Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В рассматриваемой ситуации прием наличных денежных средств от заказчиков при выполнении работ посредством передвижной мастерской следует оформлять с внесением записей в отдельную кассовую книгу. С учетом специфики деятельности организации порядок приема от заказчиков денежных средств и их последующей передачи передвижной мастерской в основную кассу предприятия следует установить внутренним документом организации или учетной политикой.
В то же время считаем целесообразным по данному вопросу обратиться в Банк России для получения соответствующих разъяснений.

Обоснование позиции:
При осуществлении наличных денежных расчетов необходимо руководствоваться:
- Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ);
- Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).
В соответствии со ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ контрольно-кассовая техника (далее - ККТ) применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ), за исключением случаев, установленных Законом N 54-ФЗ.
По вопросу документального оформления наличных денежных расчетов отметим, что пользователи онлайн-касс не обязаны заполнять формы первичной документации по ККТ, утвержденные ранее постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций" (письма Минфина России от 04.04.2017 N 03-01-15/19821, от 16.09.2016 N 03-01-15/54413, ФНС России от 03.04.2017 N ЕД-4-20/6181@, от 26.09.2016 N ЕД-4-20/18059@). Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденные письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104 (далее - Типовые правила), также не подлежат обязательному применению (письмо Минфина России от 01.06.2017 N 03-01-15/34152).
При использовании онлайн-касс оформляются фискальные документы, приведенные в п. 4 ст. 4.1 Закона N 54-ФЗ. Указанные документы формируются в электронном виде и направляются оператору фискальных данных (п. 3 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ).
Онлайн-кассы обеспечивают формирование отчета об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов - отчет о закрытии смены. При этом, исходя из того, что кассовый чек (бланк строгой отчетности) не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены, отчет о закрытии смены формируется не позднее чем через 24 часа после открытия смены (п. 2 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ). Фактически отчет о закрытии смены (дополнительно смотрите п. 6 приказа ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@) заменяет Z-отчет, составляемый по итогам рабочей смены ККТ, предусмотренный п. 6.1 Типовых правил.
Таким образом, при использовании онлайн-касс обязательным является формирование фискальных документов, в том числе отчетов об открытии и закрытии смены.
Кроме этого, необходимо оформлять кассовые документы, предусмотренные Указанием N 3210-У:
- приходные кассовые ордера 0310001 (далее - ПКО),
- расходные кассовые ордера 0310002 (далее - РКО) и
- кассовую книгу 0310004.
ПКО - кассовый документ, применяемый для оформления приема наличных денег в кассу организации (пп. 4.1 п. 4, п. 5 Указания N 3210-У). Форма ПКО и указания по ее применению и заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Оформлять и подписывать ПКО могут лица, указанные в пп. 4.2 п. 4, пп. 4.3 п. 4 Указания N 3210-У.
При ведении кассовых операций с применением ККТ кассовые документы (ПКО и РКО) могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абзацем двадцать седьмым ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ (пп. 4.1 п. 4 Указания N 3210-У).
Поступающие в кассу юридического лица наличные деньги и выдаваемые из кассы наличные деньги учитываются в кассовой книге (унифицированная форма N КО-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88) (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). Записи в кассовой книге осуществляются по каждому ПКО (РКО), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. Обращаем внимание, что с 19.08.2017 (с момента вступления в силу Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У) требование о внесении записей в кассовую книгу именно кассиром отменено.
Учитывая изложенное, формирование отчета о закрытии смены (Z-отчета) и оприходование выручки ПКО производятся по окончании рабочего дня (рабочей смены), то есть ежедневно (смотрите также письма УФНС России по г.Москве от 20.01.2011 N 17-15/4707, от 20.04.2011 N 17-15/38757).
