Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В рассматриваемой ситуации документальным подтверждением затрат на проезд на такси работников от места работы и обратно могут являться в том числе авансовые отчеты с приложением документов, подтверждающих оплату услуг такси (кассовых чеков или бланков строгой отчетности), а также распечатки сообщений от электронных приложений Яндекс-такси (отчеты о поездке), свидетельствующие о реальности поездки: о дате и времени оказания услуги, пройденном километраже, конкретном маршруте (месте отправления и пункте назначения), фамилии работника, стоимости проезда и др.

Более полный примерный перечень подтверждающих документов, не касающихся специфики услуг Яндекс-такси (применяемый в общем случае доставки сотрудников на работу и обратно на такси), приведен в ответе.

Обоснование позиции:

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), которыми признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Прямых норм, позволяющих учесть при формировании налоговой базы по налогу на прибыль расходы на услуги такси по доставке работников с работы (на работу) в рассматриваемой ситуации, НК РФ не содержит. В то же время перечень расходов, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, является открытым (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), что означает возможность признания в налоговом учете любых затрат, удовлетворяющих критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и прямо не поименованных в ст. 270 НК РФ.

В этой связи отметим, что п. 26 ст. 270 НК РФ установлен запрет на учет при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходов на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

По мнению финансового ведомства, расходы налогоплательщика по договору с транспортной организацией, осуществляющей перевозку работников до места работы и обратно по согласованному маршруту, могут быть включены в налоговую базу по налогу на прибыль организаций, в случае если возможность доставки работников до места работы общественным транспортом отсутствует, а также при условии соответствия таких расходов требованиям ст. 252 НК РФ (смотрите письмо Минфина России от 10.01.2017 N 03-03-06/1/80079).

Из буквального толкования п. 26 ст. 270 НК РФ следует, что расходы на услуги такси по доставке работников с работы до дома (из дома на работу) могут быть учтены при расчете налогооблагаемой прибыли при выполнении хотя бы одного из следующих условий (смотрите также письмо Минфина России от 27.11.2015 N 03-03-06/1/69181):

- такая доставка вызвана технологическими особенностями производства;

- обязанность работодателя оплатить такую доставку прописана в трудовых договорах с работниками и (или) в коллективном договоре (смотрите письмо Минфина России от 16.03.2017 N 03-04-06/15198).

Нормы главы 25 НК РФ не разъясняют, что следует понимать под технологическими особенностями производства для целей п. 26 ст. 270 НК РФ. Полагаем, что под такой особенностью может пониматься и факт окончания (начала) рабочей смены после окончания работы (до начала работы) общественного транспорта, отличного от такси (дополнительно смотрите, например, письмо Минфина России от 31.08.2012 N 03-03-06/1/449).

Таким образом, на наш взгляд, организация в рассматриваемой ситуации сможет признать расходы на услуги такси по доставке работников с работы (на работу) для целей налогообложения прибыли, если выполняются требования п. 1 ст. 252 НК РФ (дополнительно смотрите постановление ФАС Дальневосточного округа от 20.05.2011 N Ф03-2085/2011 по делу N А59-3144/2010).

При оценке экономической обоснованности осуществленных затрат следует принимать во внимание правовые позиции, выраженные в определениях КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П и N 366-О-П, постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53, о чем свидетельствуют, например, письма Минфина России от 26.05.2015 N 03-03-06/1/30165, от 06.02.2015 N 03-03-06/1/4993, от 10.02.2010 N 03-03-05/23, от 02.02.2010 N 03-03-05/14.

Отметим, что конкретного перечня документов, необходимых для подтверждения расходов на такси, глава 25 НК РФ не предусматривает. В целях налогообложения прибыли под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные, в частности, документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ, смотрите также письмо Минфина России от 14.06.2013 N 03-03-06/1/22223).

