 157н, п. 2 Приложения N 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н).
В соответствии с Указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее - Указания N 65н), расходы на приобретение услуг почтовой связи, в том числе пересылка почтовых отправлений, отражаются с применением элемента видов расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд" и относятся на подстатью 221 "Услуги связи" КОСГУ.
Коды видов расходов и коды классификации операций сектора государственного управления должны применяться в увязке, представленной в Приложении 5 к Указаниям N 65н (пп. 5.1.1 п. 5.1 раздела III Указаний N 65н). Согласно Приложению N 5 к Указаниям N 65н подстатья 221 КОСГУ увязывается с элементом видов расходов 244. Иных кодов видов расходов, подходящих для применения в рассматриваемой ситуации, Приложение 5 к Указаниям N 65н не содержит.
Таким образом, расходы, произведенные сотрудником казенного учреждения (юристом) от лица учреждения, подлежат отражению с применением элемента видов расходов 244 в увязке с подстатьей 221 КОСГУ.
В рассматриваемой ситуации на основании утвержденного руководителем Авансового отчета (форма 0504505) с приложенными к нему документами в бюджетном учете могут быть отражены следующие бухгалтерские записи:
1. Дебет КРБ 1 401 20 221 (1 109 ХХ*(1) 221)*(2) Кредит КРБ 1 208 21 660 (1 302 21 730)*(2)
- приняты к бюджетному учету суммы расходов работника, связанные с отправкой корреспонденции;
2. Дебет КРБ 1 208 21 560 (1 302 21 830) Кредит КРБ 1 304 05 221 (1 201 34 610*(3))
- отражена выплата работнику компенсации расходов, связанных с отправкой корреспонденции, путем перечисления денежных средств с лицевого счета получателя бюджетных средств или выдачи из кассы учреждения.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Порядок применения кодов видов расходов;
- Энциклопедия решений. Учет расчетов, когда авансовый отчет представлен "перерасходом" (для госсектора).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

29 июня 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

------------------------------------------------------------------------
*(1) Если в разрядах 22, 23 номера счета бухгалтерского учета здесь и далее указано "ХХ" или "Х", то при формировании бухгалтерских записей должны применяться код группы, код вида синтетического счета объекта учета, соответствующие экономическому содержанию конкретной операции.
*(2) Выбор конкретного счета определяется положениями учетной политики учреждения.
*(3) В казенных учреждениях поступления в кассу и выплаты из кассы подлежат отражению на забалансовых счетах 17 и 18 в порядке, определенном учетной политикой (п.п. 365, 367 Инструкции N 157н).