Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Принятие к бухгалтерскому учету расходов за проживание в гостинице без кассового чека или БСО сопряжено с определенными рисками. Однако окончательное решение об утверждении Авансового отчета (ф. 0504505) в отношении конкретной ситуации должен принять руководитель государственного бюджетного учреждения.

Обоснование вывода:
Гарантии возмещения расходов работнику, связанных со служебной командировкой, предусмотрены ст. 167 ТК РФ. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работникам государственных учреждений субъектов РФ определяются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ (ст. 168 ТК РФ).
В соответствии с нормами действующего законодательства работник (далее - подотчетное лицо) обязан в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня выхода на работу после командировки, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) Авансовый отчет (ф. 0504505) с приложением к нему оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 216 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, п. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).
При этом работник должен подтвердить не только факт проживания в гостинице, но и факт оплаты гостиничных услуг. По общему правилу факт оплаты товаров (работ, услуг) наличными денежными средствами и (или) с использованием платежных карт должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами чеками контрольно-кассовой техники (п. 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, далее - Закон N 54-ФЗ). В то же время предусмотрены исключения из данного правила, которые перечислены в п.п. 2, 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ.
До 1 июля 2018 года оплата проживания может быть подтверждена кассовым чеком нового образца или бланком строгой отчетности, оформленным по старым правилам. Обратим внимание, что кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ (письма Минфина России от 12.05.2017 N 03-01-15/28910, от 02.05.2017 N 03-01-15/26812).
Таким образом, можно сделать следующие выводы. В случае отсутствия кассового чека или бланка строгой отчетности в качестве подтверждения оплаты гостиничных услуг контролирующие органы могут потребовать возмещения ущерба, а также квалифицировать искажение отчетности. В то же время, если работник самостоятельно обратится в суд и подтвердит факт выполнения служебного задания в командировке, судьи могут принять его сторону и обязать учреждение возместить расходы.
Так или иначе, решение о возмещении или об отказе в возмещении суммы за проживание в такой ситуации остается за руководителем. Именно руководитель принимает окончательное решение об утверждении Авансового отчета (ф. 0504505) с учетом возникновения возможных претензий со стороны проверяющих органов в отношении рассматриваемой ситуации.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

16 ноября 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.