Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Наиболее безопасным для учреждения будет решение об окончании хранения по истечении пятилетнего срока (либо большего срока, если это установлено профильной комиссией учреждения) тех бухгалтерских документов, которые были объектом проверки (ревизии), проводимой органами внешнего (внутреннего) финансового контроля, налоговыми органами. Если же в течение установленного срока хранения соответствующих контрольных мероприятий не проводилось, то может быть принято решение, к примеру, о передаче документов на хранение в архив. Однако данные организационные моменты целесообразно урегулировать локальным актом учреждения.

Обоснование вывода:
В соответствии с ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее - Закон N 402-ФЗ), п. 14 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, хранение документов бухгалтерского (бюджетного) учета организуется руководителем учреждения госсектора.
Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ"). Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых профильной комиссией учреждения в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, п.п. 13, 33 федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора", утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2016 N 256н, письмо Минфина России от 18.04.2018 N 07-01-09/25966).
Правила архивного дела приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень N 558). Этим документом следует руководствоваться при определении сроков хранения конкретных видов документов. Кроме того, сроки хранения бухгалтерских документов устанавливает и налоговое законодательство (подробнее о сроках хранения документов для целей налогового учета смотрите в материале "Энциклопедия решений. Хранение документов налогового учета и отчетности").
Однако необходимо отметить, что в положениях Перечня N 558 в отношении некоторых первичных бухгалтерских документов и регистров бухгалтерского учета есть примечание о том, что срок их хранения составляет пять лет при условии проведения проверок (ревизий). При этом в Перечне N 558 не уточняется, о каких проверках (ревизиях) идет речь. Специалисты финансового ведомства неоднократно указывали, что Минфин России не уполномочен давать пояснения относительно применения данного нормативного документа, в частности, о том, какие именно проверки (ревизии) подразумеваются его положениями (смотрите, например, письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273). В свою очередь, Минкультуры России также не давало пояснений по данному вопросу.
В таких обстоятельствах контролирующие органы в ходе проведения проверок могут потребовать доказательств того, что в отношении уничтоженных по истечении срока хранения бухгалтерских документов были проведены проверки (ревизии). Данная позиция поддерживается судебными органами, хотя и они не раскрывают, какие именно проверки имеются в виду (смотрите, например, постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 29.01.2016 N 05АП-11656/15). Таким образом, даже если срок хранения истек, а ревизии не было, не стоит торопиться уничтожать документы*(1).
Учитывая вышеизложенное, по нашему мнению, наиболее безопасным вариантом для учреждения в данной ситуации будет решение об окончании хранения по истечении пятилетнего срока (либо большего срока, если это установлено профильной комиссией учреждения) тех бухгалтерских документов, которые были объектом проверки (ревизии), проводимой органами внешнего (внутреннего) финансового контроля, налоговыми органами. Если же в течение установленного срока хранения соответствующих контрольных мероприятий не проводилось, то учреждением может быть принято решение, к примеру, о передаче документов на хранение в архив либо о дальнейшем хранении документов в учреждении. Данные организационные мероприятия целесообразно урегулировать локальным актом учреждения.

Рекомендуем также ознакомиться со следующим материалом:
- Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности (для госсектора).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сапетина Ирина

8 августа 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Уничтожив документы без проведения ревизии, позднее учреждение не сможет представить их ревизорам, что может быть квалифицировано как административное правонарушение. Отсутствие у организации госсектора первичных учетных документов и (или) регистров бухгалтерского учета, а также несоблюдение иных требований, установленных Законом N 402-ФЗ, выразившееся в несоблюдении сроков хранения первичных учетных документов и (или) регистров бухгалтерского учета, влечет ответственность по ст. 15.11 КоАП РФ.