Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Наиболее безопасным для учреждения госсектора будет решение об окончании хранения по истечении пятилетнего срока (либо большего срока, если это установлено профильной комиссией учреждения) тех бухгалтерских документов, которые были объектом проверки (ревизии), проводимой органами внешнего (внутреннего) финансового контроля, налоговыми органами. Если же в течение установленного срока хранения соответствующих контрольных мероприятий не проводилось, то может быть принято решение, к примеру, о передаче документов на хранение в архив. Однако данные организационные моменты целесообразно урегулировать локальным актом учреждения.

Обоснование позиции:
Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем организации госсектора (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ; п. 14 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н). При этом обязанности по обеспечению сохранности первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформлению и передаче их в архив, как правило, возлагаются руководителем на главного бухгалтера.
Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ", далее - Закон N 125-ФЗ).
Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых профильной комиссией учреждения в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, п. 14 Инструкции N 157н).
Упоминаемые выше правила архивного дела приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее, соответственно, - Перечень N 558, Приказ N 558). Этим документом следует руководствоваться при определении сроков хранения конкретных видов документов. В то же время, как указано в вопросе, в отношении первичных бухгалтерских документов и регистров бухгалтерского учета (п.п. 361, 362 Перечня N 558) есть примечание о том, что срок их хранения составляет пять лет при условии проведения проверок (ревизий).
Относительно характера соответствующих проверок (ревизий) пояснений в Приказе N 558 не дано. Специалисты финансового ведомства неоднократно указывали, что Минфин России не уполномочен давать пояснений относительно применения Приказа N 558, в частности, какие именно проверки (ревизии) подразумеваются (смотрите, к примеру, письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273). В свою очередь, Минкультуры России также не давал соответствующих пояснений. В таких обстоятельствах контролирующие органы в ходе проведения проверок могут потребовать доказательств того, что в отношении уничтоженных по истечении срока хранения бухгалтерских документов были проведены проверки (ревизии). В судебных решениях соответствующие формулировки встречаются (смотрите, к примеру, постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 29.01.2016 N 05АП-11656/15). Однако и они не раскрывают, какие именно проверки имеются в виду.
В такой ситуации, на наш взгляд, наиболее безопасным для учреждения госсектора будет решение об окончании хранения по истечении пятилетнего срока (либо большего срока, если это установлено профильной комиссией учреждения) тех бухгалтерских документов, которые были объектом проверки (ревизии), проводимой органами внешнего (внутреннего) финансового контроля, налоговыми органами. Если же в течение установленного срока хранения соответствующих контрольных мероприятий не проводилось, то может быть принято решение, к примеру, о передаче документов на хранение в архив либо о дальнейшем хранении документов в учреждении. Однако данные организационные моменты целесообразно урегулировать локальным актом учреждения.

Рекомендуем также ознакомиться со следующим материалом:
- Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности (для госсектора).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сульдяйкина Валентина

Ответ прошел контроль качества

11 января 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.