По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации документальным подтверждением затрат на проезд на такси работников от места работы до места проживания (от места проживания до места работы) в связи с отсутствием общественного транспорта в ночное (утреннее) время могут являться:

- внутренний распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п. руководителя организации) о развозе на такси на работу (с работы) сотрудников, которые в силу производственной необходимости заканчивают (начинают) работу, когда отсутствует иной (общественный) транспорт (в приказе целесообразно указать, каким образом организована доставка (например, с использованием услуг Яндекс-такси), для каких категорий работников организуется доставка, указать причины необходимости организации доставки сотрудников и т.п.);

- правила внутреннего трудового распорядка, в которых отражен график работы сотрудников, для которых организована доставка;

- документ, подтверждающий режим работы общественного транспорта;

- авансовые отчеты с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства");

- кассовые чеки или квитанции в форме бланка строгой отчетности, подтверждающие оплату пользования легковым такси (п.п. 1, 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"; п. 5.1 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359; п. 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112; смотрите также письма Минфина России от 10.06.2016 N 03-03-06/1/34183, ФНС России от 30.12.2011 N АС-302/4415/@, УФНС России по г. Москве от 06.10.2011 N 17-15/096363);

- бухгалтерская справка, журнал учета поездок или иной первичный документ, содержащий перечень и описание поездок (абзац второй ст. 313 НК РФ, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете");

- распечатки сообщений от электронных приложений Яндекс-такси (отчеты о поездке), свидетельствующие о реальности поездки: о дате и времени оказания услуги, пройденном километраже, конкретном маршруте (месте отправления и пункте назначения), фамилии работника, стоимости проезда и др. Маршрут перевозки строится и отслеживается при помощи навигационных систем. По итогам поездки пассажиру приходит на электронную почту письмо с данными о поездке (конкретным маршрутом, километражем и временем поездки). На соответствующих сайтах Яндекс, например https://yandex.ru/support/taxi/report.html, даны рекомендации по формированию Отчета о поездке и Квитанции об оплате (смотрите также https://yandex.ru/legal/taxi_termsofuse/).

Например, в постановлении Пятнадцатого ААС от 01.07.2016 N 15АП-9375/16 в качестве доказательства оказания транспортных услуг рассматривался такой документ, как распечатка из интернет-ресурса "Яндекс-такси" (речь шла о взыскании транспортных расходов представителя на услуги такси для участия в судебных заседаниях). А в решении Московского городского суда от 28.02.2017 N 7-1254/17 при решении вопроса о привлечении к административной ответственности были упомянуты распечатка маршрута автомобиля марки "________", государственный регистрационный знак ______, в качестве легкового такси Яндекс-такси ____ года с указанием маршрута, времени и стоимости перевозки.

Отметим, что нам не удалось обнаружить официальных разъяснений контролирующих органов относительно возможности использования распечаток сообщений (отчетов о поездке) от электронных приложений такси в качестве документального подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли.

На наш взгляд, косвенно подтвердить данную позицию можно письмом Минфина России от 05.03.2011 N 03-03-06/1/127, в котором разъяснено, что при приобретении программы для ЭВМ путем заключения лицензионного соглашения и поставки программы через Интернет документальным подтверждением указанных расходов могут являться в том числе документы на оплату и распечатка электронного письма, подтверждающего поставку программы для ЭВМ покупателю, заверенная в установленном порядке.

Вместе с тем напомним, что по данному вопросу организация вправе обратиться за разъяснениями в налоговый орган по месту постановки на учет или в Минфин России (пп. 1, пп. 2 п. 1 ст. 21 НК РФ). При возникновении спора наличие персональных письменных разъяснений финансового ведомства или налоговых органов исключает вину лица в совершении налогового правонарушения на основании пп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ.

Кроме того полагаем, что целесообразно включить в трудовые договоры или коллективный договор условие об обязанности работодателя обеспечивать доставку работников в ночное время (смотрите, например, письма Минфина России от 18.03.2015 N 03-03-06/14664, от 20.05.2011 N 03-03-06/4/49, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/810).

В заключение отметим, что нами приведен примерный перечень документов, которыми организация сможет обосновать доставку сотрудников домой (из дома) в ночное время. Конкретный перечень таких документов организации следует определить самостоятельно с учетом особенностей ситуации, обусловившей необходимость производить такую доставку.

Рекомендуем ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Учет оплаты доставки работников до места работы и обратно;

- Энциклопедия решений. Расходы на доставку работников к месту работы и обратно специальными маршрутами и ведомственным транспортом (в целях налогообложения прибыли).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

член Палаты налоговых консультантов Алексеева Анна

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член РСА Мельникова Елена

25 июля 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.