Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Бухгалтерский учет смарт-карт, выданных школьникам, может быть организован на отдельном (специальном) забалансовом счете.

Обоснование вывода:
Бюджетное учреждение ведет учет хозяйственных операций на основании требований Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н (далее Инструкция N 157н), Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н (далее Инструкция N 174н), а также федеральных стандартов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора.
Отметим, что в случае передачи материальных запасов работникам (сотрудникам) учреждения в личное пользование для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей такие активы подлежат списанию с балансового учета с одновременным отражением на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)" (п. 385 Инструкции N 157н, п. 37 Инструкции N 162н). Однако для случаев выдачи имущества учреждения в пользование лицам, не являющимся его работниками (в рассматриваемом случае - это учащиеся школы), конкретного порядка учета не предусмотрено.
В такой ситуации порядок отражения на счетах бухгалтерского учета информации о выданных пропусках (смарт-картах) учащимся может быть установлен учреждением самостоятельно и закреплен в рамках формирования своей учетной политике, с соблюдением порядка, установленного п. 4 Инструкции 174н.
Так, например, учитывая специфику рассматриваемых активов, а именно, тот факт, что смарт-карты предназначены для выдачи ученикам школы в пользование, в бюджетном учреждении может быть организован учет на дополнительно введенном забалансовом счете по аналогии с учетом материальных ценностей, переданных в личное пользование работникам. Право учреждения вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета, а также для обеспечения внутреннего контроля за сохранностью имущества, выданного в пользование, предусмотрено абз. 3 п. 332 Инструкции N 157н.
Ведение на данном счете подробного аналитического учета в разрезе каждого ученика не обязательно - подробный учет электронных пропусков (смарт-карт), как правило, организуется в специальной Книге (специальном Журнале). Обязанность по ведению учета электронных пропусков по каждому ученику может быть возложена руководителем учреждения на специальное структурное подразделение или ответственное лицо, в том числе классного руководителя. При этом нет никакой необходимости дублировать эту информацию в регистрах бухгалтерского учета. На дополнительном забалансовом счете может учитываться, например, общее количество пропусков ответственному лицу (в условной оценке: один пропуск, один рубль).
Первичным документом, подтверждающим передачу смарт-карт учащимся (ответственному лицу), а также основанием для их списания с балансового учета и отражения на дополнительно введенном забалансовом счете может служить "Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)" или Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Выбранный первичный документ для конкретной хозяйственной ситуации следует закрепить в учетной политике учреждения.
При таком способе учета хозяйственная операция по выдаче смарт-карт в пользование ученикам может быть отражена следующим образом:
1. Дебет 0 109 00 272 (0 401 20 272) Кредитом 0 105 Х6 440
- отражается выбытие смарт-карт при их выдаче ответственному лицу;
2. Одновременно отражается увеличение по дополнительно введенному забалансовому счету.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Профессиональный бухгалтер, член ИПБ России Андреева Наталья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

13 апреля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.