Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

В соответствии со ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Согласно п.п. 1, 2 и 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).
В силу ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Таким образом, организация вправе выставлять и получать от контрагентов первичные документы (в том числе накладные ТОРГ-12), а также договоры и спецификации в электронном виде, кроме тех случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (письма Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 и N 03-02-07/1-2, от 11.01.2011 N 03-03-06/1/3, от 26.11.2009 N 03-02-08/85, от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383).
Что касается счетов-фактур. В соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.
Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи утвержден приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н. Согласно указанному порядку выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем.
Форма счета-фактуры и порядок его заполнения, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством Российской Федерации.
На основании п. 9 ст. 169 НК РФ форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде должны быть утверждены Федеральной налоговой службой (письмо Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2).
Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ утвержден также и Порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, в соответствии с которым, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, то он вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
Однако каких-либо аналогичных нормативно-правовых актов, регулирующих порядок выставления и получения первичных документов в электронном виде, в настоящее время нет.
Полагаем, что организациям в этом случае придется самостоятельно устанавливать такой порядок, согласовывая его со своими контрагентами. По нашему мнению, то, что стороны будут обмениваться документами в электронном виде, должно быть отмечено в договоре. Кроме того, условие о ведении некоторых бухгалтерских документов в электронном виде необходимо прописать и в учетной политике организации.
Существенным для организации электронного документооборота будет являться и техническая сторона вопроса, а именно наличие у контрагентов соответствующих совместимых технических средств и возможностей для приема и передачи первичных документов в электронном виде.
При этом основанием для совершения операций по счетам организации будут являться электронные документы, прошедшие проверку электронных цифровых подписей.
Обращаем внимание, что ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" определено, что в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
Кроме того, часть 3 ст. 75 АПК РФ предусматривает, что документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий ВАС РФ.
Таким образом, при возникновении судебного спора предоставление суду документов в бумажном виде не требуется, если таковые, в соответствии с требованиями законодательства, подписаны электронными подписями.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

16 февраля 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.