При этом если рабочий день (рабочая смена) начинается в один календарный день, а заканчивается в другой, то в таком случае допускается снятие Z-отчета и оприходование выручки (оформление ПКО) на следующий день (в день закрытия смены) (письмо УФНС России по г. Москве от 26.11.2010 N 16-15/124515@, постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.11.2016 N 09АП-51629/16, АС Уральского округа от 13.10.2016 N Ф09-8506/16). Специалисты Минфина России в письме от 11.06.2009 N 03-01-15/6-311 также разъясняют, что в кассовой книге выручка отражается согласно внутреннему распоряжению руководителя или целиком на день снятия Z-отчета, или целиком за предыдущий день (смотрите также письмо УМНС по г. Москве от 03.02.2003 N 29-12/6552). В письме УФНС России по г. Москве от 03.05.2005 N 09-24/31061 также фактически было признано обоснованным оприходование наличных денежных средств на следующий день в ситуации, при которой режим работы предприятия отличался от режима работы бухгалтера (с 11 до 23 часов и с 9 до 18 часов соответственно) (смотрите также постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.06.2013 N 09АП-14607/13).
Исходя из содержания вопроса, в рассматриваемой ситуации в случае длительной поездки (в другие города) на передвижной мастерской с посещением нескольких стройплощадок у работников организации нет возможности внести принятые за выполненные работы наличные денежные средства в основную кассу предприятия ни в день их получения от заказчика (в день выдачи чека ККМ заказчику), ни на следующий день (поездка может быть сроком на месяц и более).
Вместе с тем из общего порядка учета денежной наличности следует обязанность внесения в кассовую книгу записей о каждом факте приема наличных денежных средств (абзац третий пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). В письме ФНС России от 05.06.2013 N АС-4-2/10250 "О направлении арбитражной практики" было приведено постановление Тринадцатого Арбитражного Апелляционного Суда от 25.02.2013 по делу N А56-55039/2012, в котором указано, что невнесение в кассовую книгу записи о поступлении наличных денежных средств в день их поступления является неоприходованием в кассу этих денежных средств.
Так, например, обособленные подразделения, в которых ведутся кассовые операции, независимо от того, сдают они денежную наличность в банк или в головную организацию, должны вести собственную кассовую книгу (письмо Банка России от 04.05.2012 N 29-1-1-6/3255). Обособленные подразделения передают в головную организацию копию листа кассовой книги. Порядок передачи, включая сроки, устанавливается самим юридическим лицом с учетом срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (абзац седьмой пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). Обязанность передавать копию листа ежедневно отменена с 01.06.2014. Зафиксировать порядок передачи можно внутренним документом (приказом) или включить его в учетную политику организации. Каких-либо требований к этому порядку Указание N 3210-У не содержит. Порядок приема денег от обособленного подразделения устанавливается самим юридическим лицом (пп. 5.3 п. 5 Указания N 3210-У). То есть ПКО следует оформлять в момент фактического получения денег от обособленного подразделения.
Полагаем, что в рассматриваемой ситуации в целях применения положений Указания N 3210-У передвижная мастерская, оснащенная оборудованием для выполнения работ по ремонту (обслуживанию) геодезического оборудования, онлайн-кассой, а также компьютером с установленной бухгалтерской программой, соответствует понятию обособленного подразделения, приведенному в абзаце четвертом п. 2 Указания N 3210-У. Принимая во внимание специфику деятельности организации и учитывая законодательно установленную обязанность ежедневного отражения в учете полученной выручки, прием наличных денежных средств от заказчиков при выполнении работ на передвижной мастерской, на наш взгляд, следует оформлять с внесением записей в отдельную кассовую книгу. При этом напомним, что кассовые операции осуществляются, оформляются и подписываются уполномоченными лицами (п. 4, пп. 4.2 п. 4, пп. 4.3 п. 4 Указания N 3210-У). Порядок приема от заказчиков денежных средств передвижной мастерской и их последующей передачи в основную кассу предприятия следует установить внутренним документом организации или учетной политикой.
В то же время отметим, что данный вывод является нашим экспертным мнением. По вопросам соблюдения порядка ведения кассовых операций (в частности, порядка оформления ПКО и отражения операций в кассовой книге) Минфин России рекомендует обращаться в Банк России, наделенный функциями определения указанного порядка в соответствии со ст. 34 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (письмо Минфина России от 04.04.2017 N 03-01-15/19821).

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Кассовые и иные документы, оформляемые при ведении кассовых операций;
- Энциклопедия решений. Приходный кассовый ордер;
- Энциклопедия решений. Учет получения наличной денежной выручки через ККТ;
- Энциклопедия решений. Кассовая книга;
- Энциклопедия решений. Учет выручки ККТ при передаче в кассу организации;
- Энциклопедия решений. Кассовая книга в обособленном подразделении.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Алексеева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

31 августа 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.