Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация вправе возместить командированному сотруднику затраты, связанные с арендой у физического лица автомобиля, на основании расписки арендодателя - физического лица о получении оплаты за аренду. При этом не нужно удерживать НДФЛ и начислять на сумму выплаты страховые взносы.
Поскольку договор аренды автомобиля с физлицом заключал командированный работник от своего имени, организация не признается налоговым агентом по НДФЛ в отношении выплат арендодателю - физическому лицу.
При условии экономического обоснования и документального оформления организация вправе включить стоимость услуг по аренде автомобиля в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Обоснование вывода:

Гражданско-правовые аспекты

На основании части первой ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, согласно ст. 168 ТК РФ определяются, в частности, коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
Согласно п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Работник, прибывший из командировки, должен произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету согласно п. 26 Положения прилагаются в том числе документы об иных расходах, связанных с командировкой.

Налоговый учет

На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, могут быть учтены командировочные расходы при соблюдении критериев п. 1 ст. 252 НК РФ. К ним, в частности, относятся затраты на:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения;
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Согласно письмам Минфина России от 28.06.2016 N 03-04-06/37671, от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742 расходы по аренде автомобиля сотрудником, находящимся в командировке, можно учитывать в составе командировочных расходов при условии экономического обоснования таких расходов и их документального оформления. При этом в письмах говорится, что в части подтверждения обоснованности расходов на командировки НК РФ не регламентирует перечень документов или мероприятий, подтверждающих их производственный характер. В частности, в письме N 03-03-06/1/742 Минфин России отмечает, что подтверждающими произведенные расходы на аренду автомобиля в командировке могут являться договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду, документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (при наличии).
В судебных решениях поддерживается позиция о том, что затраты организации по аренде автомобиля для сотрудника в командировке могут включаться для целей налогообложения прибыли в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 N Ф04-9850/2005, ФАС Северо-Западного округа от 25.04.2005 N А56-32729/04). Как указано в постановлении ФАС Московского округа от 03.09.2013 N Ф05-10154/13 по делу N А40-22927/2012, затраты на командировки работников в части выданных им под отчет денежных средств для оплаты расходов, непосредственно связанных с целью командировок (аренда транспортных средств, организация представительских мероприятий), документально подтверждены, экономически обоснованы и правомерно включены в состав расходов при исчислении налога на прибыль организаций в порядке пп.пп. 12 и 22 п. 1 и 2 ст. 264 НК РФ. Смотрите Энциклопедию решений. Учет расходов на командировки по территории РФ (Риск 5. Можно ли учесть при налогообложении прибыли расходы командированного работника на аренду автомобиля?).
В целях налогообложения прибыли расходы на командировки не нормируются (смотрите также письма Минфина России от 17.08.2009 N 03-11-09/283, постановление ФАС Московского округа от 05.03.2009 N КА-А40/935-09).
Минфин России в письме от 30.01.2015 N 03-04-05/3513 сообщал со ссылкой на ст. 408 ГК РФ, что в соответствии с ее положениями при расчетах между физическими лицами исполнение обязательств подтверждается распиской в получении исполнения, такая расписка вместе с договором могут служить документами, подтверждающими понесенные физическим лицом расходы. По мнению налоговых органов, расписка, составленная в произвольной письменной форме, должна содержать фамилию, имя и отчество кредитора, его паспортные и адресные данные, запись о размере полученной суммы денежных средств, подпись кредитора и дату оплаты (письмо УФНС России по г. Москве от 31.12.2008 N 18-14/4/122278@). О возможности использования расписки в подтверждение расходов сказано также в письмах Минфина России от 10.04.2013 N 03-11-11/142, от 09.11.2012 N 03-04-05/7-1265. Смотрите также материал Как проверить документы, подтверждающие факт оплаты подотчетными лицами товаров, работ и услуг (подготовлено экспертами компании "Гарант"): "Есть еще один случай, когда подотчетное лицо...".
Таким образом, если при выполнении задания командированный работник сталкивается с необходимостью постоянных разъездов (или перевозок тяжестей), то расходы на аренду автомобиля могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Документами, подтверждающими произведенные расходы, в таком случае могут быть, например, договор аренды автомобиля и расписка арендодателя о получении оплаты за аренду, если арендодателем является физическое лицо, заявление работника о компенсации расходов, связанных с арендой автомобиля в командировке, авансовый отчет.

НДФЛ и страховые взносы

Поскольку договор аренды автомобиля с физическим лицом заключал командированный работник от своего имени, Ваша организация не будет признаваться налоговым агентом по НДФЛ в отношении выплат арендодателю - физическому лицу (п.п. 1 и 2 ст. 228, ст. 225 НК РФ).
Получение командированным работником благ в виде компенсации затрат по аренде автомобиля в командировке не облагается НДФЛ, поскольку предоставление таких благ обусловлено, прежде всего, интересом передающего (оплачивающего) их лица (в Вашем случае организации), а не целью преимущественного удовлетворения личных нужд гражданина (п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ, утвержденного Президиумом ВС РФ 21.10.2015, письма Минфина России от 19.07.2017 N 03-04-06/45888, ФНС России от 03.09.2012 N ОА-4-13/14633, от 25.03.2011 N КЕ-3-3/926.
Компенсация затрат по аренде автомобиля в командировке не облагается страховыми взносами на основании абзаца десятого пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, ст. 168 ТК РФ, абзаца тринадцатого пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Учет компенсации иных расходов в командировках;
- Энциклопедия решений. Возмещение командировочных расходов;
- Энциклопедия решений. НДФЛ при возмещении расходов по командировкам.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Графкин Олег

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

21 сентября 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.